Как минимизировать вероятность увода клиентской базы или бизнеса.
1. «От друзей секретов нет»
Информация может обладать большой ценностью, и чем она выше, тем более узкий круг людей должен быть к ней допущен. Но когда права доступа есть у множества сотрудников, то вероятность ее утечки многократно возрастает.
Вы задавали себе вопрос — как работник может извлечь личную выгоду, обладая этой информацией? Имея полный доступ ко всем данным, он может осуществлять незаконные действия в их отношении, например:
- Доступ к финансовым документам может вызвать соблазн украсть денежные средства со счетов компании. Знание того, сколько вы зарабатываете, может зажечь в людях зависть и жадность.
- Доступ к клиентской базе увеличивает вероятность «слива» этих данных конкурентам или клонирования вашего бизнеса.
- Конфиденциальные переписки с клиентами, детали которых также могут стать известны конкурентам, а те используют их против вас.
- Уникальные технологии, новейшие разработки, чертежи — все эти данные могут быть украдены, скопированы. Лучше руководствоваться правилом «если что-то может быть украдено, оно будет украдено».
- Информация о внутренних нарушениях или конфликтах может просочиться «в мир», подрывая репутацию компании.
Минимизировать риски, связанные с утечкой данных, поможет строгое разграничение прав доступа. Осуществить это можно с помощью внедрения CRM-системы, которая предполагает такую настройку. В этом случае сотрудники будут иметь доступ лишь к той информации, которая необходима им для работы.
Не давайте людям доступов ко всем ресурсам бизнеса!
2. «Один за всех и все за одного»
У вас есть незаменимый сотрудник-универсал? Не удивляйтесь, если через некоторое время он уволится и откроет бизнес точь-в-точь как у вас. А заодно уведет за собой коллег и базу клиентов. Когда предпринимателей спрашивают «Как вы начали свой бизнес?» — этот способ звучит чаще всего.
Почему так происходит?
Сотрудник, выполняя разные задачи, постигает специфику вашего бизнеса и со временем начинает думать, что организовать свой кажется совсем не трудным делом. Ну правда, чем он хуже? И вот этот прекрасный работник начинает «своё дело», крадет базу, уводит за собой коллег и начинает портить жизнь бывшему начальнику, ведь вы теперь его главный конкурент. Просто потому, что искать новых клиентов сложнее, чем увести ваших.
Обидно, не так ли? Вы наняли сотрудника, обучили его, поведали ему о тонкостях работы, а он ушел, забрал ваших клиентов и открыл бизнес как у вас. Как уберечь себя от подобного в будущем?
Лучший способ пресечь эту практику — четко делить функции и зоны ответственности между сотрудниками. Нанимайте людей, профиль личности которых не допускает воровство и глубоко выясняйте их индивидуальную мотивацию. Выстраивайте с ними честные и взаимовыгодные отношения, чтобы у них не возникало желание уйти.
Не ставьте одного человека в разные бизнес-процессы!
3. «Делай как хочешь, а там разберемся»
Без стандартов компании сотрудник работает как привык. Кто-то ведет учет в электронных таблицах, кто-то — в записной книжке или ежедневнике, кто-то не ведет учет вообще, полагаясь на свою память.
Работа с клиентами превращается в хаос:
— вы не контролируете процесс общения, не прослушиваете звонки;
— у вас нет доступа к каналу, посредством которого ведется коммуникация (например, сотрудник общается с клиентами через личный WhatsApp или почту);
— когда сотрудник заболевает, уходит в отпуск или увольняется, вся информация о клиенте пропадет вместе с ним.
Письма могут отправляться с разных ящиков, звонки совершаться с любого удобного телефона. Как следствие — размытые данные об истории работы с клиентом, у вас перед глазами нет полной картины и вы не можете контролировать процесс.
Приучите сотрудников пользоваться единой CRM-системой — поддерживайте актуальную и однозначную для всех информацию в едином хранилище.
CRM позволяет контролировать ситуацию на каждом этапе взаимодействия с клиентом и дает возможность быстрого реагирования на возникающие проблемы.
Не отдавайте сотрудникам право решать, в какой системе и как работать!
4. «Подглядывать — не по-джентельменски»
Во многом этот пункт пересекается с предыдущими. Есть такое незыблемое правило: «доверяй, но проверяй». У вас могут работать лучшие из лучших, но вы всегда должны держать руку на пульсе своего бизнеса.
Правильная автоматизация позволит не только прослушивать звонки продажников, но и сигнализировать о подозрительной активности: скачивание больших объемов данных, подозрительная активность с базой клиентов и другие действия, которые невозможно отследить без специального программного обеспечения.
Не пренебрегайте системами контроля!
