Некоторое время назад мне задали вопрос о том, как я составляю списки дел, что всё успеваю. Поэтому я решила собрать свои общие рекомендации людям, которых интересует эта тема.
Списки бывают очень разных типов (напоминалки-незабываторы, организаторы, календари и тд), поэтому нужно выбрать подходящий себе (но это не повод пользоваться только каким-то одним). Я, например, никогда не составляю общие недельные или месячные списки дел - только на день. А мой муж наоборот пишет список дел или покупок, которые надо совершить хотя бы в текущем квартале или году, как максимум ставит напоминалку на телефоне (например, перевернуть ортопедический матрац раз в три месяца). Я стараюсь писать не то, что нужно в целом сделать, а описываю последовательность действий. Мне так проще. При этом, если брать мой тип списков дел, то нужно учитывать несколько моментов:
-если взялся вести списки, то веди их хотя бы несколько дней подряд. Потом это либо входит в привычку, либо надо проанализировать свои ощущения, чтобы что-то изменить для облегчения составления;
-обычно говорят, что "если не выполняется что-то из запланированного, то это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем", но я придерживаюсь другого мнения (да и меня довольно трудно в принципе на что-то замотивировать отрицательными чувствами) - если какое-то дело в списке постоянно не выполняется, то это повод для анализа. Может вообще это дело и не надо вносить в список и оно не нужно, может надо переформулировать, разбить на части, или необходимо проанализировать причины невыполнения и устранить их (то есть добавить мероприятия по устранению перед тем злополучным делом;
-желательно выяснить свой хронотип или время наилучшего выполнения некоторых активностей. Опять же обычно говорят, что "с утра надо съесть лягушку", то есть сделать своё самое неприятное дело или требующее наибольших затрат, но я снова придерживаюсь другого мнения. У меня ситуация обстоит так: с утра я "никакая" и всякие важные интеллектуальные работы я выполнять не могу, но организм после сна всё-таки отдохнувший, поэтому у меня хорошо получаются всякие рутинные задачи, которые выполняются изо дня в день, то есть не нужно уже задумываться как их выполнять, поэтому они делаются быстро, и именно их я ставлю на утро (эксперименты ставила сколько времени у меня уходит на одну и ту же операцию с утра и вечером - разница почти в два раза (иногда в три), по вечерам дико торможу, но фактически даже не замечаю этого - например, нарезать мой любимый салат - с утра 10-12 минут и полчаса вечером). После обеда я "просыпаюсь" наконец и включается мозг, но физически я уже устаю, поэтому в ход идут задачи, в которых нужно много думать, что-то решать, творить и креативить - и это моё самое продуктивное время. А поздно вечером я могу только "созерцать". Но у всех конечно свои особенности, поэтому в этом плане список дел выступает как инструмент познания себя;
-желательно знать сколько примерно времени уходит на каждое дело или сколько времени готов уделять этому делу - последнее важно особенно в работе;
-нельзя ставить дела в списке впритык по времени, обязательно должен быть перерыв на форс-мажоры и прочие внезапности (между домашними я ставлю 10-30 мин в зависимости от дела, между рабочими 15-20 мин - там всё как-то более определенно), а так же на отдых (если отдых не указан отдельным делом);
-списки, записанные от руки, лучше запоминаются чем в электронном виде, плюс желательно иметь список попадающимся в поле зрения (так же как и блокнотик с ручкой для записей);
-дела желательно записывать наиболее конкретно и чётко, потому что придумывание как сделать дело может занять больше времени чем само дело;
-по количеству дел на день есть много рекомендаций, но меня это всегда удивляло. Бывает в моём дне 30 дел и все сделаны плюс дополнительные, а бывает, что только 3 и сделано только одно. Ну и невозможно сделать всё и сразу - нужно приоритизировать. На работе чаще всего пользовались матрицей Эйзенхауэра:
1. важно Срочно,
2. важно Не срочно,
3. не важно Срочно,
4. не важно Не срочно - последние два делегируются и убираются из дел,
иногда эту матрицу ещё дополняют ограничением - за день желательно сделать такое количество дел, какое соответствует номеру приоритета (только одно важное срочное дело, два важных не срочных и тд), но не всегда это работает, так как некоторые дела могут занимать полчаса-час и можно сделать их целую пачку, а бывает, что и по несколько дней (тогда их нужно дробить, но это уже другая история);
-желательно иметь список полезных "дел-минуток" (это то, что занимает мало времени, но их выполнение чаще всего и откладывается, так как "ну это ж быстро - потом сделаю", а потом забывается). Такие дела можно вставлять в освободившиеся участки между основными делами (на работе у меня это были дела из разряда помыть кружку, протереть стол/экран от пыли, полить цветок, дома - причесать кота, сделать 10 приседаний, закинуть стиркуи и тд.)
-желательно поощрять себя за проделанную работу, а то какой смысл все эти дела делать (даже если не всё сделано).
К каждому из этих пунктов есть свои упражнения. Если тема "зайдёт", то соберу свой список упражнений и тоже опубликую.
Всем успехов!
фото: freephotos.cc
текст: Александра Пухова