Несмотря на то, что мы живем в век цифровых технологий, полностью избавиться от бумажных документов нам пока не удалось. Чеки, квитанции, медицинские карты, гарантийные талоны и всевозможные свидетельства накапливаются из года в год.
Если в поисках нужного листочка вы можете провести целый день, а в вашем кошельке за чеками уже не видно купюр, наши советы – для вас. Мы собрали несколько простых правил, которые помогут вам навести порядок в документах, а затем поддерживать его без всяких усилий.
Избавьтесь от лишнего
Прежде чем раскладывать документы по файлам и папкам, нужно убедиться, что они не утратили актуальности. Наверняка в вашем архиве есть «временные» бумаги: чеки, инструкции, письма из налоговой, счета, долговые расписки, по которым с вами уже рассчитались. Недавно мы писали о том, какие документы нельзя выбрасывать, а от каких можно смело избавиться по истечении срока хранения. Перечитайте эту статью и проведите ревизию в личном архиве.
Не кладите все бумаги в одну папку
Используйте несколько скоросшивателей с цветными разделителями. Сгруппируйте в них документы по назначению:
- учеба и работа: диплом об образовании, трудовой договор, трудовая книжка, справки о безработице и заработной плате, награды и благодарности, сертификаты;
- имущество: договоры купли-продажи и правоустанавливающие документы на квартиру, машину, дачу, землю;
- семья: паспорта, свидетельства о рождении, браке, разводе, ИНН;
- товары: товарные чеки, техпаспорта, гарантийные талоны, сервисные книжки;
- коммуналка: счета и квитанции за коммунальные услуги.
Разделов может быть больше. В таком случае можно сделать картотеку с разделителями из плотной бумаги или цветного картона.
Защитите документы от порчи
Главный враг бумаги – влага. Поэтому хранить документы нужно в сухом месте, желательно на плоской, ровной поверхности. Самые важные можно спрятать в чемодан или домашний сейф, чтобы в случае форс-мажора (затопления или пожара) они остались целы. Еще один вариант – отнести документы в банковскую ячейку. Так можно поступить с бумагами, которые используются редко.
Сделайте копии
Их лучше хранить отдельно от оригиналов. Наличие копии очень пригодится при утрате документа – так его можно будет быстрее восстановить. Помните также, что некоторые чеки напечатаны на плохой бумаге, которая со временем выцветает. Поэтому стоит делать копии всех документов, которые подтверждают крупные покупки и оплаты. Для большей надежности сохраните сканы документов на компьютере, чтобы в любой момент можно было сделать дополнительную копию.
Регулярно проводите ревизии
Проверяйте архив как минимум два раза в год и избавляйтесь от документов, которые утратили актуальность. Следите за тем, чтобы место хранения каждой категории бумаг оставалось неизменным.
Пользуйтесь правилом «одного касания»: как только новый документ попадет к вам в руки, спрячьте его в отведенное место, выполните необходимое действие (например, оплатите счет) или выбросьте его. Так лишние бумаги перестанут накапливаться.
Создавайте документы онлайн
Чтобы тратить как можно меньше времени на поиск и составление документов, используйте наш онлайн-сервис. С помощью конструктора документов FreshDoc можно создавать юридически грамотные договоры, доверенности, исковые заявления, завещания, кадровые документы всего в несколько кликов.
Ставьте лайк и подписывайтесь на наш канал, чтобы быть в курсе свежих юридических новостей!