На мероприятиях все не так гладко как кажется. Это не значит, что агентство плохое или менеджер не профессионал. Иногда, стечение обстоятельств кардинально меняет планы как бы все не было готово.
Дальше будут примеры эпик фейлов, которые интересны только event менеджерам, остальные могут не читать этот пост.
Когда планируется открытие нового магазина на широкую ногу с песнями, плясками, акциями на поток в 5 000 чел., то стоит озаботится и проверить дату на возможные смежные события. В моем опыте было открытие, а в этот же день на соседнем стадионе был матч по футболу и оцепление перекрыло въезд к новому магазину. Монтаж не отменить, кучу оборудования пришлось таскать на руках и потратить на это всю ночь. Ну и жителей пришло соответственно мало. Никто не хотел лезть в этот район под горячую руку фанатов Спартака. Дату заказчики выбрали удобную для себя своего руководства. Удобство обошлось дорого и деньги были потрачены бессмысленно.
Вывод: Проверяйте даты мероприятий на внешние и внутренние события (внутри компании): территориальные, те, что проходит рядом в этот день, и городские, чтобы не получить неизбежный отток народа. Задача организатора - предупредить, проинформировать, обозначить риски, предложить решение или альтернативу.
Для другого проекта выделили уличную площадку в городе К. на территории старого аэродрома., команда прибыла за день до мероприятия на монтаж. На середине работ появился товарищ, который держал эту территорию с просьбой срочно свернуться и обещанием вернуть деньги. Оказалось сюда завтра должен приземлиться один из первых лиц государства, он узнал об этом час назад. Ни уговоры ни деньги не помогли, против ФСО не попрешь. В этой ситуации очень не хватало официальных документов на аренду со штрафами об отмене мероприятия, но в любом случае ситуация сложилась безвыходная: Гости приглашены, все службы готовы и оплачены, а площадки больше нет. Оперативно команда разделилась на группы и отправилась по директорам потенциальных площадок, которые предлагали клиенту за ранее на этапе тендера. Нашли, предложили клиенту новую площадку с бесплатным трансфертом для гостей от старого места проведения или перенос мероприятия. По итогу согласовали новую площадку, все срослось, ситуацию обыграли как выигрышную т.к. новая площадка была интереснее (и дороже в разы), клиент и гости остались довольны.
Вывод: Не знаю какой здесь сделать вывод. Иногда просто не нужно отступать до последнего. Был потрачен дополнительный бюджет потому что собственная репутация дороже.
На полигоне во время официальной речи руководителя на соседнем аэродроме начал прогревать двигатели военный вертолет. Гул стоял такой, что даже с закрытыми пластиковыми окнами и звуковым оборудованием было не слышно ровным счетом ничего. Предложили гостям прерваться и подойти к окнам, чтобы посмотреть на взлет и накрыли кофе-брейк, а в это время связывались с местным полковником, чтобы заглушить двигатели на время официальной части. Так же на подобном мероприятии на аэродроме как-то раз привязался летчик-любитель и летал над шатром на бреющем полете, пока не обратились к нему в микрофон. Не знаю слышал ли он нас, но игнорировать ситуацию было невозможно, поэтому пришлось менять ход мероприятия).
Вывод из подобных ситуаций можно сделать такой же как и в первом примере - узнать расписание полетов и ознакомить всех ответственных с собственным таймингом мероприятия. Важно знать что находится по периметру вашей площадки, чтобы спрогнозировать нежелательные события.
В моем опыте был случай, когда менеджер не аккредитовал застройщика на площадку по всем требованиям, а выяснилось это за 2 дня до мероприятия, как обычно). Пришлось менять подрядчика на уже аккредитованного, благо мероприятие было большое.
Вывод: Тут важно уточнить, что не только заказчик, но и агентство, а так же застройщик должны узнавать у площадки все требования к аккредитации к застройке и монтажу. Надеяться на друг друга бессмысленно, если мероприятие не состоится проиграют все.
На уличный зимний Family Day на стадион пришло вместо 5 000 сотрудников всего 400 человек. Причина - явка была не обязательная, температура сильно понизилась и люди решили не идти вовсе. Так же не было вовлекающей предварительной активности, которая бы могла бы обеспечить явку (предварительная подготовка в формате заданий и номеров, формирование спортивных команд, конкурс с награждением на стадионе, призы и подарки и тп).
Еще пару советов из личных факапов:
- на не оборудованные площадки привозить туалетную группу нужно с вечера (вечер предыдущего дня), ибо с этими службами бывают казусы, а без гигиенических норм проводить мероприятие просто НЕЛЬЗЯ.
- на открытых площадках всегда стоит предусматривать шатры или навесы с высокой ветровой нагрузкой. Совсем без шатров, это издевательство над гостями, хилые конструкции - опасно.
- из банального, но очень важного это урны, курительные зоны, гардероб (в зависимости от сезона), вода в свободном доступе (или возможности купить на месте). Если не озаботиться, то можно испортить впечатление о мероприятии и о вашем профессионализме такой, на первый взгляд, незначительной мелочью.
- перед отправкой документов клиенту по электронной почте откройте прикрепленные документы в режиме просмотра, чтобы убедиться, что вы прикрепили нужный документ.. Я отправляла всякую дрянь клиенту и не раз, спасибо им за лояльность и терпение!))
Не надо боятся, что что-то пойдет не по плану - надо готовы отступить от основного плана и продумайте планы А, B, С и Ж. Прогнозируйте, прокачивайте риски, задавайте себе всевозможные вопросы "А что, если...?"
Чикипибарум!