Согласно исследованию Nielsen промодавление в категориях FMCG с каждым годом возрастает и превысило 50% по многим товарным группам. Ярослав Полтавский, управляющий партнер Execution, рассказывает, с какими трудностями сталкиваются сети при планировании большого количества промоакций и как можно автоматизировать этот процесс.
История одного крупного сетевого ритейлера
Однажды к нам обратился крупный сетевой ритейлерс запросом максимально повысить промодавление в своей сети. У него уже были настроены и неплохо работали процессы планирования и проведения промоакций, что позволяло задействовать в них несколько сотен товаров в неделю. Сложность запроса заключалась в том, что для дальнейшего развития было явно недостаточно тривиальных действий вроде линейного наращивания персонала или формализации ответственности. Нужно было как-то структурно поменять процесс планирования.
Какие мы получили вводные?
- Планированием акций занимаются отделы маркетинга, категорийного менеджмента и логистики.
- Всего в процессе участвуют более ста человек в постоянной коммуникации «планирование – сверка – согласование».
- На планирование одной промоакции уходит до трех месяцев.
- Специфика процесса такова, что кратное увеличение задействованного персонала кратно увеличит количество расхождений в планировании и не приведет к существенному изменению результата.
- Типичные последствия расхождений в планировании: товар доезжает не во все магазины или доезжает несвоевременно, цены на кассах пробиваются неправильно, поставщики не знают, что, куда и когда везти, в одних магазинах товар заканчивается раньше окончания акции, в других – копятся товарные остатки.
Мы разобрались, как на самом деле все происходит, и выделили точки автоматизации.
Процессы планирования промо в сети выстраивались так.
- Сначала одна группа менеджеров планирует акции, составляет промопланы на будущие периоды.
- Потом другие менеджеры создают шаблоны ближайших промоакций, ограничиваясь только группами товаров.
- Затем третья группа, никак уже с первыми не связанная, наполняет шаблоны акций товарами, причем каждой товарной группой занимаются отдельные специалисты.
- Четвертая группа управляет логистикой, учитывает пожелания и возможности поставщиков, влияет на планы третьей группы.
- Менеджеры из пятой группы запускают акции с учетом маркетинговых планов и возможностей логистики.
- Шестая группа отвечает за хранение товара и отсутствие акционных out-of-stock в магазинах.
Все группы менеджеров согласовывают между собой работы с помощью электронных таблиц и разрозненных интерфейсов, коммуницируют в рамках собственных зон ответственности. В итоговых документах планирования отражается множество макросов, связей, историй согласования.
Казалось бы, процесс достаточно прозрачен и автоматизирован. Все работает как часы… ровно до того момента, пока на каком-то из этапов не происходит сбой. В этом случае приходится начинать все сначала либо отменять акцию вовсе. Неприятно, но так бывает: реальная жизнь диктует свои условия.
Очевидное решение задачи — собрать все звенья процесса планирования и проведения акций в единый интегрированный интерфейс.
Структура сквозного процесса
Следующим шагом мы сконцентрировались на выстраивании сквозного процесса, который мог бы лечь в основу единой платформы. Получилась модель из восьми этапов (см. рис. 1).
- Формирование промопланов.
- Создание промошаблона, уточнение географии проведения акции.
- Наполнение шаблона товарами, прогнозирование объемов продаж.
- Согласование объемов, условий поставки, сроков проведения.
- Финализация шаблона и запуск акции.
- Формирование логистических цепочек в ERP.
- Прогрузка акционных цен на кассы.
- Автораспродажи после акции (Этот этап мы автоматизировали последним. Логично, что после акции остается часть товаров. Оказалось, что их можно легко собрать и запустить в повторную акцию в ограниченном количестве магазинов).
Создание единой платформы
Далее на каждый этап сформировали архитектуру автоматизации (рис. 2).
Дальнейшие наши шаги выглядели следующим образом:
- мы спроектировали и создали веб-интерфейсы для пользовательских ролей;
- добавили инструменты массовой загрузки, позволяющие работать одновременно сотням пользователей с десятками тысяч промоSKU;
- интегрировали решение с корпоративной ERP заказчика и его аналитической системой, отвечающей за прогнозы продаж;
- по итогам первых пользовательских запусков настроили подсказки, проверки, чтобы не пришлось совершать повторяющихся рутинных действий;
- после первых месяцев эксплуатации установили тайминги на каждый элемент процесса (затем заказчик привязал к ним свои KPI);
- параллельно с этим привели к оптимальным значениям и автоматизировали схемы согласования, проработали ролевые модели.
В итоге значительную часть работ, которые раньше выполняли менеджеры, нам удалось автоматизировать. Часть процессов, такие как оповещение об изменениях, контроль полномочий на изменение данных и за контроль сроков, перешла в зону ответственности единой платформы. Таким образом, нам удалось свести к минимуму количество ошибок и рассогласований, а скорость коммуникаций выросла в разы.
Как стал выглядеть новый процесс планирования
Мы дали системе рабочее название Execution Promo Platform.
На рис. 3 представлено, как органично она встроилась в действующий бизнес-сценарий.
Два года продуктивного использования — результат стоит потраченного времени
Уже по итогам первого года «боевой» эксплуатации были зафиксированы следующие результаты:
- объем промотоваров у заказчика вырос в пять раз при сохранении штата;
- скорость планирования и запуска промоакции сократилась в три раза;
- на 92% по году уменьшилось количество акций с просрочкой/неудачным стартом;
- выросла распродаваемость промотоваров благодаря отсутствию ошибок в объемах поставки/прогрузки цен;
- ускорилось обучение новых пользователей за счет быстрого освоения формализованного и понятного процесса;
- повысилась сфокусированность пользователей на бизнес-функциях за счет повышения доверия к процессу.
После такого успеха мы смогли внедрить это решение еще в двух ритейл -сетях. Эффект повторился, хотя нам это далось уже малой кровью и в значительно меньшие сроки. Сегодня наше решение Execution Promo Platform уже более двух лет продуктивно используется в нескольких торговых сетях. Это значит, что более тысячи промоспециалистов, категорийных менеджеров и логистов ежедневно планируют и запускают сотни промоакций в 10 тысячах магазинах общей площадью более 5 млн кв. м.
Execution Promo Platform — идеальное решение для ритейлеров
Наша система подойдет сетям, в которых:
- более 20 человек занимаются планированием промоакций, не находятся в одной комнате и не имеют возможности работать как единая проектная команда;
- ассортимент составляет более 3 тыс. SKU;
- желаемый ассортимент промо — более 500 SKU, включает в себя разные категории товаров;
- общая торговая площадь магазинов — от 100 тыс. кв. м.
Очевидные преимущества
- Высокая скорость внедрения. До трех месяцев на базовой учетной системе SAP ERP, до девяти месяцев на любой другой ERP с хорошо интегрированной логистикой и товарным учетом.
- Много товаров в акции. Максимальное количество позиций — 2 тыс. и более против привычных 300–500.
- Единый инструмент взаимодействия. Работа промо- и категорийных менеджеров, логистов и других специалистов в едином интегрированном интерфейсе.
Пора забыть о ручном труде, ошибках, неточностях и промахах. Когда все автоматизировано, то можно не «играть в рулетку», а строить точные прогнозы на прибыль. С нашей новой системой Execution Promo Platform это проще, чем кажется.
Ярослав Полтавский, управляющий партнер Execution
Теги: промо планирование автоматизация торговли автоматизация ритейл
Статья относится к тематикам: Retail, Автоматизация торговли: ПО, кассы, сканеры, весы, Категорийный менеджмент, Логистика в ритейле, Практика, FMCG, продуктовый ритейл, алкоголь
Источник: Retail.ru
Подписывайтесь на наш канал в Telegram и Яндекс.Дзен , чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru