Автор: Акнур Аденова, Менеджер-проектов группы компаний Lincoln Brown
Facebook | Instagram
C 15 по 18 мая 2019 года мне посчастливилось принять участие в Петербургском Международном Юридическом Форуме. Данный форум объединил свыше 4500 участников из 90 стран.
Форум был учрежден в 2011 году и проводится при поддержке Президента Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации. Начиналось все с того, что хотели сделать форум на 300 человек, в итоге за годы своего существования ПМЮФ стал ведущей мировой площадкой для обсуждения актуальных вопросов, стоящих перед современным международным юридическим сообществом.
Так вот, на форуме было много интересных моментов с которыми я бы хотела с Вами поделиться.
Фишка № 1. Формат регистрации
Подобно тому, как «театр начинается с вешалки», конференция начинается с регистрации прибывших участников.
Хочу обратить ваше внимание на разделение стойки на цвета. Красный цвет предназначено для делегатов, синий стол спикеры, зеленый для СМИ. Живые цветы, идеальный порядок на столах, единый стиль работы. Бейджики распечатывались по прибытию участника, тем самым не нужно было искать свою фамилию.
Фишка № 2. Стойка информации
Информационный стенд может выполняет навигационные, информационные и рекламные функции одновременно, что делает его важным атрибутом в любых серьезных конференциях В основном многие делают информационные стенды как доски для размещения информации в карманах, а также рекламных материалов.
На ПМЮФ была живая информационная стойка. Это намного эффективнее так как, после посещение данной стойки у делегата не остается дополнительных вопросов. Стойка была отдельно от регистрационного стола.
Фишка № 3. Тайная комната
Это - отдельная комната куда вмещаются только 2 - человека для решения нестандартных ситуаций/проблем. Там сидит отдельный специалист с ноутбуком и, при необходимости, может связаться со всеми организаторами.
Например: при регистрации у участника не загрузилось нужное фото на бейдж. Вас тут же перенаправляют в отдельную комнату, чтобы другие участники не видели этот казус.
Фишка № 4. Приложение
Детальное и удобное расписание - по каждому дню программы
- Возможность создания закладок и списка избранного
- Группировка по тематическим сессиям или месту проведения
Канал коммуникации
- Лента новостей мероприятия
- Можно добавлять фото, новости, анонсы
- Обсуждения и общий чат между участниками
- Профиль участника с фотографией и контактами
Лучший на свете менеджер
- Техподдержка и сопровождение на протяжении всего мероприятия
- Возможность оперативно вносить любые изменения в программу
- Отправка Push-уведомлений всем участникам
Обратная связь с залом
- Возможность задать вопрос спикеру
- Проведение голосований, опросов
- Демонстрация результатов прямо во время презентации
- Оценка спикеров и докладов
Фишка № 5. Работа со СМИ
Практичные, элегантные и функциональные подставки для журналов служат прекрасным дополнением к конференции. На форуме были аккредитованы 500 представителей СМИ. После каждого дня выходила специальная газета с результатами форума. Оперативно и доступно.
Фишка № 6. Доска с отзывами
Доска отзывов (гостевая книга) - это специальное место, где участники форума могут оставлять свои отзывы, при этом можно оставаться анонимным или можно подписать. Тем самым организаторы видят моментально на каком уровне проходит форум. Какие недочеты нужно устранить. Это своего рода чат между участниками и организаторами.
Фишка № 7. Приемник синхронного перевода
В чем преимущество данной сумки? В сумке имеются гарнитура для синхронного перевода. Удобно тем, что не нужно ее искать и получать под роспись. Людей было достаточно много и вы представляете, что было бы если они выстроились все в очередь, чтобы получить гарнитуру.
Но организаторы за ранее об этом позаботились. Нашли решение как вы видите это вуаля - сумка! Вроде казалось бы простое решение, но это гениально!
Это очень удобно когда параллельно в нескольких залах идет секции. Не нужно носить оборудование по залам оно было везде и аккуратно разложено в специальных сумках.
Фишка № 8. Стиль одежды
Сотрудники, волонтеры, тех.поддержка и даже хозяйственный персонал, все люди которые имели хоть какое то отношение к форуму были одеты в синие жилеты. Эти “синие жилеты” были везде в буквальном смысле этого слова. Другие же участники форума на протяжении всего форума знали к кому обратиться в случае возникших вопросов.
Фишка № 9. Проявление заботы
Чтобы участники чувствовали заботу со стороны организаторов можно просто поставить необычные автоматы с кофе, холодильники c прохладительными напитками или холодильник с мороженным и шербетом, холодильник со свежими фруктами..
Вот, например, такие холодильники стояли на ПМЮФ. Делегаты однозначно будут говорить об этом после форума.
Фишка № 10. Гольф
Миниатюрная версия гольфа стала невероятно популярной игрой среди людей, которые любят спорт и активный отдых, а специальные дорожки для офисного и мини-гольфа уже есть даже в кабинетах руководителей.
Площадка для мини-гольфа не имеет жёстких требований к размерам и форме. Скорее по этой же причине данный вид спорта был представлен участникам форума. Любителей и желающих попробовать или просто подержать клюшку для фото, было много. И когда можно получить бесплатный мастер-класс от настоящих профессионалов в разы увеличивает желание быть вовлеченным в игру. Тем самым можно было провести интересно и активно корпоративный отдых на форуме. Можно сказать совместили приятное с полезным!
Фишка № 10. Legal Street
В Санкт-Петербурге я впервые попала на улицу Рубинштейна. На сорок домов там более пятидесяти кафе, баров и ресторанов на любой вкус.
Серия тематических мероприятий от партнеров форума – прошла в самом центре Петербурга, на самой ресторанной улице Европы. Это маленькая улица где проходило значимое событие форума Legal Street. Все партнеры форума одновременно делали вечеринки с участием звезд эстрады, разной едой и коктейлями - это все для участников форума. Самая веселая часть мероприятия.
Что еще?
Несмотря на то, что я живу в последние 6 лет юридическими форумами, для меня важно было увидеть техническую часть мероприятия вживую. Тот масштаб, восприятие организатора, быть участником и частью данного форума, все для меня было большим опытом. Мое видение и цели поменялись после форума.
Что мне дал данный форум:
- Много интересных и полезных знакомств. Понимание тем, уровень спикеров.
- Понимание каким должно быть место встречи для разных слоев юридического сообщества.
- Была возможность у всех участников обменяться мнениями с представителями власти, подискутировать с судьями, послушать инициативы из научных кругов и узнать из первых рук о проблемах бизнеса.
- Масштаб и качество организации. Сразу после окончания форума, была открыта регистрация на следующий форум, который будет проходить через год, уже с программой мероприятия.
Неформальная обстановка только помогла услышать друг друга и укрепить знакомство! Хочу отметить высокий уровень организации. Есть к чему стремиться и куда расти.
