Немало прошлых выпусков канала было посвящено анализу товарных потоков, рассмотрению их свойств, полученных в результате анализа, и принятию решений, опирающихся на результаты анализа, а также выпуски, посвящённые прогнозированию и подготовке данных статистики к аналитике и прогнозированию.
Если вы хотите увеличить прибыль компании и повысить её конкурентоспособность, то управление запасами – это один из самых недооцененных процессов для повышения прибыли компании.
И принятие оптимальных решений при управлении запасами – одна из ключевых задач.
Вы можете оптимизировать управление запасами, обучать сотрудников, либо передать наиболее трудоёмкие процессы анализа и прогнозирования на аутсорсинг.
Но всё это возможно только если аналитика и принятие решений базируются на достоверных и корректных данных.
Далее мы обсудим множество банальностей, известных всем, но нюансы, нюансы…. В них и сидит бес, да не один.
С необходимостью ведения качественного учёта согласится любой адекватный специалист и тем более руководитель, мало-мальски имеющий отношение к деятельности не только коммерческих организаций.
Ведение качественного учёта необходимо как для того, чтобы понимать «что, где находится», так и для возможности качественного и корректного анализа, на основе результатов которого будут приниматься управленческие решения, начиная с планов развития коммерческих компаний и предприятий, и заканчивая управлением операционной деятельностью и персоналом.
В России сложилось несколько типов учёта, в силу исторически сложившихся особенностей российского делового обихода, и функций каждого из этих типов учёта.
Управленческий и бухгалтерский учёт имеют отличающиеся функции и задачи, что приводит к существенным различиям, и опираться на данные например, бухгалтерского учёта, при принятии управленческих решений в текущей деятельности, будет ошибкой.
- Основной задачей бухгалтерского учёта является подготовка отчётности о деятельности компании после окончания отчётного периода, в том числе для начисления налогов и выплат в бюджет.
- Основной задачей управленческого (оперативного) учёта является подготовка отчётности об актуальном – текущем положении дел в компании с отражением всех возможных (или необходимых) аспектов.
Ещё одним отличием является то, что в управленческом учёте информация может появляться/ отражаться (и учитываться в дальнейшей работе) до появления подтверждающих документов, в то время как бухучет ведётся только на основе документов. Поэтому управленческий учёт иногда называют оперативным учётом.
Кроме того, если в бухгалтерском учёте компания может (по разным причинам) и не отражать всей информации либо отражать её разрозненно, – распределяя по юридическим лицам, имеющим отношение к компании, то в управленческом учёте информация должна быть отражена максимально полно и комплексно.
При анализе и прогнозировании деятельности компании, особенно в случае, когда результатами анализа накопленной статистики является принятие решений на стратегическом уровне или в оперативной работе, управленческий учёт играет наиболее важную роль, в частности, в управлении запасами и ассортиментом.
Проблемы, которые большинство компаний давно успешно решили:
•Учёт расходования денежных средств.
•Включая, во многих компаниях, бюджетирование и формирование платёжного календаря.
•Учёт дебиторской и кредиторской задолженности.
•Учёт поступления денежных средств.
•Учёт поступления продукции и товаров.
•Учёт реализации товаров и услуг.
Но для корректного и точного управления этого, как показывает опыт, оказывается недостаточно. Необходимо контролировать и учитывать непосредственно динамику движения товаров (для торговых организаций) и, как минимум, комплектующих материалов и сырья, готовой продукции ‒ для производственных компаний.
Существуют некоторые, простые и банальные, но, тем не менее, действенные и, что удивительно, в довольно большом количестве компаний не используемые правила организации учёта товародвижения.
Замечания по ведению управленческого учёта.
Данные о движении товара: поступлении, продажах и остатках, являются базовыми в управлении и, в частности, при расчёте потребностей, ‒ планировании продаж (реализации).
Любое искажение (умышленно или нет, в том числе обусловленное «особенностями компании») либо некорректность этих данных, ведёт к ошибкам, например, в определении потребности, всегда занижая прогноз, что, в свою очередь, грозит дефицитом («недопродажей») и потерей объёма продаж и прибыли.
Основным приоритетом корректного управленческого учёта товародвижения является принцип соблюдения реальной картины состояния товарного потока по каждому дню.
Некоторые критичные требования к ведению управленческого учёта.
Проведение поставки должно происходить датой фактического поступления, ‒ когда товар реально становится доступен к продаже либо использованию, а не другой датой, например по накладной поставщика или исходя из каких-то соображений с точки зрения бухгалтерского учёта.
Перемещение между складами компании осуществляется (и проводится) по отдельному документу, имеющему отличающуюся от отгрузок клиентам форму и ни в коем случае не учитывается в суммарной реализации компании или какого-то из её подразделений/ филиалов.
Приходование перемещения должно осуществляться аналогично приходованию и приёмке товара от поставщика (см. выше).
Отпуск товара в управленческом учёте приводится датой фактической отгрузки.
Если в бухгалтерском учёте можно провести сторнирование продажи, чтобы избежать лишних манипуляций и оформления дополнительного пакета документов, то в управленческом учёте сторнирование (отмена) продажи при возврате недопустима.
Возврат от клиентов осуществляется, при ведении оперативного учёта, аналогично приёмке товара от поставщика.
Даже если происходит по отдельному документу. Связь с «родительской» расходной накладной осуществляется либо программно, либо документы «связываются» вручную. Вариантов – множество.
Себестоимость (или, как минимум, – цена поставки) возвращённого товара при привязке возврата к «родительской» накладной, будет равна не цене отпуска клиенту, который товар вернул, а себестоимости/цене при поставке товара напрямую от поставщика. При необходимости к ней добавляются издержки на доставку и потери.
Дата возврата должна быть указана та, когда товар реально стал доступен к продаже (если товар вернули в продажу).
Возврат поставщику проводится как отпуск товара по цене поставки либо с включением в цену прямых затрат на товар (например, на транспортировку и хранение бракованного товара, на его таможенную очистку и затраты на возврат).
При этом также необходима привязка к родительскому документу (приходной накладной), программно либо вручную, и зачёт требований в системе. Сторнирование поставки при возврате недопустимо.
Приходование излишков при инвентаризации должно производиться не датой обнаружения (её можно писать в комментариях к накладным), а датой, когда товар физически готов к реализации или использованию, – перемещён на соответствующее место на складе с соблюдением всех необходимых процедур, в учётную систему введены все необходимые для реализации параметры.
При «уценке» товара, например, из-за потери товарного вида и т.п., – учёт уценённых товаров может вестись как при списании «полноценного» товара и поступлении уценённого (списание и приходование брака), так и по отдельному документу «выбраковка» с действием не «списать», а «уценить», если позволяет КИС (корпоративная информационная система) компании.
При обнаружении недостачи (например, при отборке/ комплектации заказа на складе либо при инвентаризации), товар ,сразу после получения подтверждающих недостачу, документов датой обнаружения и в день обнаружения должен быть "выведен" с соответствующего склада.
Недопустимо простое удаление выявленной недостачи из накладной без последующего выведения соответствующего недостаче количества. Если позже товар «находится», см. выше в части обнаружения излишков при инвентаризации.
При резервировании товара, состояние склада должно меняться реальной датой, когда товар становится недоступен к продаже.
В этом случае, при отлаженной системе резервирования и контроля резервирования, в момент проведения документа «Резерв», зарезервированный товар считается проданным.
При отказе по каким-либо причинам от резерва (например, клиент отказался или менеджер резервировал дефицитный товар «на всякий случай») недопустимо простое удаление документа по которому производился резерв, поскольку в этом случае товар возвращается на склад задним числом и якобы весь период резерва был доступен, но никому не нужен.
В таких случаях товар должен быть возвращён из резерва в общий доступ той датой, когда он стал реально доступен к реализации.
Оборотные ведомости при предоставлении данных для анализа формируются по всем рабочим дням, вне зависимости от того, было ли движение товара в эти дни или нет.
При передаче товара с одного юрлица компании на другое (для оптимизации налогообложения, смене юрлиц и т.п.) в оборотных ведомостях оперативного учёта «по чистым продажам» такая передача не отражается.
При наличии у компании нескольких рабочих складов в одном регионе (например, при смене склада и, соответственно, переезде со склада на склад) при формировании оборотной ведомости «по чистым продажам» рекомендуется указывать совокупный входящий запас, суммарные отгрузки/ реализации и поступления без учёта перемещения между складами.
Выполнение этих требований позволит видеть реальную картину товародвижения в компании, а не искажённую, которая будет формироваться при несоблюдении хотя бы одного их требований.
Индикаторы некорректного учёта.
Часто в компаниях утверждают: «у нас с учётом все хорошо». Очень часто это действительно так.
Но, тем не менее, существуют некоторые «флажки», которые выступают индикаторами и дают повод задуматься о том, что что-то в организации учёта не до конца продумано и доработано.
Этими индикаторами являются:
• Наличие отрицательных значений продаж либо цены продажи, – в случаях, когда возврат товара проводится сторнированием.
• Наличие отрицательных значений поставки либо стоимости поставки.
• Попадание в оборотные ведомости по «чистым» продажам (т.е. в анализ соответствия продаж и запасов) перемещений товара между складами, списания брака, возврата поставщикам и т.п. «не реализационных» отпусков товара [15].
• Наличие отрицательных, – «минусовых» остатков товара в прошедших периодах либо отрицательной стоимости/ себестоимости остатков.
Возникновение отрицательных остатков в рабочем режиме возможно. Но оно должно регулярно "вычищаться" с выявлением причин возникновения.
Наиболее распространённая причина – пересортица. Соответственно, регулярно необходимо выявлять "что и вместо чего" было отгружено.
Существуют ещё несколько вопросов и нюансов по организации товарного справочника, но об этом как-нибудь в следующий раз.
Ставьте лайк и подписывайтесь на наш канал.
Не забудьте поделиться заметкой с друзьями и коллегами. Репост приветствуется.
В комментариях ждём ваши вопросы.
Вы можете посмотреть другие интересные статьи на нашем канале.