В круговороте дел человек не замечает, что теряет огромное количество времени, – самого невосполнимого человеческого ресурса. Как научиться планировать время в соответствии с поставленными целями? Что такое тайм-менеджмент? В нашей статье вы найдёте ответы на эти вопросы.
В современном мире человека окружает колоссальное количество возможностей, однако и препятствий на пути их достижения возникает немало. Успех не приходит просто так: чтобы достичь высот в учёбе, карьере, бизнесе, необходимо обладать набором определённых компетенций, ставить перед собой реальные цели и реализовывать их. Но главным качеством успешного человека является умение грамотно организовать своё время. В этом поможет изучение основ тайм-менеджмента и использование его техник как в профессиональной, так и в личностной сферах.
Итак, что такое тайм-менеджмент: сложная наука или выработанный алгоритм действий?
Основные понятия
Тайм-менеджмент – это научный раздел, посвящённый изучению и практическому применению техники оптимизации временных затрат в различных сферах.
Понятие «тайм-менеджмент» определяется как «управление временем» (Time Management). Безусловно, термин употребляется в переносном значении, так как в первую очередь человек учится управлять собой, своими привычками, что в дальнейшем влияет на его эффективность практически во всех сферах жизнедеятельности.
Основоположник научной организации труда (НОТ) и концепций менеджмента Ф. Тейлор перечислил три причины потери рабочего времени:
- Неумение человека рационально использовать приоритетные временные промежутки.
- Рестрикционизм (выполнение обязанностей без особого рвения, с «прохладцей»).
- Отсутствие желания организовать своё время, незнание основных приёмов тайм-менеджмента.
Используя проверенные техники, человек заставляет эффективно работать невосполнимое время в соответствии со своими ценностями и целями. Дисциплина вырабатывает у человека определённые привычки, лидерские компетенции, меняет образ жизни. Полностью трансформируется подход к делам, человек легко внедряет инструментарий для планирования и использует «полезное» время в своих целях.
Процессы и техники
Острая потребность во внедрении системы тайм-менеджмента наблюдается в коммерческих и государственных организациях да и, в принципе, в любом направлении бизнеса. Стремительно изменяющаяся экономическая среда способствует возрастанию необходимости управленческого звена компании в делегировании рабочим более расширенных полномочий, выработке у них самостоятельности, склонности к планированию и оперативному выполнению рабочих задач.
Тайм-менеджмент объединяет ряд процессов:
- анализ – выявление причин неправильного использования временных ресурсов;
- моделирование дальнейших стратегий на основе проведённого анализа;
- выбор основной цели и определение ключевых моментов для её достижения;
- определение и расстановка приоритетов;
- планирование задач;
- процесс реализации – выработка действий параллельно заданному плану;
В настоящее время разработано множество техник тайм-менеджмента, которые внедрены на некоторых предприятиях и уже доказали свою эффективность. Вот основные из них:
Матрица (принцип) Эйзенхауэра
Техника направлена на расстановку приоритетов. Позволяет в круговороте дел выделить первостепенные задачи и выбрать последовательность их выполнения.
Д. Эйзенхауэр разработал 4 характеристики для задач:
- важность + срочность: «горящие» проекты, критические проблемы, любые неотложные задачи, которые требуют выполнения в первую очередь;
- важность + несрочность: задачи, на выполнение которых можно установить временные рамки;
- срочность + неважность: неожиданные поручения, спонтанные просьбы, задачи, не относящиеся к непосредственным обязанностям человека и которые, по сути, он может делегировать другому;
- неважность + несрочность: несущественные дела, «пожирающие» время своеобразные «хронофаги», которые лучше устранить из своей жизни (бесцельные телефонные разговоры, перекуры и т. п.).
Принцип Парето 20/80
Это эмпирическое правило, гласящее, что именно 20% затраченных усилий дают 80% результата. Остальные же 80% усилий составляют лишь 20% результата. Суть этого принципа в том, что выполнив всего 20% дел, приоритетных для поставленных целей, человек получит максимальный результат. Выполнять эти дела нужно в первую очередь.
Техника хронометража
Методика основана на изучении, измерении и фиксировании временных затрат, которые человек тратит на выполнение работы. Технология позволяет проанализировать затраченные временные ресурсы, выделить то, что мешает, и максимально оптимизировать рабочее время в соответствии с поставленными задачами.
Время – деньги!
Чтобы не упустить «драгоценные» минуты, всё успевать и быть максимально эффективным в любых начинаниях, человеку стоит внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент. Он базируется на трёх основных правилах: расстановке приоритетов, грамотном планировании и устранении «хронофагов» – «пожирателей» времени.
Можно ли управлять своим временем? Безусловно, да! Как сказал основоположник российской школы тайм-менеджмента Глеб Архангельский:
«не важно, что человек использует: самомотивацию или хронометраж, современный «гаджет» или простой блокнот. Разницы нет, так как техника – вторична. Главное, выделить важные для человека цели и в соответствии с ними правильно распределить своё время».