Почтовые ящики могут быть виртуальными, но они являются таким же личным пространством, как и любое другое физическое пространство, включая вашу комнату или стол. Грязный стол добавляет много нежелательного шума и может затруднить фокусировку. То же самое касается грязного почтового ящика. К счастью, независимо от того, какой сервис вы используете, будь то веб-почта, например Gmail или Yahoo, или почтовый клиент, например Outlook или Thunderbird, есть некоторые хорошие функции обработки и организации.
Мы собрали несколько советов, которые помогут вам лучше организовать и использовать ваш почтовый ящик; держите виртуальное пространство в чистоте:)
1. Слишком Много Папок?
Запишите в папку, наклейте ярлык, но не переусердствуйте. Слишком много папок, включая различные ультра конкретные темы означает, что вы должны работать для сортировки писем каждый день. Не тратьте энергию, решая, куда должно идти это письмо, иногда достаточно иметь только 3 папки, и вы можете назвать их в соответствии с срочностью: следить за теми письмами, на которые вы только что ответили, удерживать письма, которые требуют дополнительной работы перед ответом, и, конечно, завершено/архив - для всего, что вы сделали.
2. Люблю их фильтры
Не все должно попасть в ваш почтовый ящик. Если вы получаете уведомления в социальных сетях, они в первую очередь проходят через фильтр и пропускают входящие вместе с предупреждениями Google. Откройте эти папки и просмотрите их в удобное для вас время. Вы можете настроить фильтры по различным показателям, включая ключевые слова, тему или отправителя.
3. Да, я уверен, что хочу отписаться
Некоторые сервисы позволяют сделать это в 2-3 клика. Другие услуги, заставляют вас заполнить кучу флажков, чтобы указать условия вашего отказа от подписки.
Лучше всего установить время, собрать все нежелательные подписки и отписаться сразу. Таким образом, вы можете быть уверены, что у вас хватит терпения следовать процедурам и освободить свой почтовый ящик от этого беспорядка.
4. Спам
Отвлекающие или нежелательные сообщения не имеют места в вашем почтовом ящике. Если отписка не работает, Эй, всегда есть папка спам. Вы можете просматривать содержимое этой папки время от времени, чтобы убедиться, что не было отправлено никаких законных сообщений.
5. Дайте четкие и организованные темы
Это поможет получателям электронной почты лучше организовать свою электронную почту. Таким образом, когда вам нужна конкретная информация из электронной почты, Вы сможете легко добраться до нее. Будьте конкретны, как вам нравится, или просто назовите электронное письмо после события, которое оно обсуждает: Digital Conference Speakers 8/6/2011. Это упрощает поиск и организацию электронных писем.
6. Хорошее, время электронной почты.
Просмотр электронных писем-это задача, и очень важная. Поскольку мы живем в эпоху многозадачности, большинство из нас просматривает электронную почту по крайней мере несколько раз в день, независимо от того, чем мы занимаемся. Тем не менее, хорошо планировать непрерывное время для обработки и организации всех писем и уделять больше внимания электронной почте, которая этого требует. Если вы не делаете электронные письма в определенное время, вы можете обнаружить, что просматриваете их все время…
7. Получить WiseStamp
WiseStamp-это бесплатное приложение, о котором все говорят. Как правило, это позволяет легко настроить подписи электронной почты с вашими личными социальными профилями и позволяет добавлять к каждой исходящей электронной почте динамический контент, такой как ваш последний элемент eBay, недавний пост в блоге, ваш последний твит. Его легко установить, чем классическую подпись, и он гораздо настраиваемый. Дайте вашей электронной почте личный, красочный штрих.
8. Шаблоны Ответов
Некоторые сообщения мы печатаем снова и снова. Например, если вы фрилансер, вы можете отправить своим новым клиентам первоначальный ответ по электронной почте, чтобы сообщить им, что вы вернетесь к ним как можно скорее. Консервированные ответы-хороший способ быстро просматривать и отвечать на электронные письма без необходимости перепечатывать или копировать и вставлять из других сообщений.
9. Скажи это в Twitter / Facebook / Google Plus
Теперь, когда мы все (или большинство из нас) социально связаны, наши любимые сети могут забрать некоторые из быстрых сообщений от электронной почты. Так происходит в наши дни, и если вы этого не чувствуете, вам нужно дать Twitter еще одну попытку. С 140 символами или меньше, вы можете быстро чирикать свое сообщение и сэкономить время на написании писем.
10. И, наконец, проверьте свою электронную почту на смартфоне
Ты в автобусе? Ждешь встречи с другом? Нет лучшего времени, чтобы нажать на свой смартфон и отсортировать некоторые сообщения. Удаление того, что вам не нужно, даст почтовому ящику быструю очистку и облегчит работу позже.
На этом все, спасибо большое за прочтение этой статьи, надеюсь вам понравилось или вы нашли что-то полезное для себя. Если это так, оцените мою работу подпиской на канал и щедрым лайком!