Все мы просчитываем свой предстоящий день, планируем задачи, составляем графики и календари. Каждый специалист по тайм-менеджменту расскажет нам, что планирование и оценка задач – основа успешного проекта. Но как распознать ошибки в списке своих задач и выявить, что отнимает больше времени, чем приносит пользы? Мы составили топ–5 повседневных дел, от которых нужно отказаться.
1. Четко расписывать план задач на день. Современный мир бежит с невероятной скоростью. Городской ритм, стресс, внешние факторы – все это заставляет нас продумывать и просчитывать, расписывать план на перед, предугадывать события. Распространенный способ контроля времени – графики и календари, с четким расписанием и планированием своих повседневных задач. Однако, нужно четко разграничивать планирование и неэффективную трату времени на то, что может никогда не случиться. Прописывать конкретный поминутный план завтрашнего дня – все равно, что идти в магазин, не зная какие продукты там продаются. Расписывайте задачи, намечайте себе ориентиры и главные цели, но не тратьте время на через-чур детальное продумывание графика. Не бойтесь импровизировать!
2. Самостоятельно выполнять рутинные задачи. Особенно, если вы не являетесь в них специалистом. Видеомонтаж, обработка фотографий, редактирование текстов, подборка музыкального сопровождения для праздников и т.д. Подобные задачи способны уничтожить свободное время, хотя кажутся, на первый взгляд, легкими и выполнимыми за пару часов. Если вы не уверены в своих технических навыках – не попадайте в эту ловушку, закажите услуги профессионалов. Это сэкономит вам кучу времени и избавит от необходимости все переделывать. Существуют сервисы, которые без проблем помогут найти исполнителя для любой задачи, в приемлемые сроки и за приемлемую плату.
3. Тратить время на необязательное расстояние. Расстояние – убийца времени, особенно в больших городах. Чтобы не тратить жизнь в метро, такси и маршрутках, откажитесь от утопии все успеть самому. Вы сохраните кучу времени, положившись на доставку и удаленный формат работы. Продукты привезет курьер, за подарками и сувенирами съездит ассистент, встречу можно провести по видеосвязи. Уважайте собственное время и вы удивитесь, как много его сохранится для более важных задач.
4. Все администрировать самому. Курьер ищет правильный адрес, детей нужно забрать из школы, рабочие документы надо переделать и отправить в госструктуру, десятки незаметных задач, которые уничтожат ваш день. Научитесь делегировать ряд задач, вы удивитесь как много времени освободится и как свободно вы вздохнете. Передавайте задачи ассистенту, приучайте детей к самостоятельности, создавайте документы в онлайн-конструкторах или заведите удаленного делопроизводителя, давайте указания и перенаправляйте задачи. Неумение делегировать – главная ошибка руководителя, научитесь разгружать себя от задач, с которыми справятся другие.
5. Подводить итоги дня. Уделите вечернее время не очередному анализу рабочих моментов, а отдыху в кругу семьи. Избавьтесь от постоянной рефлексии по выполненным задачам или упущенным возможностям. Все это вы уже обдумали и проанализировали в процессе выполнения. Не тратьте время на прокручивание в голове дневных задач, в вечернее время вы уже слишком уставши для полноценной аналитической работы. Отдохните, разгрузите голову, наберитесь сил перед следующим днем. Поверьте, это куда продуктивнее.
Ежедневно мы выполняем десятки задач, часть из которых отнимает у нас больше времени, чем приносит пользу. Научиться распределять задачи, разграничивать по важности и срочности – умение, позволяющее грамотно контролировать рабочий день и экономить бесценное время. Поймите какие задачи отнимают у вас больше времени, чем вы можете им уделить. Научитесь импровизировать и перестаньте планировать все до мельчайших подробностей, не забывайте делегировать и откажитесь от личного выполнения рутинной работы. Помните, что время – самый ценный ресурс, который у нас есть, берегите его для самого важного.