Страна переходит на электронные трудовые книжки, а наш читатель интересуется: можно ли уже забыть о старых правилах
Учет трудовых книжек всё еще нужен. Что поделать
С 2020 года компании, возможно, начнут переходить на электронные трудовые книжки. По плану работодатели будут передавать информацию о приеме и увольнении сотрудников сразу в Пенсионный фонд, а не писать в книжке. Первое время сотрудники смогут выбирать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
Пока это законопроект, поэтому неизвестно, примут ли его в таком виде, какие будут сроки и требования. Сейчас компании работают с бумажными трудовыми книжками, а значит, должны хранить их по правилам.
Как хранить
Как вести учет и хранить трудовые книжки — 225-е постановление Правительства
Для хранения трудовых книжек есть требования: кто-то должен за них отвечать и вести учет. План такой:
- Завести две книги учета: одну для трудовых книжек, вторую для бланков. Бланки используют, если у работника нет трудовой.
- Назначить ответственного за трудовые книжки и книги учета — бухгалтера или кадровика.
- Хранить книжки и бланки в надежном сейфе и никому не отдавать.
По опыту, вести учет не так сложно, главное — ничего не потерять.
Назначаем ответственного
Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:
- «Назначаю начальника отдела кадров Иванова С. С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».
Под приказом подписываются гендиректор и сотрудник, которого назначили ответственным.
Заводим книгу для учета книжек
В книге учета пишут номер и серию книжки, ФИО и должность владельца, даты приема на работу и увольнения. Есть стандартная форма книги от Минтруда.
Трудовые книжки всё время хранятся у ответственного. Сотрудникам их отдают только при увольнении и выходе на пенсию.
Заводим книгу для учета бланков
Кроме книжек есть еще бланки и вкладыши. Вкладыши — если трудовая есть, но в ней закончилось место. Чистые вкладыши хранят вместе с бланками.
Бланки нужны, чтобы оформить сотрудника, у которого еще нет трудовой. Для их учета ведут приходно-расходную книгу. В ней пишут почти то же самое, что и в книге учета книжек.
И бланки, и трудовые книжки, и книги их учета хранят в металлических шкафах или сейфах.
Табличка, чтобы не запоминать
Можно повесить ее на рабочем месте или подарить в рамочке ответственному за книжки:
