Зачастую, особенно в начале пути, предприниматели большую часть работы в своем бизнесе делают сами, и как правило это бывает оправдано. Но вот в вопросах бухгалтерии и налогов не все так однозначно. Как правило, бизнесмен стоит перед выбором: нанять штатного бухгалтера? Пригласить аутсорсинг? Заняться бух. учётом самостоятельно? И если вы выбрали последний вариант, то важно понимать - при каких обстоятельствах это безопасно, а когда из-за отсутствия специалиста начинаются серьезные риски и даже потери.
Мы решили поделиться секретами о том, как самостоятельно организовать учет с минимальными затратами, не создавая в будущем рисков для своего бизнеса.
Для чего вообще нужна бухгалтерия, и что это за процесс такой – ведение бухгалтерского учета?
Если простыми словами, то суть работы бухгалтера – фиксировать все что происходит с компанией, формировать отчеты перед государством и рассчитывать налоги. Параллельно с этим нужно ещё считать зарплату и вести учёт сотрудников.
Почему это сложно и требует профессионализма? Потому что бухгалтерия регулируется множеством кодексов, законов и нормативных актов (порой противоречащих друг другу), в которых легко запутаться и в итоге нарваться на санкции.
Так что же можно сделать самому, а что лучше делегировать специалисту? Можно выделить несколько основных видов деятельности бухгалтера, и в каждом из них все будет зависеть от ряда нюансов.
Управление расчётным счётом – то есть деньгами компании. Отдавать бухгалтеру право подписи (по сути – право отправлять кому-то деньги) можно только если вы с этим специалистом уже прошли прошли все этапы становления бизнеса и сохранили отношения. И даже в этом случае нужно быть аккуратнее. Чтобы понимать, что происходит с вашими деньгами, лучше эту задачу как можно дольше оставлять за собой.
А вот подготовку платежных поручений можно и делегировать, причём лучше – оператору или помощнику бухгалтера. Кстати, современные программы и банковские приложения позволяют легко обмениваться подготовленными платежными поручениями.
Иная история – налоговые платежи. При оплате налогов есть такой страшный реквизит – КБК, состоит он из множества цифр. И если ошибиться хоть в одной, ваши налоги "улетят" не туда, государство их не увидит, и будет думать, что вы ничего не заплатили. А если учесть, что КБК меняется каждый год…
Словом, если вы решите воспользоваться интернет-сервисом для подготовки соответствующих платёжек, убедитесь, что он надёжен и КБК там не со времен создания этого сервиса. А мы всё-таки рекомендуем налоговые платежки делать руками и головой профессионального бухгалтера.
Договоры, счета-фактуры, накладные и прочая «макулатура». Это та часть работы, которую многие предприниматели считают незначимой и отвлекающей. А зря, потому что именно от бумаг зависят ваши налоги, а возможно и наличие денег на счёте (если нет подписанного документа и договора – как доказать что работы выполнены, а товары отгружены?).
Поэтому обеспечить документооборот – это задача руководителя (не бухгалтера!). Бухгалтер не может знать, о чем вы договаривались с поставщиком, какие условия предложили клиенту, в каком городе фактически находится контрагент и когда от него ждать письмо с оригиналами документов.
А вот когда и какие именно документы нужно запрашивать у контрагентов – это то, о чём обязательно нужно спросить бухгалтера. Неправильное оформление или неполный комплект бумаг могут привести к неприятностям. Особенно обидно, когда через несколько лет ваш бизнес наберёт обороты и к вам придут с проверкой, а документов за прошлые годы не найдётся. Кстати, «глубина» налоговой проверки – 3 года, так что имеют право.
Зарплата и учёт кадров. В день, когда у вас появится первый сотрудник, вы станете уже не самозанятым предпринимателем, а бизнесменом, а потому в работе с кадрами (это расчёт зарплаты, подоходных налогов, страховых взносов, и др.) без хорошего бухгалтера будет уже не обойтись. Потому что трудовое законодательство ещё сложнее и суровее налогового, и цена ошибок здесь довольно высока. Кадровым учётом и «зарплатной» отчётностью – как управлением атомной электростанцией – должен заниматься специалист! Иначе взрыв может уничтожить не только бизнес.
Подача отчётности. Сегодня предлагается масса «нетрадиционных» вариантов подачи отчётности – например, умные программы или сервисы банков. Казалось бы, здесь без бухгалтера можно обойтись? На самом деле - далеко не всегда
Отчетность – это только вершина айсберга, а сам процесс ведения учёта выглядит приблизительно так:
Что за регистры такие? Например, книга учёта доходов и расходов, или книга продаж и книга покупок. Опасность «умных программ» и упрощенных сервисов в том, что они регистров не делают.
Многие предприниматели считают, что раз эти документы никуда не сдаются, то и заниматься ими ни к чему. А зря: во время проверок их запрашивают в первую очередь, и данные регистров должны совпадать с отчётностью, иначе, увы, последствий не избежать.
По закону обойтись без регистров могут ИП без работников, применяющие ЕНВД или патентную систему налогообложения. В остальных случаях лучше, чтобы вашим учетом и формированием отчетности занимался профессионал. Особенно если ваш бизнес – всерьёз и надолго.
Налоги. Формула расчёта налоговых платежей (а значит, и сложность работы) зависит от системы налогообложения. Сумма налога может быть фиксированной и не зависеть от заработанных денег, если применяется патентная система налогообложения или единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Здесь и правда можно рассчитывать налоги самому (главное – проверять КБК при оплате!).
Второй по сложности случай – если сумма налога зависит от заработных денег (и только от них). Это применение упрощённой системы налогообложения с объектом «Доходы» («упрощёнка 6%»). Рассчитать 6% от общей суммы выручки тоже можно самому. Но осторожно – есть риск переплатить: агентские договоры, кредиты и целевое финансирование не входят в сумму для расчета налога.
И сложнее всего, когда налог зависит и от доходов, и от расходов – при упрощённой системе налогообложения с объектом «Доходы минус расходы», и, конечно, при общей системе налогообложения. Формулы расчётов при этом настолько запутаны и разнообразны, что лучше сразу не забивать себе голову и делегировать эту работу профессиональному бухгалтеру.
Вот таким непростым трудом занимаются «бойцы невидимого фронта» – сотрудники бухгалтерии. Часть этой работы предприниматель действительно может выполнить сам, но в некоторых случаях лучше не рисковать и либо нанять штатного специалиста, либо обратиться в специализированную компанию. Так можно не только избежать риска, но и освободить голову предпринимателя для свежих идей – и бизнесу это пойдёт только на пользу!