Сколько раз вы ловили себя на мысли, что время потратили зря. И уже горят сроки, и надо сдать годовой отчет, а из запланированного не сделана и половина. Что мешает бухгалтеру справляться со всеми делами вовремя? Какие невидимые враги прячутся в офисе и мешают блестяще выполнять работу? Разбираемся вместе с психологом Татьяной Мужицкой.
Чтобы успешно вести борьбу, врага надо знать в лицо. Поэтому берем ручку с блокнотом и записываем, что делали последние 15 минут. Фиксировать свои дела на бумаге советуют психологи. Если так следить за собой в течение нескольких дней, то получится уличить невидимого врага.
Посмотрите, кого вы обнаружили. Наверняка в списке ненужных дел общение с коллегами, соцсети, мессенджеры, сайты, звонки и еще парочка пожирателей времени в виде ненужных мыслей с угрызениями совести или обдумывания вчерашних событий.
Коллеги, которых пора поставить на место
Речь не о тех, кто рассказывает о своей поездке в жаркие страны. Обмен позитивной информацией улучшает рабочую атмосферу. Хотя и здесь все должно быть в пределах разумного.
К поглотителям времени отнесем коллег, которые стремятся переложить свои дела на чужие плечи. Причем, как правило, делают это не товарищи по цеху, занятые квартальными отчетами, а коллеги из других отделов. На бухгалтера часто стараются повесить проблемы, которые к его работе напрямую не относятся. Поэтому приходится быть кадровиком, решать юридические вопросы или даже ходить на вызов к налоговикам вместо директора.
Как бороться. Научитесь говорить «нет». Если говорить «да» всем, в конце концов не останется ни одного человека в коллективе, который будет вами доволен. Поэтому научитесь отказывать, иначе потеряете контроль над своим временем. Чаще всего мы обещаем помочь, рассчитывая на «авось» или на «потом как-нибудь сделаем». И в итоге приходится делать «как надо» за счет личного времени.
Психологи в таких ситуациях советуют не отвечать сразу. Чтобы обдумать просьбу и отказать, часто достаточно всего одной минуты. Дистанцируйтесь, то есть посмотрите на ситуацию со стороны. Представьте, что просят не вас, а человека, которого вы уважаете и который умеет давать отпор просителям. Поступите так же, как сделал бы он в такой ситуации.
Соцсети, мессенджеры и сайты
По данным опроса, проведенного Левада-Центром в 2018 году, каждый третий житель России тратит на социальные сети около одного часа в день. Столько уйдет, если несколько раз в день заглянуть на свою страничку в Facebook и ответить на веселую рассылку от друга в мессенджере.
Если посчитать, то получится, что в неделю на социальные сети уходит семь часов, в месяц — примерно 30 часов, в год — почти 365 часов. Сколько месяцев своей жизни провели в социальных сетях с момента регистрации, проверьте сами. Этого времени хватило бы на второе высшее образование или на курсы повышения квалификации.
Сайты — отдельная история. Эти пожиратели способны поглощать не минуты, а часы рабочего времени. Заманивают они важной и полезной информацией, без которой никак не прожить в современном мире. Ведь если не узнаешь, у кого из звезд объявились очередные внебрачные дети или почему в стране выросли цены на бензин, выпадешь из реальности. Не о чем будет поговорить с коллегами.
Как бороться. Ломаем сценарий и садимся на безынформационную диету. У большинства из нас выработался рефлекс на социальные сети и новости в интернете. Это привыкание со временем стало настоящей зависимостью. Чтобы сломать пусковой механизм, измените сценарий своего рабочего дня. Вырабатывайте полезные рефлексы. Например, начинайте день не с просмотра новостей в интернете, а с подготовки отчета. Включили компьютер и сразу приступайте к работе.
Используйте практику цифрового детокса, чтобы уменьшить период бесполезного нахождения в Сети. Достичь «просветления» и снять зависимость помогут простые способы. Выберите один-два сайта, которые реально помогают в решении бухгалтерских проблем. Определите время и дни, когда будете заходить на них и читать новости. Так избавитесь от постоянной потребности листать новостные ленты.
Нехорошие мысли
Бухгалтеру в работе не уйти от большой интеллектуальной нагрузки и постоянного стресса. Мысли об ошибках в отчете или предстоящей налоговой проверке могут довести до нервного срыва. А стресс, тревога и чувство разбитости — это эмоции, которые поглощают время.
Как бороться. В борьбе с негативными эмоциями можно применять проверенные психологические приемы. Например, помогает спорт или разговор с другом. Иногда достаточно напомнить себе, что в жизни есть белые и черные полосы.
Поглотителей времени еще называют хронофагами. Есть целые методики борьбы с этим неприятным явлением. Чтобы не сталкиваться с ним и оставаться продуктивным в течение рабочего дня, применяйте тайм-менеджмент. Каких принципов рекомендует придерживаться Российская школа тайм-менеджмента во главе с ее идеологом Глебом Архангельским, с нами поделился Игорь Вознесенский, организационный консультант и тренер по коммуникациям, ТМ-лидер Лиги «Время». Памятка ниже.