Большинство из нас сталкивается с бизнес-встречами постоянно: на еженедельной или ежемесячной основе. Кто-то присутствует в качестве слушателя, а кто-то озадачен их проведением. В данном материале прежде всего поговорим про встречи, которые проводятся внутри компании между менеджерами и сотрудниками. Чаще всего целью таких встреч является распространение информации между отделами или мозговой штурм для решения насущных проблем компании.
Бизнес-встречи имеют свойство затягиваться и нередко создают у участников впечатление того, что те просто зря теряют время "за болтовней". Чтобы этого не происходило у вас, мы рекомендуем ознакомиться с практическими техниками эффективного проведения совещаний и деловых встреч с клиентами.
Планирование встречи
Перед встречей вам, как ответственному лицу, необходимо понимать:
1. Цели IQ (intellectual goals)
- Что мы хотим сделать вместе с клиентом/сотрудником/начальником?
2. Цели EQ (emotional goals)
- Как мы хотим, чтобы участники себя ощущали во время встречи и после?
3. Участников и их роли
- Кто должен участвовать и почему?
- Кто на какой стороне?
- Кто будет вести встречу, а кто - направлять людей в ходе разговоров?
- Важно понимать отношение к теме встречи каждого из участников.
4. План встречи
- Каков план встречи (agenda)?
- Как управлять встречей во время ее проведения?
5. Процесс и длительность
- Сколько по времени будет длиться встреча?
- Сколько времени уйдет на IQ и EQ?
Для эффективного проведения встреч пользуйтесь правилом 30 минут!
Как правило, все встречи длятся час. Ассистенты директоров часто, не задумываясь, планируют встречу на такой срок. Однако на встречах все участники так или иначе отвлекаются (на телефон, на почту, на Инстаграм и другие социальные сети) и чувствуют, что эта встреча их не касается. Именно поэтому и существует правило 30 минут.
Как правило, если вы планируете встречу на 30 минут, то люди, приходящие на встречу, понимают, что у них есть всего лишь полчаса, и сидеть в телефоне – не вариант. В таком случае участники больше фокусируются на самой встрече, начинают следить за контентом встречи, не подписываются на лишнюю работу, если ее можно не делать, чаще приходят на совещания в случае регулярных встреч, активнее вовлекаются в дискуссию и меньше опаздывают
Неотъемлемые элементы успешной встречи:
- Материалы. Старайтесь отправлять материалы предварительно для ознакомления и настоятельно просить с ними ознакомиться. Если вы находитесь "на клиенте", то можете распечатать материалы и положить на стол заранее, либо передать ответственному лицу через ассистента
- Пунктуальность. Старайтесь дисциплинированно начинать дискуссию вовремя. Со временем все клиенты, сотрудники и начальники привыкнут и начнут приходить на встречу вовремя
- Принцип 20/80. Сфокусируйтесь на действительно важных и острых вопросах, которые могут значительно изменить текущий курс деятельности компании. Остальные вопросы можно решить в личной беседе либо до совещания, либо после (кстати, именно поэтому на встречи лучше приходить заранее!)
- Результат. Важна не сама встреча и процесс разговора, а важен результат, который произойдет по итогам встречи. Ставьте таймер: 25 минут на обсуждение, 5 минут на резюме встречи (summary): синтезируете то, о чем договорились, назначаете ответственных, точки контроля и критерии успеха (KPI)
- Вовлеченность. Слушайте каждого собеседника (параллельно записывайте, если ведете встречу один), не отвлекайтесь на посторонние вопросы. Так вы не только лучше усвоите информацию, но и не сможете отвлечься на звонки, письма и соцсети!
Надеемся, что эти советы помогут вам начать тратить меньше ресурсов на совещания и встречи и давать больше результатов и свободного времени.
Ставьте НРАВИТСЯ, если публикация оказалась полезной. Подписывайтесь на канал, чтобы не пропускать новый материал!