В прошлый раз я писал, как лучше не делать. Теперь начну показывать как лучше организовать данные для удобных отчетов.
Что нам важно, как составителю отчётов?
Про правильность, красивости и удобство пока не говорим.
Главное - нам нужна оперативность и информативность. Чтобы в тот момент, когда начальник "на ковре" спросит нас о том, о чем на экране ничего нет, мы быстро дали ответ
Такой вопрос, "а что было в прошлом году в этот же месяц?" часто может повлечь очень плохой ответ: "сейчас я не могу ответить, я подготовлюсь и завтра найду информацию". Знакомо?
Для таких случаев повторю правило: всегда отделяйте сами данные от отчета. Тут у нас лежат данные, а тут красиво нарисованный отчёт. Со всеми "рюшечками" и "удобностями".
Например на листе "Справочник клиенты" данные о поставках можно хранить в таком виде:
Одна строка - это запись одной поставки в день. Заполняется элементарно на складе. Кладовщик просто записывает построчно что он сегодня отгрузил. И такая простыня идёт вниз на тысячи ячеек. Это хранение наших данных. (Как быстро поставить дату я писал ранее)
С первого взгляда довольно таки неудобный способ хранения. Можно, конечно использовать автофильтры. Выбрать интересующие даты или филиалы. Но этого явно недостаточно.
Делаем сводные таблицы. Выделяем наши данные, в которых первая строка обязана быть названием столбца. И нажимаем эту кнопку в меню "Вставка"
На новом листе у нас открывается такая картина:
Это и есть заготовка для нашей сводной таблицы. Красными кружочками я обозначил те поля, которые можно перетаскивать и получать ту или иную интересующую нас картину. Давайте попробуем из поля (1) перетащить что-то в (2...5) и посмотрим что у нас выходит
А теперь пробуем узнать не количество поставок, а сколько кг поставили в тот или иной регион. Для этого нажимаем на поле 5, выбираем нижний пункт "Параметры полей значений" и находим там "Сумма". Поменяв ещё немного смотрим что может получится
В момент презентации на вопросы про прошлые даты или про то, что у нас есть в первом листе (справочник клиента, или БД) мы всегда сможем сразу ответить что и как было. И не ждать завтра.
Подписывайтесь, уроки для начинающих буду продолжать.