Секреты работы в Outlook. Часть 16. Как сохранить свою почту в файл?

Здравствуйте, друзья!

Зачем может понадобиться сохранять свою почту в файл?

1. Чтобы сделать резервную копию. Мало ли что может случиться с почтой?

2. Чтобы перенести содержимое почтового ящика на другой компьютер. Например, в случае смены работы :)

3. Чтобы сохранить в удобном виде почтовую базу данных почты, и подключить к Outlook на другом компьютере.

4. Если объём почтового ящика, отведённый вам компанией, не вмещает всю почту, и вы хотите часть вынести в почтовый архив.

Могут быть и другие причины...

Всемогущий почтовый архив PST

Чтобы выгрузить содержимое почтового ящика в файл - почтовый архив, сделайте следующее:

1. Зайдите в меню "Файл":

2. Выберите "Открыть и экспортировать":

3. Щёлкните "Импорт и экспорт":

4. В появившемся диалоге выберите пункт "Экспорт в файл" и нажмите "Далее":

5. Укажите пункт "Файл данных Outlook (.pst) и нажмите "Далее":

6. Выделите название почтового ящика, содержимое которого хотите сохранить. Отметьте галочку "Включить вложенные папки", если хотите экспортировать всё содержимое.

Можете воспользоваться "Фильтром", чтобы выбрать что экспортировать, но для большинства случаев это не нужно.

7. Укажите куда сохранять файл, нажав "Обзор":

8. Дайте файлу почтового архива понятное имя:

9. В появившемся окне можно задать пароль для открытия файла. Это полезно сделать для защиты, но не забудьте пароль:

10. Нажмите "Готово" (картинка в п. 7) и начнётся экспорт (сохранение) почты в файл:

Если почтовый ящик большого объёма - то экспорт может идти значительное время

Учтите, что пока идёт экспорт, вы не сможете пользоваться Outlook.

Часто бывает, что нужно экспортировать не всё содержимое почтового ящика Outlook, а только конкретную папку. Чтобы это сделать, выделите именно эту папку на этапе выбора. В примере ниже сохраняем только папку "Контакты":

Бывает полезно сохранить свои контакты в файл .pst. С тем чтобы иметь их резервную копию. С помощью этого файла можно будет импортировать их в смартфон в дальнейшем.

На этом всё о сохранении почты в файл почтового архива (.pst)

***

Бонус 1. Как импортировать почту в почтовый ящик из файла почтового архива?

1. Также открываем "Файл" -> "Открыть и экспортировать" -> "Импорт и экспорт":

2. Выбираем пункт "Импорт из другой программы или файла":

3. Указываем на файл почтового архива (.pst):

4. Указываем в какой именно почтовый ящик импортировать информацию (если их у вас несколько), и важный пункт "Импортировать в такую же папку в:":

В зависимости от потребностей, можно импортировать и в текущую открытую папку

Бонус 2. Файл почтового архива можно не импортировать в почтовый ящик, а просто открыть

Чтобы это сделать используйте путь "Файл" -> "Открыть файл данных Outlook":

На боковой панели основного окна Outlook появится набор папок, с содержимым почтового архива. В эти папки можно перемещать письма, также, как и из них:

Обычный вид

Если у вас включён вид отображения "Папки", то это будет выглядеть вот так:

Вид "Папки"

Помните о том, что сохраняя файлы на локальном диске - можно потерять их навсегда при сбое этого диска. Делайте копии ваших файлов регулярно! Включая описанные выше файлы почтовых архивов!

Продуктивной и суперскоростной работы вам!

Если вам понравилось, поставьте лайк👍и подпишитесь на канал, тогда будете видеть мои статьи в ленте чаще.

***

Искренне ваш,
© Иван С.