Когда приходит время платить зарплату или покупать товар, некоторые предприниматели сталкиваются с дебиторской задолженностью. Рассказываем, почему она возникает и как собирать деньги с клиентов.
Что такое дебиторская задолженность?
Это долг контрагентов перед поставщиком. Бывает у компаний, которые работают с отсрочкой платежа. Например, вы отгрузили пиво магазину, а получаете деньги за партию через месяц.
Дебиторка бывает двух типов:
- Нормальная. Когда предприятие поставляет товар, а в договоре прописано, что оплата поступает через месяц после этого или через 3 дня после выставления счета.
- Просроченная. Это когда все сроки возврата прошли, но контрагенты не торопятся с оплатой.
Просроченная дебиторская задолженность опасна тем, что когда вам надо будет покупать товар или платить зарплату, у компании может не хватить оборотных средств. И это приведет к угрозе закрытия бизнеса.
С дебиторкой обычно работают торговые компании. В этом сегменте рынка по-другому действовать трудно. Например, магазины, вообще, редко принимают товар на реализацию с моментальной оплатой.
В услугах проще. Если клиент не спешит с оплатой, то можно просто остановить работу. Например, компании. которые занимаются продвижением в интернете, прекращают работу по привлечению трафика. И должники лишаются заявок.
Директор Неба Артем Туровец считает, что это деликатный момент: «Действия в случае неуплаты, нужно заранее прописывать в договоре. В бухгалтерском обслуживании просто так услуги не остановишь, все-таки мы несем ответственность за клиента, но и продолжать бесконечно оказывать услуги нельзя. Бывает, что работа продолжается, клиент не платит, а потом говорит, что он не просил ничего делать».
Дебиторская задолженность в тендерах
Про это стоит написать отдельно. Компании, которые участвуют в закупках, часто сталкиваются с тем, что им долго не вносят оплату за поставку товаров. Особенно такое часто происходит в работе с государственными компаниями. Существует мнение, что если работать с крупной государственной компаний, то сразу после отгрузки лучше подать в суд на выбивание долга.
С одной стороны, госкорпорации, таким образом, защищаются от недобросовестных поставщиков. Они проводят оплату, убедившись, что им поставили качественные товары.
С другой, предпринимателям лучше заранее уточнить момент с оплатой и рассчитать свои силы. Некоторые эксперты считают, что нельзя, чтобы государственный заказ составлял более 30-40% от всех клиентов компании.
Как увидеть и не допустить?
Это вопрос дисциплины. В Небе нужно регулярно просматривать оборотно-сальдовую ведомость по 62 счету или ведомость по взаиморасчетам с клиентами. Затем нужно составить табличку с должниками. Проследите, как они ведут себя в течение нескольких месяцев.
Если найдете группу заядлых неплательщиков, необходимо составить стратегию по работе с ними. В некоторых компаниях от менеджеров требуют не только продажи, но и возврат денег. Может вам сделать так же?
В услугах лучше защититься на этапе заключения договора. В Небе предусмотрен авансовый платеж за последний месяц работы. Он не идет в доход и ждет своего часа. Если клиент прекращает платить, то мы используем деньги, дорабатываем месяц и прекращаем сотрудничество. Некоторые компании разбивают работу на этапы и просят предоплату перед каждой новой задачей.
В торговле такие методы нельзя использовать. Поэтому нужно активнее работать с контрагентами, и напоминать о платеже, только не перегибайте палку:
- Сначала отправляете счет и пишете письмо, что ждете оплату.
- Если оплаты нет, то напишите снова или позвоните. Возможно, счет не получили.
- Позвоните и предупредите, что в случае неоплаты, примите меры.
- Высылайте официальную претензию.
Главное, действовать методично и постоянно. Тогда вы минимизируете проблемы с дебиторской задолженностью. Если пустите на самотек, то проблем не избежать.
Председатель Подкомитета по финансовой грамотности и финансовому оздоровлению Комитета ТПП РФ по финансовым рынкам и кредитным организациям Иван Рыков дает еще советы по работе с дебиторкой: «Договоритесь с должником о реструктуризации долга, разбейте платежи на части. В конце концов, если банки рефинансируют кредиты, то почему бы этого не делать вам? Второй инструмент — это взыскание дебиторской задолженности. Причем надо грамотно оценивать свои силы, и например, отдать взыскание на аутсорсинг, специалистам которые более грамотно эту процедуру проведут. Третье — это списание дебиторской задолженности. Это на самом деле, великолепный метод. Однако, помните, что, с одной стороны, он ведет к оптимизации налогообложения, но, с другой, к проверкам налоговиков. Поэтому, здесь нужно очень четко понимать, насколько законно будет это списание».
Развивайте отдел продаж
Многие допускают просроченную дебиторку из-за страха потерять клиента. Вроде и должен, но изредка платит. А если отказаться от него, то уйдет к конкурентам. Это слабая позиция. Таким способом можно потерять не только деньги, а бизнес в целом.
Развивайте свой отдел продаж. Если вы будете регулярно привлекать новых клиентов, то легко откажетесь от должников без существенных потерь для своего дела.