Специалист, перед которым стоит множество задач, должен решать их вовремя и спокойно контролировать ситуацию. В описаниях вакансий, появляется требование «уметь работать в режиме многозадачности» и «уметь управлять рабочим временем». Работодателю интересен результат труда, а не время, которое сотрудник провел на работе.
В этой статье рассмотрены основные техники и методики тайм-менеджмента, которые пригодятся специалистам во всех отраслях.
Основные техники тайм-менеджмента
1. Техника помидора
Принцип заключается в следующем: определить задачу и приступить к ее выполнению, поставив таймер на 25 минут. Работать, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего взять перерыв на 5 минут и после перерыва опять установить таймер на 25 минут.
После каждого четвертого периода работы следует делать длинный перерыв на 20-25 минут. Суть в том, что, пока таймер не отсчитает указанное время, нужно не отвлекаться от работы, а потом можно на короткий промежуток отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени.
Таким образом вы сможете постоянно чередовать работу и отдых, избегая переутомления.
2. Поедание лягушки
Бывают в жизни дела, требующие совсем немного времени, но по своей сути неприятные. Например, вам нужно позвонить недружелюбному клиенту, попросить шефа о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется тратить много часов.
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрым.
3. Матрица Эйзенхауэра
Эта простая схема, созданная генералом, а позже, президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, позволяет замечательно структурировать фокус и время. Следует разделить задачи и цели по этим категориям и сосредоточиться лишь на важных задачах. Схема проста и позволяет наглядно увидеть, сколько времени тратится на решение той или иной задачи.
4. Принцип Парето
Метод гласит – небольшая доля усилий обеспечивает выполнение большей доли результата.
Для тайм-менеджмента принцип Парето сформулирован так: 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата.
К примеру, вам необходимо найти информацию в книге. Согласно принципу Парето, 80% нужной информации находятся в 20% объема текста: просто прочитав нужные страницы, можно сэкономить 80% времени.
5. Метод «АБВГД»
Метод «АБВГД» представляет собой способ расстановки задач по приоритетности. Работает он просто. Для начала, необходимо составить перечень того, что нужно сделать в течение дня. После этого расставить буквы А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом перечня. Итак, расшифруем:
1. Задача типа «А» определяется, как имеющая приоритетное значение. Задачи типа «А» представляют собой зрелых «лягушек».
Если стоит более одной задача типа «А», их оценивают по приоритетности, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми предстоит управиться.
2. Задача типа «Б» определяется как та, которую следует выполнить. Последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Никогда не следует приступать к задаче типа «Б», пока остается незавершенной задача типа «А».
3. Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы хорошо сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают никакого влияния на вашу работу.
4. Задача типа «Г» оценивается как работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит что нужно поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А».
5. Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность.
6. Пирамида Франклина
Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706 - 1790) – американский политический деятель, обладавший фантастической работоспособностью и уникальной целеустремленностью. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день.
Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:
Рассмотрим пирамиду детально:
1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Это то, что человек хочет оставить после себя на Земле. Более просто: жизненные ценности - это вектор движения к своей мечте
2. Далее идут глобальные цели: кем хочет стать человек в этой жизни и чему посвятит себя
3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели
4. План на один три-пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения
5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще его можно корректировать, тем эффективнее будет проводиться работа
6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день
Достиг ли Франклин всех поставленных на жизнь целей? Спросите у него сами!
7. Хронометраж
Хронометраж – техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Задача — записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, а в идеале — в течение недели или дольше. Именно с помощью этой техники выявляются “пожиратели времени”. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.
Планирование времени – важное качество современного человека, оно будет очень полезно на работе. Специалисты, владеющие техниками тайм-менеджмента, будут более ценны для работодателя, чем специалист не обладающие такими навыками.
Техники тайм-менеджмента не универсальны, поэтому, главное выбрать для себя определенную технику тайм-менеджмента, максимально подходящую под характер, и следовать ей неукоснительно.
Ставьте НРАВИТСЯ, если публикация оказалась полезной. Подписывайтесь на канал, чтобы не пропускать новый материал!
Источники:
[1] Архангельский, Г. А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Архангельский, Г. А. - Москва: «Манн, Иванов и Фербер», 2014. – 260 с.
[2] https://bosshunt.ru/tajm-menedzhment-luchshie-metody-upravleniya-vremenem/