15 апреля Росархив разместил на федеральном портале проект приказа "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".
Первое, что бросилось в глаза - Росархив в очередной раз воспроизводит юридическую коллизию отметки об электронной подписи, о которой я уже писал, в очередной раз подтверждая известный афоризм о том, что нет ничего более постоянного, чем временное. Паллиативное, по сути, решение, принятое Минкомсвязи и ФСО четыре года назад, и предназначенное для обмена электронными документами в рамках СМЭВ/МЭДО, неявным образом распространяется на всё взаимодействие в электронной форме с гражданами и организациями и никаких признаков разработки универсального механизма присоединения метаданных (в том числе регистрационных) к подписанному электронному документу не наблюдается. В результате госорганы и органы местного самоуправления вместо юридически значимых документов будут направлять "весёлые картинки" в виде электронных образов документов с внедренными регистрационными данными. У меня есть идеи о том, как следует решать данный вопрос, но я планирую посвятить этому отдельную статью.
Во-вторых, в правилах (пункт 7.26) появился термин "гибридное дело" - если в деле представлены одновременно как электронные документы, так и документы на бумажном носителе. При этом предлагается странное, на мой взгляд, решение: бумажные документы подлежат оцифровке и включению в электронное дело, а в номенклатуре гибридные дела должны отражаться как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
На мой взгляд пункт недостаточно проработан. В ранее опубликованной Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 №44 содержится положение о том, что электронные дела на тома не разбиваются (пункт 8.15). Следовательно, в данном случае следует говорить о том, что гибридное дело состоит из одного тома электронного дела, включающего электронные документы и электронные образы документов, и одного или более томов подлинников документов на бумажном носителе.
В-третьих, пункт 8.13 о подготовке электронных документов к передаче в архив, заложена юридическая бомба: пункт требует преобразование текстового электронного документа в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате. Но в этом случае утрачивается возможность проверки электронной подписи исходного документа! Я бы мог согласиться с таким преобразованием, если бы пункт требовал обязательную передачу в архив, помимо преобразованного документа, ещё и подлинник в ином формате - это тоже не идеальное решение, но здесь есть хоть какие-то шансы на обеспечение юридической значимости при долговременном хранении. Но в том виде, как это предлагается в проекте мы, по сути, сталкиваемся с проблемой замещающего хранения - которая не решена и нет никаких признаков того, что она будет решена в ближайшее время.