Часто складывается ситуация, когда все расходы по технике записываются в расходы отдела ИТ, но при этом отдел никак не участвует в планировании бюджета. Зачастую планирование расходов на решение задач отсутствует в деятельности поселкового сисадмина.
Важность бюджета
В общем случае, когда расходы на ИТ не планируются, это ведет к финансированию по остаточному принципу. В такой ситуации денег хватает, разве, что на исправления самых явных проблем. О развитии при таком положении дел говорить не приходится. Все это приводит к стагнации инфраструктуры и скорому загниванию, что чревато еще большим числом проблем, которые потребуют немедленного вливания финансов. При отсутствии финансов начинается внедрение "костыльных" решений. В лучшем случае это просто отнимает время, а в худевшем, чревато непредсказуемыми проблемами. Отсутствие финансов на решение проблем породит новые проблемы, которые потребуют вложений. На этом круг бессмысленных расходов замкнется, ситуация выйдет из-под контроля, ИТ станет в глазах организации финансовой дырой ничем не оправданной.
О бедном ИТ замолвите слово.
Бюджет на ИТ должен быть, даже если он нулевой. Если никаких вложений не производится и бюджет ИТ нулевой, то это будет явным показателем того, что от ИТ нечего ожидать и требовать. Отсутствие же бюджета является признаком отсутствия планирования, а нет планирования нет и развития.
Прежде всего бюджет является отражением плана. Таким образом, если в организации есть определенные потребности или требования к инфраструктуре, то они должны быть отражены в плане работ и в бюджете, как подкрепление реализации этих планов. Иначе может быть запланировано расширение отдела, а денег на рабочие места никто не заложит. Их конечно изыщут из резервов, но в минимально возможном варианте. Сотрудники получат еле работающие рабочие места, а отдел ИТ постоянные жалобы и новые проблемы. Временного ресурса от этого станет еще меньше, а его, скорее всего, уже катастрофически не хватает.
ИТ отдел затратная служба, ее доходы косвенные и считаются достаточно сложно. Но при всем при этом, часто, не учитывают, что чистые расходы службы это рабочие места специалистов отдела ИТ, их зарплаты и расходы на внутренние сервисы. Остальные все затраты продиктованы бизнесом и являются следствием потребностей других отделов и структур организации. Например, новое рабочее место в отделе бухгалтерии это не расходы отдела ИТ. Система документооборота это не затраты отдела ИТ. Сервер dhcp, коммутаторы с поддержкой vlan, ПО мониторинга вот прямые расходы отдела ИТ. Поселковый сисадмин редко является инициатором расходов по ИТ и это плохо. Необходимо активно участвовать в финансовой деятельности организации. Озвучивать все потребности. Качественные изменения в инфраструктуре всегда влекут качественные изменения в бизнесе. Как и все другие изменения, эти изменения также встречают сопротивление. Нежелание сотрудников меняться, нежелание бизнеса нести дополнительные расходы и менять процессы. Не ждите, что все самостоятельно осознают, потребность организации сменить старый проверенный инструмент на новый, красивый и такой прогрессивный. Все это требует активных действий от администратора. Он как специалист обязан подбирать хорошие решения для организации, обосновывать их необходимость и внедрять. Иначе однажды компания вдруг осознает, что они позади планеты всей и это приносит прямые убытки или упущенную выгоду. И этот момент осознания произойдет без вашей помощи, но будет уже поздно и виноват будет именно отдел ИТ. И это правильно, это ваша ответственность. Поэтому прикладывайте усилия для того чтобы инфраструктура была в надлежащем состоянии, а это помимо качественного обслуживания требует и грамотно спланированных финансовых вложений.
Помочь внести ясность может подход, при котором отдел ИТ представляется как внешняя служба. Представьте, что вы аутсорсинговая компания, а ваша организация клиент. Как бы вы строили отношения и оплату услуг, в этом случае? Ваш клиент как бизнес будет готов платить только за ключевые и важные моменты. Хорошо станет ясна паразитная нагрузка, которую создают его пользователи, которая никак не оплачивается, а только отнимает время и отвлекает отдел ИТ от обязанностей.
Составление бюджета не такая простая задача, как может показаться. Необходимо погружаться в различные варианты решений, сравнивать функциональность и цены, а также различные условия и бонусы. Смотреть как новое соотносится с существующей инфраструктурой. Именно из-за сложности составить адекватный бюджет эту задачу часто игнорируют и откладывают. Облегчить составление бюджета поможет стандартизация и выработка типовых решений. Об этом речь будет отдельно.
Больше лайков для бога лайков!