Первое на чем стоит сосредоточить свои усилия это на обозримости вверенного "хозяйства". Зачастую именно непонимание горизонтов является источником стресса, ощущения хаоса и давящей неизбежности провала перед этой бесконечной массой задач.
Что это даст
Информация это первый шаг на пути к контролю. Вы должны иметь представление об объемах объектов, которыми вам приходится управлять и сопровождать. Объем работы это следствие количества объектов, их качества и качества их управления. Есть очень частое заблуждение рассматривать ИТ в частностях. Если рассматривать каждый ПК отдельно, то вроде и работы с ним особо нет никакой, подготовил, поставил и все на пару лет можно забыть. В итоге возникает ощущение, что затраты на сопровождение одного ПК нулевые, а сумма нулевых затрат на все ПК тоже близка к нулю. Но сопровождение 1000 ПК обычно генерирует поток задач, на каждый день. Вступают в силу такие факторы как разнородность железа и пользователей. Рабочие места вводятся в работу не одним днем, поэтому срок сбоя (условно 2 года) размазан по времени, сегодня это один ПК, завтра другой, после завтра еще три и т.д. Вы должны доносить этот момент до руководства, чем больше рабочих мест тем больше вашего рабочего времени они будут потреблять, тем дороже они будут обходиться для компании (в виде вашей ЗП). С определенных масштабов методы управления этим парком должны быть тоже пересмотрены иначе вы просто не справитесь. Если вы руководитель это даст вам понимание общей картины и аргументы для диалога с высшим руководством.
Итак, понимание объема имущества в сопровождении дает понимание необходимых затрат и необходимых методов управления. Так же это смутно очерчивает границы ответственности отдела ИТ. Чем четче вы обозначите эти границы, тем меньше времени будет тратиться на непрофильные задачи (то, что вы можете решить какую-то задачу, еще не значит что вы должны ее решать. Это верный путь посадить себе на шею коллег.)
Что собирать
Начните наводить контроль с простого понимания своих технических ресурсов. Вы должны максимально четко понимать какие типы техники вы сопровождаете, в каком количестве и в каких вариациях. Собирайте информацию обо всем с чем приходится иметь дело. Прежде всего это конечно рабочие места пользователей и сервера, затем идут принтеры, камеры видеонаблюдения, телефоны, специфичные устройства в виде ККМ, проекторов, оборудование для автоматизации чего-либо, например СКУД. Описывайте все оборудование в отношении, которого вам приходится решать проблемы или к вам обращаются с вопросами, если вам приходится заниматься заменой сломанных калькуляторов, то тоже их учитывайте. В общем случае необходимо иметь информацию о модели объекта и о количестве, это уже будет представлять большую пользу.
Серверное оборудование
Соберите информацию о серверах или ПК, которые используются в качестве серверов. Модель процессора, частота, количество ядер, объем оперативной памяти и количество свободных слотов под память, типы (HDD\SSD) и объемы дисков.
Коммутаторы и маршрутизаторы. Достаточно записать модель, число портов и скорость на портах.
Источники бесперебойного питания, если таковые имеются. Модель, мощность в Вт и Ва. Полезным будет также описать какое оборудование подключено.
Модемы, конвертеры, АТС, sip шлюзы, регистраторы и все остальное что располагается в ваших серверных.
Если у вас несколько серверных\коммутационных, то указывайте расположение оборудования.
Рабочие места
Соберите информацию о рабочих местах. Я рекомендую собирать такие данные как количество ПК и их характеристики (CPU, RAM, HDD). Если ваша организация насчитывает до 100 ПК, то можно сделать это вручную, если более, то придется прибегнуть к дополнительным инструментам. В случае, если бухгалтерия и хозяйственный учет в организации отлажен на высоком уровне, то вам может хватить данных из учетной системы (обычно 1С) о том сколько чего и у кого находится. Но в нашем случае это исключение, поэтому скорее всего в организации принято, что учет "техники", в том числе и калькуляторов, это задача "программиста". Придется поискать способы собрать эти данные самостоятельно. Если вы используете домен (Active Directory), то можно воспользоваться Kaspersky Security Center. В бесплатной редакции доступны функции системного управления. Распространите агентское приложение (kaspersky agent) на все ПК в домене, на основе отчетов можно будет собрать полную картину. Второй вариант с доменом это использование System Center Configuration Manager от Microsoft. Там также доступно достаточно функционала бесплатно, но он сложнее в развертывании. Сетей без домена и количеством рабочих мест больше 100 я не встречал на практике. В такой ситуации собрать информацию придется в любом случае в ручном или полуручном режиме. Можно обзвонить все рабочие места и получить необходимые сведения от сотрудников, можно установить на каждый ПК агент (от того же kaspersky, например) и потом централизованно собрать данные, можно поискать софт, который сделает это автоматически, но вряд ли он будет бесплатен.
Принтеры
О принтерах, кроме количества, следует собрать информацию о моделях и типе подключения (сетевой, usb). Обычно принтеры это источник многих проблем начиная от несовместимости драйверов и заканчивая заправкой картриджей.
Видео наблюдение
Собирайте информацию о моделях камер, их базовых характеристиках: разрешение, фокус, ночной режим, уличная или внутренняя. Также необходима информация о видео регистраторах и видео серверах, запишите сколько еще возможно подключить камер к данным устройствам. Имея эти данные на руках можно будет четко понимать какие ресурсы потребуются для расширения системы видео наблюдения или для соблюдения требований по срокам хранения записей.
Инструменты
В качестве хранения данных я советую использовать тот инструмент, который вам хорошо знаком и не отнимет времени на изучение. Табличный процессор (excel, calc, google sheet...) отлично подойдет для этой задачи. Если вы виртуоз 1С или MS Access, то смело используйте эти инструменты. Главное чтобы процесс внесения информации, ее обработки был максимально простым и быстрым и требовал от вас минимальных усилий. Иначе процесс сбора информации может затянуться до бесконечности. В последующем поработав с этой информацией вы уже будете иметь представление о том, что вам требуется от инструмента по работе с этой информацией и сможете подобрать себе специализированный продукт, либо оптимизировать свой.
Это не все типы ресурсов, о которых надо знать по возможности все. Ведь к тому, что вы сопровождаете еще относятся пользователи, программное обеспечение и время, этого коснемся отдельно в следующей статье.