Приветствуя дорогой читатель) Хочу поделиться своим опытом проведения мероприятий, развлекательных и серьёзных, крупных и малочисленных.
Дело в том, что с 2014 по 2017 годы я работала в Управлении по делам детей и молодежи Альметьевского муниципального района. Буквально на 3-ий рабочий день мне пришлось собрать и провести совещание по организации Вахты памяти в районе. С тех пор за неделю проводилось в среднем 3 городских совещания, в месяц проводилось не менее 4 мероприятий. Темы были разнообразными - от развития творческого и профессионального потенциала молодежи до развития инфраструктуры и экологической ситуации района.
Сегодня расскажу про маленькие детали, которые стоит учесть при организации, чтобы каждый посетитель остался доволен и посетил следующее Ваше мероприятия.
1. Приветствуйте посетителей возле стола регистрации.
Самое любимое слово для каждого человека - его имя.
Для организатора важно знать своих гостей в лицо, а лучше по имени и отчеству. Это признак профессионализма. Удобнее всего соориентироваться возле стола регистрации, когда каждый гость называет свои данные. Если посетителей очень много, то стоит обратить внимание на VIP-гостей.
Приходя в незнакомое место, посетители чувствуют растерянность, а дружелюбное приветствие по имени согреет и успокоит их.
2. Указатели, объявления и таблички - четко, понятно и ярко.
При проведении любого мероприятия Вы так или иначе составляете маршруты передвижения своих гостей, стараетесь предугадать их пожелания и удовлетворить их. Как минимум Ваш маршрут: стол регистрации - гардероб - туалет - конференц-зал - туалет - гардероб - выход. Направляющие стрелки и указатели позволят обойти неприятные ситуации (не ставить гостей в глупое положение).
Если расстояния большие, то стоит организовать работу волонтеров. Они могут стоять на ключевых точках и подсказывать направление движение, или провожать группы гостей от входа до зала.
3. Люди любят зрелища и пищу.
Вкусный кофе и пирожное спасет даже самое скучное мероприятие. Это правда и добавить тут нечего.
4. Дайте людям высказаться и пообщаться.
На общее впечатление от участия в мероприятии влияет возможность высказаться и поговорить с соратниками/оппозиционерами. Приходя на мероприятие, гости желают отвлечься от серых будней. Также ходят на профильные мероприятия, чтобы почувствовать себя частью сообщества по интересам. Разговоры по душам - обязательная часть хорошего мероприятия.
Тут много нюансов, ведь мероприятие может быть "культурным", "деловым", "просветительским" и т.д. Значит стоит предусмотреть удобные места для общения (совместить с вкусным кофе и удобными столами). В зависимости от программы проведения, вы можете выделить время в середине встречи либо после окончания официальной части.
5. Провожайте гостей ещё более дружелюбно, чем встречали.
Для организатора мероприятие завершается только тогда, когда последний гость вышел за пределы здания и сел в такси/автобус (любое транспортное средство, которое довезет его домой). Это Ваш последний шанс улучшить впечатление от мероприятия и закрепить дружелюбное общение.
https://www.kouch-marketing.info/master-klass
