Письма часто истолковывают неправильно, поскольку в них отсутствуют подсказки контекста. Может быть, вы совершенно напрасно чувствуете обиду или беспокойство?
1. Задержка с ответом или его отсутствие.
Есть много нейтральных (и даже позитивных) причин, почему адресат медлит с ответом. Например:
- Он считает ваше письмо очень важным и хочет дать подробный ответ, поэтому ему необходимо время на осмысление;
- Он открыл ваше письмо, находясь в дороге, а потом забыл вернуться к нему;
- Адресат ожидает дополнительной информации от третьего лица перед тем, ответить вам;
- Он раздумывает над тем, что вы написали;
- Получатель письма испытывает раздражение, не связанное с вами. Он не хочет, чтобы недовольство, вызванное другой проблемой, звучало в тоне его послания, и поэтому отложил ответ.
Вы никогда не узнаете, чем вызвана задержка. Рано переходить к выводам. Не считайте, что раз адресат не ответил, он раздражен или ему наплевать на вас.
2. Неэмоциональный ответ.
Если вы привыкли общаться с кучей смайликов и восклицательных знаков, не ищите скрытый смысл в их отсутствии. Это может ничего не означать. Поскольку нельзя это выяснить, не обращайте внимания.
3. Очень краткий ответ.
Некоторые пишут мало, другие привыкли быть многословными и отклоняться от темы. Но даже если ответ показался вам до обидного кратким, это вряд ли содержит обидный смысл.
4. Формальный ответ.
Иногда мы получаем более сдержанное и официальное письмо, чем ожидали. Это может быть стилем отправителя или указывать на то, что он хочет поддерживать дистанцию. Не воспринимайте тон письма слишком лично. Формальный подход не хуже и не лучше других, даже если вы склонны быть сердечным и дружелюбным в профессиональных отношениях.
Еще одна причина подчеркнуто формальных писем заключается в сборе улик и письменных подтверждений. Это связано с опытом человека, ожиданиями его босса, требованиями организации или профессии. Не делайте скоропалительных выводов, что это правило касается только вас.
5. Ответ «нет».
Важно, как вы формулируете просьбу, насколько загружен адресат и в каком он настроении. Не слишком расстраивайтесь, услышав «нет». Найдите аргументы, чтобы другому человеку было легче ответить «да», но это все, на что вы можете повлиять.
6. Ответ с ошибками и опечатками.
Если отправитель письма неправильно ставит падежи в словах, возможно, он не очень умен? Вы интерпретируете ошибки и опечатки как неуважение к вам, раз адресат не позаботился о том, чтобы исправить их в своем послании. Эти предубеждения могут заставить вас отказаться от потенциально плодотворных отношений.
В большинстве случаев опечатки и ошибки не более чем признак рассеянности. Предоставьте людям презумпцию невиновности. Если другие факторы указывают на то, что человек неглуп и умеет вести дела, не списывайте его со счетов за досадные опечатки.
7. Напоминания.
Напоминания воспринимаются по-разному. Некоторые находят их полезными, так как они помогают не забыть о делах или встречах, которые могут вылететь из головы. Другие считают, что их преследуют и дергают специально, и поэтому злятся. Если вы знаете, что адресат очень добросовестный и пунктуальный человек, не рассматривайте напоминания как критику, постарайтесь увидеть в них заботу и заинтересованность в исходе дела.
