С 1 января 2021 года привычные трудовые книжки будут поэтапно менять на электронные. Каким будет порядок оформления виртуальных книжек? Какие записи о работниках будут содержаться в новых документах? Как будут защищаться личные данные работника?
Вместо бумажных трудовых книжек будет сформирована единая электронная база, куда кадровики смогут вносить все данные о каждом работнике. Соответствующий законопроект Минтруда Госдума будет принимать в этом году. Через восемь лет использование электронных книжек станет обязательным, а бумажные останутся на память о прошлом.
Что изменится при переходе на виртуальные трудовые книжки
В новых документах будет содержаться информация о приёме и увольнении работника, его продвижении по карьерной лестнице, зарплатные изменения. Только эти данные в виде специальной отчётности будут поступать в ПФР. Другая информация, которая сейчас записывается в трудовые книжки, окажется в отдельных спецреестрах для работодателей: к примеру, образование работника, награждения, благодарности и прочее, что можно при желании проверить. В первый год реформы Минтруд планирует перевести на виртуальные книжки примерно треть всех работодателей (прежде всего IT-компании), полный отказ от бумажного варианта ожидается до 1 января 2027 года. Однако, по желанию работника привычную зелёную книжку можно будет хранить у себя на руках, а кадровики будут записывать в неё новые сведения по старинке, дублируя электронные записи. При этом трудовой договор заключается в электронной форме с электронной подписью, для этого работодатель должен бесплатно предоставить работнику онлайн-кабинет.
Преимущества виртуальной трудовой книжки
Сведения об отчислениях с зарплаты в Пенсионный фонд передаются автоматически, что можно будет легко проверить в «личном кабинете» работника. Всякие махинации с недоплатами от работодателя будут исключены, угрозы желающим уволиться – «не получишь трудовую на руки!» будут бессмысленными. В любой момент работающий человек сможет запросить из Пенсионного фонда всю информацию о своей трудовой деятельности в онлайн-режиме и проверить достоверность данных. Оперативный доступ к ним получат все госорганы и суды, а значит нет нужды бегать с трудовой или заверенной копией по разным инстанциям: к примеру, в соцзащиту для оформления пособий, в банк за кредитом, в органы ФМС за визой или в суд защищать свои права. Волокиты меньше будет и при смене места работы или переходе на «удалёнку». Ко всему прочему ускоряется и внесение записей в трудовую: если сейчас бывают досадные исправления или помарки, в электронном виде они исключены. Опечатки исправляются автоматически и используются формы автозаполнения для правильного названия организации и штатной должности. Есть и шаблоны «уволен по таким-то причинам» и т.п., что значительно облегчает работу кадровика.
Как будет защищена личная информация в виртуальных книжках
По мнению экспертов, риски утечки записей или потеря данных при сбоях всё же остаются, хотя разработчики проекта обещают этого не допустить: потерять, удалить или отредактировать со стороны файл работника будет невозможно. Подделка трудовой, чтобы скрыть увольнение по статье или выговоры с занесением, будет исключена. Кстати, рынок фальшивых бумажных трудовых с накрученным стажем и фиктивной квалификацией должен тихо умереть. Чтобы не допустить обрушения системы от вирусной или хакерской атаки, планируется использовать блокчейн – последовательную цепочку информационных блоков (т.н. связной список), которые выстроены по определённым правилам непрерывности. Копии этих цепочек обычно хранятся независимо друг от друга на огромном множестве разных компьютеров. Такую базу данных взломать просто невозможно, поскольку она децентрализована и не имеет единого сервера. Доступ к системе возможен только с использованием личных электронных ключей, хотя «человеческий фактор» совсем забывать нельзя, — предупреждают эксперты.