Как-то раз с нами приключилась история. Один из наших клиентов совершенно внезапно сообщил о своем намерении с нами расстаться. На наши попытки выяснить, что же не так, чем мы его обидели и как недолюбили, он сказал: «Бизнес растет, и поэтому я решил взять бухгалтера в штат. Мне нужно, чтобы кто-то собирал документы, планировал денежные потоки, оптимизировал налоги. А еще общался с поставщиками и клиентами. Это будет делать штатный бухгалтер. Пусть и бухгалтерию заодно ведёт - сдает отчеты, считает налоги и зарплату».
С одной стороны предпринимателя можно понять – бухгалтерия на аутсорсинге делает только то, что, собственно, и входит в обязанности бухгалтера (то есть учёт, налоги, отчётность, зарплата и кадры). А сбор «первички», финансовое планирование, работа с задолженностью - остаются «за кадром». Но с другой стороны – нам очень тревожно за клиентов в таких ситуациях...
Почему? Потому что попытки замкнуть на одном человеке абсолютно несовместимый функционал, который требует совершенно разных компенсаций и знаний – это риск потерять в первый же месяц даже очень хорошего специалиста (кем бы он ни был – бухгалтером, финансистом или помощником руководителя).
Но чаще на хороших специалистов в нескольких сферах (финансы, юриспруденция, сервис) у микро-бизнеса ресурсов недостаточно. И тут возникает риск взять не того, кто действительно сможет выполнять такие обязанности (а для этого иной раз нужны суперспособности, не меньше), а попросту того, кто лучше себя «продаёт», но при этом вообще не факт, что разбирается в тех вопросах, для решения которых его нанимают.
А еще в микро-малом бизнесе загрузить на 100% бухгалтера, финансового менеджера/директора или администратора (оператора, офис-менеджера), как правило, нечем – сам формат такого предприятия не подразумевает подобной нагрузки, поэтому высок соблазн «оптимизировать» эти должности и «подарить» сразу все обязанности одному сотруднику.
На выходе получается как раз ТЫЖЕБУХГАЛТЕР – сверхчеловек, способный (в основном, по мнению руководителей) выполнить любые обязанности, без оглядки на должностную инструкцию, затраты времени или такую мелочь, как пределы человеческих возможностей.
Итак, что может ТЫЖЕБУХГАЛТЕР?
Да вообще-то всё что угодно – зависит от фантазии того или иного руководителя. Но чаще всего он берёт на себя:
1. Обязанности консультанта по налогообложению: то есть объясняет сотрудникам (или руководству), кому и зачем нужно платить налоги, отслеживает и контролирует нововведения в налоговом кодексе, советует, как оптимизировать налогообложение...
2. Обязанности специалиста по труду: контролирует штатное расписание, рассчитывает зарплатный фонд, разрабатывает положения о выплате премий…
3. Обязанности юриста: осуществляет правовую проверку документов, составляет договоры с контрагентами, требует от них выплаты или необходимые по закону документы, а то и самостоятельно участвует в спорах и судах от лица компании…
4. Обязанности маркетолога: проводит исследования рынка, разрабатывает маркетинговую стратегию, отслеживает цены у контрагентов…
5. Обязанности специалиста по продажам, курьера, офис-менеджера, секретаря, и даже менеджера по уюту: занимается холодными и горячими звонками, доставляет документы контрагентам , забирает почту, отвечает на звонки в приёмной, отрываясь от своих обязанностей, варит кофе, моет чашки, поливает цветы…
Словом, ТЫЖЕБУХГАЛТЕР может абсолютно всё, что потребуется – возможно, даже бегать по стенам, останавливать время и создавать деньги из воздуха. Недостаток у него всего один – в природе такой монстр трудовой активности не встречается.
А как же тогда узнать, что именно должен делать настоящий бухгалтер? Можно заглянуть в Единый квалификационный справочник должностей. Бухгалтер, которому не приходится тратить время на выполнение чужих обязанностей, занимается следующим:
· Определяет содержание основных приёмов и методов ведения учёта и технологии обработки бухгалтерской информации;
· Собственно, ведёт бухгалтерский учет – то есть, занимается учётом того, какими средствами и ресурсами располагает организация, сколько было выплачено поставщикам и заказчикам, каких затрат потребовало производство, сколько принесла реализация продукции, и. т. д.;
· Отражает на специальных бухгалтерских счетах учета операции, связанные с движением активов предприятия: что и на какую сумму купили, кому заплатили, от кого получили деньги;
· Управляет денежными средствами предприятия - занимается перечислением налогов, сборов, платежей в банки, а также перечисляет зарплату и премии сотрудникам; оплачивает счета поставщикам и подрядчикам;
· Принимает, контролирует и готовит к счётной обработке первичную документацию;
· Формирует, ведёт и хранит базы данных бухгалтерской информации;
· Готовит данные для составления отчётности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их для передачи в архив;
· Служит гарантом того, что бухгалтерская информация вовремя дойдёт до руководителя, аудитора, инвестора, кредитора, и всех, кому она необходима по долгу службы;
· Анализирует данные бух. учёта, ищет внутрихозяйственные резервы, возможные пути экономии и совершенствования документооборота, а также по возможности внедряет прогрессивные формы бухгалтерского учёта – словом, по мере сил ищет способы сделать работу бухгалтерии лучше и проще.
По факту, конечно, должностные инструкции могут включать и многие другие обязанности. Брать в штат бухгалтера и вешать на него задачи от курьера до финансового директора – конечно, заманчивая стратегия, но в то же время и очень рискованная – особенно для небольшой компании. Бухгалтерия – это безопасность, как бизнеса, так и его владельца (если что-то пойдёт не так, то можно и под уголовную ответственность попасть!), поэтому делать её побочным продуктом работы «многорукого многонога» под названием ТЫЖЕБУХГАЛТЕР – мы бы не рекомендовали!
А для того, чтобы финансовые дела компании были в порядке, но бухгалтер при этом не оказался перегружен непосильной работой – в своей следующей статье мы поделимся маленькими лайфхаками о том, как можно оптимизировать работу бухгалтерии.