Документацию по охране труда, как и саму охрану труда требуется поддерживать в актуальном состоянии. Некоторые специалисты могу проинформировать вас неверно вследствие неопытности, а следование их советам может привести впоследствии к огромным штрафам.
Поэтому следует придерживаться информации по срокам по хранению документов, которая содержаться в приказе Министерства культуры Российской Федерации за номером 558 от 26 августа 2010 года. Например, установлены сроки для следующих документов:
- Документация, которая содержит информацию об аттестации и проверке рабочих мест на соответствие условиям труда должна храниться 45 (сорок пять) лет;
- Документация по технике безопасности и ее выполнении должны храниться 5 (пять) лет;
- Документация, где содержится информация о мерах принятых для улучшения условий труда, состоянии техники безопасности и охраны труда должна хранится постоянно (т.е. быть всегда доступна для контролирующих органов);
- Документация, где регистрируются административные наказания за невыполнение санитарных правил и нормативов должна храниться 3 (три) года
Из вышенаписанного можно сделать следующий вывод:
- Документацию необходимо хранить постоянно, если она связана с тяжёлыми условиями труда, которые могут нести опасность для здоровья и жизни сотрудников;
- Если документация необходима для подтверждения каких-либо льгот или выплат, то ее требуется хранить семьдесят пять лет
Примечание. Законодательно установлено, что сроки хранения документации начинают исчисляться с первого января следующего года, если делопроизводство было завершено до 31 декабря предыдущего года включительно.
Некоторые советы для сотрудников, ведущих документацию по охране труда:
- Всегда сохраняйте всю документацию, касающуюся охраны и безопасности труда с запасом по срокам давности;
- В век высоких технологий документацию можно вести и хранить не только на бумажных носителях, но и в электронной форме;
- Но для хранения в электронной форме необходимо применение цифровой подписи в обязательном порядке;
- Тем не менее, если для документации не предусмотрено законодательством использование электронной формы, то необходимо использовать бумажный носитель