Правила оформления данных. Как не испортить впечатление о вашем отчете.
Автор статьи — Ольга Базалева. Эксперт в области визуализации данных. Руководитель аналитического отдела РБК, автор книги-бестселлера “Мастерство визуализации данных. Как доносить идеи с помощью графиков и диаграмм”, создатель онлайн-школы Excellent и блога про диаграммы и Excel.
Зачем нужна визуализация данных?
Редко какая аналитическая презентация обходится без графиков или диаграмм. Все понимают, что таблицы и сухие цифры не так привлекательны для слушателей, как визуально представленная информация. Читателям нравится, когда текст разбавлен иллюстрациями, а диаграммы — это и есть иллюстрация ваших данных.
Легкий способ привлечь внимание к скучным цифрам — это визуализировать их.
Диаграмма, текст или таблица?
Давайте вместе посмотрим, в каком виде данные быстрее и легче воспринимаются.
Текст vs диаграмма
Прочитайте данные исследования и попробуйте быстро сопоставить между собой доли продаж горячих напитков в натуральном выражении и в денежном.
Уверена, для большинства задачка не из легких.
Теперь посмотрите на те же самые данные, но уже представленные на круговых диаграммах. Гораздо проще сравнивать доли, не так ли?
Экономьте время тех, кто использует подготовленные вами данные! Если можно упростить работу с информацией, это необходимо делать.
Визуализация — необходимый инструмент в любом современном бизнесе.
Таблица vs диаграмма
А теперь давайте сравним данные, представленные в табличном виде и в виде диаграммы.
Как быстро вы сможете ответить на вопросы по таблице ниже:
- какое жилье самое дорогое?
- цены на какое жилье подорожали значительнее всего к январю?
Чтобы дать ответ, необходимо последовательно просмотреть каждую строку в таблице и сравнить числа между собой. Хорошо когда еще таблица небольшая, а если перед нами 20, 30 или 50 строк?
А теперь ответьте на те же самые вопросы, смотря на диаграмму:
- какое жилье самое дорогое?
- цены на какое жилье подорожали значительнее всего к январю?
Визуально мы сразу же можем определить, что самое дорогое жилье — это современный монолит-кирпич (стоимостью 198 000 руб. за кв. метр), а самый высокий рост цены случился в феврале у недвижимости из старого кирпича (+3,0% к январю).
Также из диаграммы сразу ясно, что все типы недвижимости подорожали к январю. Из таблицы же это не очевидно, приходится сначала просмотреть каждую строку, прежде чем станет понятно, что везде произошёл рост цен.
Как мы увидели, визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами имеет огромное преимущество — она воспринимается гораздо быстрее.
Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, максимальные и минимальные значения, всплески и падения.
Помимо этого визуализированные данные легче запоминаются, увеличивают вовлечение читателей и привлекает намного больше аудитории.
Руководители и инвесторы редко любят читать большие нудные текстовые отчеты или рассматривать громоздкие таблицы именно по причине того, что это долго и требуется много усилий, чтобы понять данные. Любой человек, который ценит свое время, предпочтет анализировать информацию в виде наглядных понятных диаграмм. Поэтому так популярны дашборды из графиков. Они очень быстро позволяют оценить и отслеживать ситуацию в бизнесе.
Вывод простой. Визуализируйте ваши данные! А если вы руководитель, то непременно наймите аналитика, который любую таблицу может превратить в понятный наглядный отчет.
Основные правила визуализации данных
Есть простые, но очень важные правила визуализации, которые необходимо соблюдать. Иначе есть риск, что диаграммы и графики не будут вносить ясность в данные и ускорять восприятие информации, а будут только путать или даже дезинформировать читателей.
- Используйте правильный тип и формат визуализации. Выбор графика должен исходить от ваших данных и от вашей цели. Например, если вы хотите показать динамику показателей — вам подойдет обычный график. Если вы хотите сравнить несколько категорий между собой, используйте столбиковые диаграммы или круговые. Однако, если у вас больше 5 категорий, то тогда подойдет только столбиковая. В круговой диаграмме с большим количеством долей информация будет долго считываться.
- Располагайте данные в логическом порядке. Обычно это от большего к меньшему, если нет другой осознанной логики. Допустим, вы показываете на диаграмме результаты опроса, где есть деление на положительные и отрицательные ответы, то логичнее их выстроить в таком порядке: «Да, Скорее да, Нет, Скорее нет, Затрудняюсь ответить».
- Дизайн не должен препятствовать пониманию или искажать данные. Принципы хорошего дизайна: ясность, простота и минимализм. Разные бесполезные элементы дизайна, такие как градиенты, тени, эффекты 3D только отвлекают внимание читателя от сути вашего сообщения, а иногда и вовсе искажают информацию.
- Визуализируйте данные так, чтобы их можно было легко сравнивать. Чтобы ваши диаграммы были ценными и полезными, показывайте соотношение между данными. Если разбить однотипную информацию на много отдельных графиков, визуализация становится бессмысленной.
- На диаграмме должны быть только необходимые элементы. Загромождение ненужной информацией затрудняет восприятие. Убирайте с ваших графиков и диаграмм все неинформативные элементы
- У диаграммы должно быть название и полная легенда. Следуя предыдущему правилу главное не перестараться и удостовериться, что ваша диаграммы не вызывает лишних вопросов. Проверьте, чтобы название отражало суть, были указаны единицы измерения и присутствовали все необходимые подписи.
- Следите, чтобы не было визуальной загроможденности. Не пытайтесь уместить на одну диаграмму всю имеющуюся у вас информацию, лучше разбейте данные на несколько диаграмм.
- Числа должны быть с разделителями разрядов и без лишних знаков после запятой. В больших числах всегда разделяйте разряды: 10 000 000, а не 10000000, иначе цифры становятся нечитабельными. Также не используйте знаки после запятой без надобности.
- Используйте один вид диаграммы для однотипных данных. Избегайте разнообразия ради разнообразия. Это не всегда красиво, но всегда бесполезно. Для однотипных данных лучше выбирать один вид диаграммы. Читателю необходимо время, чтобы привыкнуть к каждому новому виду диаграммы и разобраться, что означает та или иная линия, кружок или столбик
- Не нарушайте общепринятое использование того или иного цвета. Положительные и отрицательные значения — зелёный и красный, мужчины и женщины — голубой и розовый, холодный и горячий — синий и красный. Если показывать данные категории на диаграммах в ожидаемой цветовой гамме, то пользователю даже не надо смотреть на легенду, без этого ясно, какой цвет что обозначает.
- Придерживайтесь одной цветовой гаммы. Используйте цвета вашего корпоративного стиля, тогда отчеты и презентации будут выглядеть более презентабельными и профессиональными.
Три главных принципа удачной визуализации
В завершение разговора о важности качественной визуализации данных, хочу поделиться с вами тремя принципами, которые всегда следует помнить при создании диаграмм:
I. Акцент на главной идее
Главная идея может быть прописана в названии, может быть показана с помощью цвета или добавлена комментарием непосредственно на график. Ваша цель — привлечь внимание к нужным Вам данным. Акценты позволяют управлять вниманием читателей.
II. Важность цвета
Не надо быть дизайнерами, чтобы делать классную визуализацию. Но надо быть немножко психологом.
Цвет — мощный инструмент, который поможет вам вывести нужные данные на первый план, сделать акцент на главной идее, сделает понятной легенду для читателя, поможет структурировать информацию, выделить незначимые элементы.
III. Чем проще, тем лучше
Нередко диаграммы и графики в серьезных отчетах серьезных профессионалов выглядят значительными и умными. Однако, большинство читателей не понимают данные, которые на них представлены. Или понимают неверно. Или понимают после чтения долгого сопроводительного текста, что тоже говорит о неудачно представленной визуализации. Диаграммы должны заменять текст, иначе смысл теряется.
Решайте сами, понятны ли вам такие диаграммы?
Хотите стать мастером визуализации данных? Приходите на мой онлайн-курс "Мастер наглядных отчетов Excel"
