Вы знаете, когда возникает потребность в проведении операционного аудита? Какие признаки говорят о том, что в компании есть точки роста над которыми нужно потрудиться? Если нет, то эта статья для вас. Может быть и в вашей компании уже пришло время для операционного аудита.
Чтобы начать что-то делать, нам чаще всего нужен стимул, осознание того, что ситуация нас не устраивает и нужно что-то менять. К пониманию того, что в компании необходимо организовать регулярную проверку исполнения всех бизнес-процессов компании приходят по разному, но есть и общие черты. Если вы хотите понять, необходим ли вам операционный аудит, это статья для вас.
Найдем зоны роста
Каждый собственник бизнеса ежедневно решает рутинные бытовые вопросы, связанные с функционированием своего дела. Одному магазину сети выписала штраф пожарная инспекция, в другом постоянные очереди на кассе, в третьем отсутствуют промо-материалы, а в четвертом чрезмерная текучка кадров.
Одни называют все это проблемами и страдают от их количества. Другие же предпочитают видеть в этом зоны развития и направляют свои усилия на то, чтобы понять, почему эти узкие места возникли. Условно все возникающие зоны роста можно разделить очевидные и неочевидные.
Поищем на поверхности
Рассмотрим простой пример: торговая сеть вынуждена регулярно оплачивать штрафы проверяющих организаций. Такая ситуация может возникнуть по самым разным причинам:
- ненадлежащая работа сотрудника центрального офиса, курирующего данное направление;
- неисполнительность со стороны директора торговой точки;
- некачественно оказанные услуги со стороны подрядчиков и так далее.
На первый взгляд может показаться, что для решения подобных вопросов достаточно провести проверку тех торговых точек, в которых выявлены недостатки. Это верно, но только отчасти. Такой «единичный» операционный аудит — лишь первый этап, а второй — проведение аналогичной процедуры для всей сети. Таким образом вы не только решите текущие задачи, но и сможете предупредить возникновение подобных ситуаций в других магазинах в будущем.
Разберемся детально
Представьте, что вы владелец магазина. Стоите перед своей витриной, и все в ней хорошо: зеркальный блеск, красиво выложенный товар, яркая вывеска, броский рекламный слоган. Но покупатели проходят мимо и заходят в соседний магазин. Вы начинаете сравнивать себя и конкурента, но не видите у него преимуществ. Это значит только одно — у вас есть неочевидные зоны роста.
Если с очевидными зонам развития все понятно — нужно провести проверку конкретного бизнес-процесса, найти узкие места и устранить их, то с неочевидными все неочевидно. Чтобы понять, почему же покупатели проходят мимо вашего магазина и заходят в точно такой магазин конкурента, нужно провести всесторонний операционный аудит всей компании.
Не останавливаемся на достигнутом
И последний случай: показатели находятся в плановых значениях, операционная исполнительность персонала находится в соответствии со стандартами компании, а менеджмент работает по системе SMART. Словом — все хорошо, но потребность в операционном аудите может возникать и в этой ситуации. Например:
- вы постоянно находитесь в поиске новых решений для развития бизнеса;
- с вами поделились успешным опытом использования системы аудита и вы решили то же самое попробовать у себя;
- вы внимательно следите за мировыми трендами и стараетесь внедрять все, что кажется вам интересным и эффективным.
Осталось понять, что же такое операционный аудит и как его проводить.
Проведем операционный аудит по-старинке
Операционный аудит известен давно, в нем нет ничего сложного. Это проверка операционных бизнес-процессов на соответствие стандартам, принятым в компании. Традиционно для его проведения использовали таблицы, сначала бумажные, теперь электронные. Проверяющие сотрудники их заполняли и отправляли на проверку.
С развитием средств коммуникации для проведения операционного аудита стали приспосабливать и другие инструменты: электронную почту и календарь, групповые чаты в мессенджерах, системы менеджмента задач и так далее. Но в конечном счете все это сводится к уже упомянутым таблицам.
Такой подход, безусловно, имеет право на существование, но он кардинально устарел и обладает рядом существенных недостатков:
- высокая трудоемкость — чтобы собрать и проанализировать массу табличной информации требуется проделать большой объем работы;
- ограниченность — проанализировать глубоко и детально массив табличной информации, выделить в нем только нужные вам аспекты порой просто невозможно;
- сильная временная задержка — из-за высокой трудоемкости анализа, результаты будут получены через определенное, порой весьма продолжительное время;
- потеря актуальности — прямое следствие большой временной задержки заключается в том, что на выявленные нарушения невозможно реагировать сразу;
- непрозрачность — устаревший подход к операционному аудиту создает большие возможности для подтасовки результатов.
Попробуем современный подход
Всех указанных недостатков при проведении операционного аудита можно избежать, если пользоваться современным IT-решением — MD Audit. Эта система предлагает осуществлять операционный аудит с помощью чек-листов, которые можно заполнять на простом смартфоне или планшете.
Таким образом решаются основные проблемы устаревших методик проведения операционного аудита:
- отсутствует временная задержка — вся собранная информация моментально становится доступна для анализа, благодаря чему вы сможете тут же начать работу с выявленными зонами роста;
- низкая трудоемкость для исполнителей — вся информация собирается изначально в электронном виде и автоматически загружается в облачное хранилище;
- функциональная гибкость — процесс операционного аудита можно разбивать на разные этапы, с неограниченным числом элементов, причем собирать не только текстовую информацию, но и фотографии с мест проверки;
- мощная система анализа — в MD Audit полученные данные можно представить в табличной форме или в виде графиков и диаграмм, для анализа информации доступны стандартные отчеты, но также имеется возможность создавать собственные;
- защита от подтасовок — система имеет несколько уровней защиты от недобросовестных исполнителей.
И главное. Важно понимать, что операционный аудит, как любая глобальная задача, лишь тогда приносит максимальный эффект, когда вы последовательно выполняете три основных этапа.
ПРОВЕРКА
⇩
АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ
⇩
ОТРАБОТКА ВЫЯВЛЕННЫХ ПРОБЛЕМ
Система MD Audit ориентирована на организацию операционного аудита именно в такой форме, а с помощью устаревших методов добиться этого просто невозможно.
А в вашей компании уже пришло время для операционного аудита?
_________________________________________
Сайт MD Audit: https://mdaudit.ru
Оставить заявку на бесплатное тестирование системы: https://mdaudit.ru/register/