Для многих людей важной составляющей проблем и забот на рабочем месте является - скорость. Нужно как можно быстрее справиться со всеми делами и постоянно делать кучу рабочих обязанностей и т.п. Это не совсем верный подход к работе. Гораздо важнее правильно расставлять приоритеты, то есть не работать быстрее, а что-то делать в первую очередь делать, что-то в последнюю или вовсе отказаться.
Когда нас загружают делами, требуют их срочно выполнить, то мы тут же кидаемся в бой. Новых дел все больше сваливается на нас, а мы не успеваем закончить их вовремя. Чтобы грамотно разложить все по полочкам (расставить приоритеты) необходимо - время. Времени тоже много не бывает и поэтому распределить рабочий порядок не представляется возможным. Получается, что мы застреваем в круговороте дел и не можем оттуда выбраться, утопая в стопках бумаг с отчетами.
Хочу обратить внимание, что материал содержит полезные советы для тех у кого "сидячая" работа. Активным и гражданам связанных с физической работой данный материал будет просто бесполезен.
Сделайте сортировку ваших дел и обязанностей.
Подобрать правильный порядок задач и дел можно, опираясь на два признака: важность и срочность. Теперь сгруппируем задачи таким образом:
– срочные и важные,
– важные, но несрочные,
– срочные, но неважные,
– несрочные и неважные.
Срочные и важные - необходимо делать сразу. Важные, но несрочные дела можно отложить на потом, главное не забыть о них. В конечном итоге такие дела все равно ставятся на место срочных и в связи с этим получаем большие проблемы. О том, как сформировать важные, но несрочные дела поговорим позднее. Срочные, но неважные дела - это то, на что мы затрачиваем большую часть рабочего времени. Такому раскладу вещей способствует реактивное поведение, когда откладываешь дела на потом, потому что нас попросили срочно сделать это или то. И у нас остаются неважные и несрочные дела на которые можно просто забить, потому что на их выполнение не обязательно срочно выделять какое-то отведенное время.
Учимся планировать группу важных, но не срочных дел.
Данная группа часто бывает аутсайдером, потому что требуется выполнение срочных и неважных дел, поэтому она сдвигается по списку вниз. Исходя из этого важные дела просто необходимо планировать заранее. Для планирования важных дел можно завести ежедневник и расписать в конкретные дни и часы ваши важные дела. Не забывайте, что в отведенное время вы посвящаете только важным делам. Завести такой рабочий ритуал полезно, ведь в случае удачного ежедневного его выполнения, он перерастет в привычку и вам будет проще справляться с поставленными задачами, не затрачивая много энергии и особых усилий.
Перед уходом с рабочей смены не спешите, выделите время для подведения итогов.
Под конец дня всегда настигает сильная усталость, выделять время на что-то попросту неохота, скорее пора бежать с работы. Не спешите! Выделите 15-20 минут, чтобы подвести итоги рабочего дня. Это необходимо лично вам, а не вашему начальству. Посмотрите, что вы сделали за день, оцените результаты вашей работы, поставьте оценку вашим завершенным делам, похвалите себя (по желанию). Затем распишите план на следующий день. Не забудьте про приоритеты дел и долгосрочных целей.
Важные дела лучше всего делать с утра.
Придя с утра на работу старайтесь сконцентрироваться на самых "хардкорных" (сложных) делах и задачах. Как бы это парадоксально не звучало. но утром у нас больше всего энергии и концентрации. Попытайтесь не отвлекаться с утра на ерунду и сосредоточиться на главном, если у вас есть свой кабинет, то лучшим способом будет просто закрыться в нем и поработать. Полтора или два часа рабочего усиления и можно сделать небольшой перерыв, минут на пять. В идеале можно выйти на свежий воздух, размяться, перезагрузить мозг. Во момент утреннего рабочего усиления лучше не отвлекаться на почту, соц сети и смартфон, поэтому на данный период времени забудьте про это.
Планируем наши перерывы.
Необходимо минимум 2-3 перерыва, один утром, затем во второй половине дня и обед. Не оставайтесь на обеденный перерыв в офисе. Лучше выйти на улицу и пройтись, посидеть в кафе и т.п. Вашему мозгу необходимо отдохнуть от офиса. Если вы считаете, что оставшись обедать на работе вы сэкономите какое-то время, то все это иллюзия.