Бухгалтеры проверяют каждую запятую в документах, а потом добиваются исправлений. Но зачастую это лишнее. Если избавиться от этой и других вредных бухгалтерских привычек, то появится время на действительно важные дела и на защиту компании от рисков.
Привычка первая. Исправлять мелкие погрешности в счетах-фактурах
Все мы привыкли, что счет-фактура – важный и сложный документ. Именно поэтому многие бухгалтеры с особой тщательностью проверяют все данные из документа. И, конечно же, делают все правильно. И часто можно встретить ситуацию, когда документ возвращают поставщику с просьбой, к примеру, проставить прочерки в пустых графах. Но стоит ли так усердствовать?
Ответ может показаться неожиданным – можно не требовать от поставщиков исправить мелкие погрешности. А все дело в том, что у налоговиков поменялся подход к счетам-фактурам.
Причем это касается не только прочерков. Когда ввели правило о том, что в счете-фактуре нужно указывать адрес из ЕГРЮЛ, бухгалтеры завалили Минфин вопросами. Можно ли заменять заглавные буквы строчными? Как быть, если поставщик переставил слова в адресе или написал «город» и «улица» сокращенно и т. д. На все эти вопросы ответ один — на такие неточности можно не обращать внимания.
Налоговики вправе отказать в вычете из-за ошибки в счете-фактуре, только если она мешает идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК). Неточный адрес не мешает определить компанию, если в счете-фактуре указали правильный ИНН и название. Прочерки или их отсутствие тем более не имеют значения для вычета.
Привычка вторая. Анализировать все пункты в требованиях по встречкам
Каким бы опытным бухгалтер не был, все равно испытывает некое напряжение, когда получает от налоговиков требование по встречке. И что многие сразу делают? Правильно, смотрят, все ли документы относятся к контрагенту. Но теперь вряд ли стоит так детально анализировать требование.
Поясним. Исполнять запрос частично стало слишком опасно. ФНС высказала позицию по встречкам — компания должна сдать инспекторам все, что они запросили. Пусть даже речь идет о внутренних документах и бумагах, в которых есть данные работников (письмо ФНС от 02.08.2018 № ЕД-4-2/14951, решение ФНС по жалобе от 12.04.2018 № СА-4-9/7037).
И как не печально, но суды чаще встают именно на сторону налоговиков. Вот пример одного вывода судей – какие документы относятся к контрагенту, определяют налоговики, а не компания. У организации нет права отказать инспекторам только из-за того, что она считает требование необоснованным (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.01.2018 № Ф07-14573/2017).
Привычка третья. Проявлять должную осмотрительность
Это, пожалуй, самая популярная и нашумевшая привычка. Бухгалтеры собирают большой, а порой даже и огромный, пакет документов по контрагенту. Так они проявляют «должную осмотрительность». И нельзя их в этом винить, ведь очень долго налоговики твердили – нет должной осмотрительности, нет вычетам. Но сейчас подход пора менять. А все потому, что такое понятие уже отменили. Оценивать контрагентов по-прежнему нужно, но стоит сместить акценты в такой проверке.
Когда в Налоговый кодекс добавили статью 54.1, ФНС заявила, что «должную осмотрительность» отменили (письмо от 28.12.2017 № ЕД-4-2/26807). Правда практике от инспекторов на местах все еще можно услышать это понятие. Собственно в этом нет ничего страшного – это они по привычке. Да и проверку контрагента можно по-прежнему называть осмотрительностью. Главное при этом не запутаться и учитывать, что правила изменились.
Того факта, что компания проверяла контрагента и собрала пакет документов, теперь недостаточно. Налоговики проверят, исполнил ли сделку тот контрагент, с которым заключили договор. Если нет, инспекторы вправе снять расходы и отказать в вычетах. Исключение — ситуация, когда контрагент передал обязательства по сделке на основании закона или договора (п. 2 ст. 54.1 НК).
Привычка четвертая. Настаивать на исправлении каждой буквы в счете на оплату
К счетам на оплату относятся так же бережно, как и к счетам-фактурам. Оно и понятно, бумага ведь связана с деньгами. Малейшая ошибка в платежке – и ищи потом, куда ушли средства и что с этим делать. А реквизиты откуда берем? Правильно, из счетов на оплату, что нам прислали продавцы. Именно поэтому бухгалтеры покупателей просят поставщика переделать счет на оплату.
Но все мы забываем про договор. Ведь если есть договор и условиями договора счет не предусмотрен, исправлять в нем мелкие недочеты вовсе не обязательно. А иногда соглашаться на правки даже рискованно.
Например, покупатель попросил указать в счете другую единицу измерения. Сверьтесь с договором. Если единица измерения, предложенная покупателем, расходится с договором, исправления не принесут пользы. Когда единица измерения в разных документах отличается, для налоговиков это признак фиктивной сделки (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650). Отсюда пристальное внимание, придирки к расходам и вычетам и доначисления.
Все-таки решились изменить единицу измерения? Тогда безопаснее исправить ее и в договоре. Для этого подпишите дополнительное соглашение.
Привычка пятая. Оставлять пометки на первичке
Пометки – просто находка для налоговиков, в которых они заподозрят признаки налоговых схем или дробления бизнеса. Отсюда и все вытекающие последствия.
Не верите? Тогда вот вам пример. В бухгалтерию поступил акт сдачи-приемки работ от подрядчика. Но по этим расходам не хватает договора или приложений к акту. Бухгалтер написал на акте, что необходимо получить эти документы от менеджера Тимофеева. А этот менеджер числится в дружественной компании и оформляет документы для обеих организаций. Если налоговики увидят эту пометку, то заподозрят, что обе организации ведут единый бизнес. Его раздробили, например, чтобы применять упрощенку.
Другой пример. Бухгалтер написал на первичке инструкцию для менеджера, что нужно исправить. Менеджер не принес переделанный документ, а налоговики запросили его. Если сдать документ с пометками, то налоговикам не понадобится искать ошибки. Они получат уже готовый перечень недочетов.