15 марта 2019 года Росархив опубликовал Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Указано, что рекомендации разъясняют положения стандарта, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота. Кроме того, специально отмечено, что федеральным законом от 29.06.2016 №162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" установлен принцип добровольности применения стандартов. И вот здесь самое интересное - текст рекомендаций практически полностью совпадает с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44, являющейся обязательной для применения в государственных организациях.
Давайте рассуждать логически. Государственная организация обязана применять в делопроизводстве Примерную инструкцию и, соответственно, стандарт - поскольку инструкция на нём основана. Дословно повторяющие её Методические рекомендации в этом случае бессмысленны. Если вдруг у Росархива появилось новое видение по практическому применению положений стандарта, то необходимо вносить изменения в Примерную инструкцию, а не публиковать необязательные рекомендации - иначе государственная организация просто не будет иметь права следовать новым взглядам Росархива.
Негосударственная организация стандарт применять не обязана, но если вдруг решит его использовать и у делопроизводителей возникнут трудности с практическим применением его положений - им ничто не мешает открыть Примерную инструкцию и найти там приемлемый способ. Зачем тогда нужны отдельные рекомендации - совершенно непонятно.
Но особый восторг у меня вызывает пункт 4.23 "Отметка об электронной подписи". Авторы рекомендаций ещё больше усугубили юридическую коллизию при использовании этого реквизита, указав в примечании, что он впервые введен стандартом, хотя это не правда. Термин впервые введён совместным приказом Минкомсвязи России №186, ФСО России №258 от 27.05.2015 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" и содержал примечание: "... Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу". Кроме того, приказом утверждались требования к процедурам делопроизводства и документооборота при информационном взаимодействии и правила визуального отображения документов в электронном виде, в совокупности описывающие практическое использование данного реквизита электронного документа. Но ничего подобного в опубликованных рекомендациях нет.
Утверждается также, что опубликованный документ должен быть полезен "в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота", однако ничего внятного по этой теме по сравнению со стандартом и Примерной инструкцией не содержит. Более того, до сих пор в статусе проекта находятся типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, хотя замечания и предложения по данному проекту Росархив принимал до 10 июля 2018 года. В отношении этого проекта Наталья Храмцовская сказала:
Могу предположить, что наши ведомства или вообще «не заметят» этот документ (как это было с предыдущими требованиями Минкомсвязи), или будут настаивать на том, что у них нет систем типа СЭД/СХЭД, о которых в требованиях идёт речь.
Подписываясь под этими словами добавлю: создаётся впечатление, что Росархив приложил к этому максимум усилий и повторил то же самое с опубликованными рекомендациями. Как говорится "где бы ни работать - лишь бы не работать".
Однако в опубликованном документе есть, хоть и сомнительный, но полезный момент - значительно увеличилось количество и качество примеров оформления реквизитов документа по сравнению с текстом Примерной инструкции. Кроме того, авторы отказались от откровенно ... странной практики абстракции наименований и фамилий, когда в примерах встречались сбивающие с толку конструкции вида "Директор ФБУ «Наименование организации» И.О. Фамилия". И это всё - более ничего полезного в документе мне найти не удалось.
Резюмируя, отмечу: опубликованный документ в данном формате совершенно лишен смысла, его необходимо было включать в новую редакцию Примерной инструкции.