Уже два года компании и индивидуальные предприниматели работают с онлайн-кассами. Этого требует закон о контрольно-кассовой технике.
Рассказываем, что нужно знать о новом оборудовании и как зарегистрировать новый кассовый аппарат в ИФНС.
Как работает онлайн-касса
Закон 54 нужен налоговой, чтобы бороться с нечестными предпринимателями. С помощью ККМ государство видит реальные доходы и делает бизнес прозрачным.
Старые аппараты записывали данные о продажах на электронную ленту, ЭКЛЗ. Она сохраняла информацию о сумме покупки, а в конце отчетного периода ее доставали и отправляли в налоговую.
В новом оборудовании электронную ленту заменил фискальный накопитель — прибор, который не только фиксирует продажи, но и сразу хранит эту информацию для ФНС.
Фискальный накопитель работает через интернет. В момент покупки он формирует фискальный чек и передает оператору фискальных данных, посреднику между кассовым оборудованием и налоговой.
Оператор фиксирует чек в своей системе, сохраняет для налоговой и передает обратно на кассу.
Продавец, который работает с онлайн-ККТ, обязан выдать чек в момент покупки. Фискальный чек — это полноценный документ, в котором отражаются ИННи название магазина, номер кассового аппарата и номер чека.
На некоторых чеках есть QR-код, который ведет на сайт ОФД. Покупатель может зайти на сайт, ввести номер чека и проверить данные покупки. Если магазин занижает стоимость проданного товара, значит, уходит от налогов.
Как подключить онлайн-кассу
Оборудование подключают в несколько этапов:
- предприниматель покупает или арендует аппарат и покупает фискальный накопитель;
- выбирает оператора фискальных данных и заключает с ним договор;
- регистрирует оборудование в налоговой инспекции;
- настраивает в магазине интернет;
- подключает технику к интернету и настраивает необходимые программы.
Регистрация в налоговой — обязательный пункт. Но прежде чем регистрировать, кассу нужно заполучить. Это можно сделать тремя способами:
- купить новый аппарат;
- модернизировать свою старую кассу;
- арендовать в банке.
У налоговой есть два реестра контрольно-кассовой техники: реестр нового оборудования и список старых моделей, которым доступно обновление. Можно работать только с аппаратурой, которая есть в реестрах.
Если предприниматель покупает новую технику, то просто подбирает модель под нужды своего бизнеса.
Если модернизирует старую, то обращается к производителю и покупает к старой модели комплект модернизации и фискальный накопитель.
Если арендует, платит ежемесячные взносы за оборудование.
Регистрировать кассу в ИФНС нужно при покупке и модернизации. Если арендовать аппарат в банке, регистрировать его не нужно.
Если в магазине уже есть техника старого образца и владелец хочет ее обновить, кассу сначала нужно снять с регистрации. Для этого предприниматель приносит в инспекцию заявление, фискальные отчеты и сам кассовый аппарат. После этого можно обновить оборудование и зарегистрировать его как новое.
Как зарегистрировать кассовый аппарат в ИФНС
Зарегистрировать аппарат можно через интернет или лично в ведомстве.
Через интернет. Перед регистрацией предприниматель оформляет квалифицированную электронную подпись — КЭП. Электронная подпись — аналог обычной подписи, нужна, чтобы подписывать электронные документы.
КЭП оформляется в специальных аккредитованных центрах Минкомсвязи, на это уходит 2–3 рабочих дня.
После этого владелец кассы заходит на сайт ФНС и переходит в личный кабинет. Там он заполняет заявку, в которой указывает:
- модель кассового аппарата;
- адрес установки аппарата;
- номер фискального накопителя;
- название оператора фискальных данных.
Заявление подписывает электронной подписью.
Дальше предприниматель получает регистрационный номер, который вводит в онлайн-кассу. После этого сайт выдает отчет о регистрации. Отчет нужно передать в инспекцию и взамен получить регистрационную карточку. На это отводится два рабочих дня.
Лично в ведомстве. Чтобы зарегистрировать кассу в налоговой, предприниматель приносит паспорт кассы и фискального накопителя, записывается на встречу к инспектору, заполняет заявление на регистрацию и отдает все документы сотруднику налоговой.
В этом случае кассу регистрируют за пять рабочих дней.
Налоговая регистрирует кассы бесплатно, если предприниматель ставит оборудование на учет самостоятельно. Также можно обратиться к организации-посреднику и заплатить за регистрацию 2000 — 4000 рублей.