С 2017 года государство обязует предпринимателей отчитываться перед налоговой с помощью онлайн-касс. Новые кассы записывают информацию о продажах и передают ее в налоговую по запросу.
Онлайн-кассы отличаются от старых по трем основным параметрам:
- вместо электронной ленты в них установлен фискальный накопитель, прибор, который записывает продажи кассы и отправляет эти данные в ФНС;
- у них есть интернет-модуль для онлайн-передачи данных;
- кассы передают отчеты в налоговую через посредника — оператора фискальных данных, или ОФД.
Чтобы работа с кассой была законной, ее нужно правильно зарегистрировать и соблюдать правила эксплуатации. Рассказываем, как запустить и использовать ККТ.
Как начать пользоваться кассой
Прежде чем покупать онлайн-кассу, нужно убедиться, что выбранная модель есть в реестре налоговой. Если такой модели в реестре нет, ФНС ее не зарегистрирует и предприниматель впустую потратит деньги.
После покупки кассы ее ставят на учет в налоговом органе — онлайн на сайте ФНС или офлайн в ведомстве. Для этого предприниматель:
- заполняет заявление на регистрацию кассы;
- проводит фискализацию аппарата;
- заключает договор с ОФД.
Если регистрировать через интернет, для заявления понадобится электронная подпись. Все остальное делается по инструкции в личном кабинете на сайте nalog.ru.
Если не хочет разбираться с онлайн-регистрацией, предприниматель приносит паспорта кассы и фискального накопителя в налоговую инспекцию, там же заполняет заявление, а через пять дней возвращается с кассой на руках. Сотрудник налоговой проводит фискализацию и пробивает пробный чек. После этого касса готова к работе.
Правила эксплуатации онлайн-касс
Кассу подключают к интернету. Если касса стоит в магазине, нужен стабильный интернет через вайфай или мобильную связь. Мобильные онлайн-кассы передают данные через встроенный модем.
Касса стоит на месте расчета с покупателем. А кассир выдает чек в течение пяти минут после покупки. Нельзя напечатать чек заранее в другом месте, а выдать через несколько часов или дней. Это правило особенно актуально для выездной торговли: оно означает, что курьеру для расчета нужна с собой мобильная касса.
Руководитель магазина организует обучение кассиров и заключает с ними договор о материальной ответственности. Кассир изучает правила эксплуатации кассы и учится выбивать чеки.
Перед началом работы кассир делает отчет об открытии смены. Что писать в отчете, сказано в Приказе ФНС о реквизитах фискальных документов. Все чеки, которые выдает кассир, оформляются в течение суток с момента открытия смены.
В начале смены кассир получает у директора ключи от кассы и деньги на размен.А также пробивает несколько пробных чеков, чтобы проверить исправность аппаратуры.
Кассир выдает электронный чек по просьбе покупателя. Если перед расчетом на кассе покупатель просит отправить чек по смс или на почту, кассир обязан выполнить просьбу.
Если отключается интернет, кассир проверяет работоспособность кассы на сайте ОФД. Когда на торговой точке происходит сбой связи, касса не может передавать данные в ФНС, но продолжает их записывать. Как только связь налаживается, все накопленные данные поступают в налоговую в порядке очереди. Если магазин не может наладить интернет за 30 дней, касса блокируется. При повторном подключении к интернету кассир проверяет возможность передачи данных в личном кабинете своего оператора.
В конце работы кассир делает отчет о закрытии смены. Кассир обнуляет кассу, сдает наличку директору и формирует отчет о закрытии смены. Потом кассир выключает оборудование и сдает ключи от кассы начальнику.
Также стоит помнить про срок годности фискального накопителя. Он может работать 13 или 36 месяцев. Когда ФН выходит из строя, работа на кассе недействительна, поэтому предприниматель должен вовремя менять накопитель на кассе.