Чтобы следить за продажами предпринимателей и контролировать выплату налогов, государство обязало компании использовать онлайн-кассы.
Разбираемся, кому в рознице нужна онлайн-касса, и как подобрать ККТ под запросы компании.
Зачем нужны онлайн-кассы
Новые кассы помогают налоговой автоматизировать отчетность. Они подключаются к интернету и передают в ФНС данные обо всех кассовых операциях. Налоговая собирает эти данные, а затем сравнивает с декларациями, и если находит расхождения, идет в компанию с проверкой.
В кассах нового образца вместо электронной ленты установлен фискальный накопитель. Это прибор, который фиксирует каждую продажу торговой точки.
В момент оплаты на кассе накопитель через интернет передает данные о продаже оператору фискальных данных — посреднику между кассой и ФНС. Оператор обрабатывает информацию, регистрирует чек, возвращает его на кассу и одновременно передает в налоговую.
После этого касса печатает фискальный чек, который продавец отдает клиенту. К этому моменту налоговая уже знает о покупке и учитывает ее в продажах предпринимателя.
Кому в рознице нужны онлайн-кассы
К лету 2018 года на новые кассы перешли юрлица на упрощенной и основной системе налогообложения, а также предприниматели и компании на патенте и вмененке, у которых есть сотрудники в штате.
То есть в розничной торговле кассы нужны всем, кроме предпринимателей, которые торгуют в одиночку, и тех, кто попал в список исключений ФНС.
В частности, в этом списке:
- торговцы овощами, фруктами, рыбой с лотков;
- продавцы цветов с рук;
- торговцы журналами и газетами;
- предприниматели, торгующие хенд-мейд товарами на ярмарках;
- продавцы религиозных товаров: икон, крестиков, свечек.
Эти и некоторые другие торговцы могут работать без кассы. Полный список исключений — в 54 ФЗ.
Остальные покупают кассу нового образца и фискальный накопитель, регистрируют ее в налоговой и подключают к интернету.
Как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли
По закону 54 ФЗ, онлайн-касса должна соответствовать требованиям налоговой. У ФНС есть специальный реестр касс — пользоваться можно только оборудованием из этого списка.
Кассы из реестра ФНС оснащены фискальным накопителем, подключаются к интернету и печатают фискальные чеки. Это минимальные требования к кассе, дальше надо смотреть на нужды торговой точки.
Например, крупному розничному магазину вроде Ашана понадобится кассовый аппарат с широким дисплеем, принтером чеков и быстрым считывателем штрих-кодов. Поскольку такая касса выбивает в день по двести чеков, она должна работать быстро, чтобы избежать очередей. Клиенты такого магазина часто платят картами, поэтому касса должна интегрироваться с платежным терминалом.
Для мелкой розницы подходит обычная автономная касса без модема. У нее нет тач-дисплея, вместо него — крупные кнопки. Такая касса рассчитана на небольшой поток клиентов и подходит для работы на открытом воздухе.
Если магазин торгует спиртными напитками, кассу надо интегрировать с ЕГАИС — системой контроля оборота алкоголя в стране. В этом случае к кассе надо докупить сканер 2D-штрихкодов. С помощью него касса одновременно отправляет данные в налоговую и Росалкогольрегулирование.
Можно ли не покупать новое ККТ, а обновить старое
Закон не запрещает вместо покупки новой кассы обновить старую. Но это можно сделать только с кассами, которые есть брошюре ФНС. Чтобы обновить кассу, владелец обращается к производителю кассы, докупает комплект обновления и фискальный накопитель.
Как перейти на онлайн-кассу в розничной торговле
Чтобы начать работать с онлайн-кассой, предприниматель:
- покупает новый комплект контрольно-кассовой техники под свои нужды или обновляет старую кассу;
- регистрирует кассу и фискальный накопитель в налоговой — это надо делать и с новой кассой, и в случае, если обновляете старую;
- зарегистрировать кассу можно через интернет в личном кабинете на сайте ФНС или очно в ведомстве;
- выбирает оператора фискальных данных — можно сотрудничать только с теми ОФД, которые получили лицензию ФНС;
- заключает договор с оператором фискальных данных;
- настраивает на торговой точке мобильный интернет или вай-фай;
- подключает кассу к интернету.
Штрафы за работу без кассы
Если по закону предприниматель обязан поставить кассу и не делает этого, может нарваться на штраф:
- от 70 до 100% выручки, полученной не через кассу. Минимальный штраф для индивидуальных предпринимателей — 10 000 рублей, для юридических лиц — 30 000.
- если при повторной проверке налоговая обнаружит, что кассы нет, может заблокировать работу компании на три месяца.