Онлайн-касса — это устройство, которое собирает информацию о продажах торговой точки и автоматически передает отчеты в налоговую. Кассы помогают государству контролировать обороты предпринимателей и бороться с теневой экономикой.
По закону 54 ФЗ, к 2018 году онлайн-кассы установили фирмы и ИП на основной системе налогообложения, а также предприниматели на патенте и вмененке с сотрудниками в штате. К 2019 году на кассы перейдут организации из сферы услуг и самозанятые ИП.
Рассказываем про основные характеристики онлайн-касс.
Характеристики кассы: встроенный интернет-модуль
Онлайн-кассы подключаются к интернету, чтобы передавать отчеты в налоговую. Каждый предприниматель, который устанавливает кассу, подключает на торговой точке интернет через вайфай или провод.
По закону кассы нужны и в магазинах, и на выездной торговле, поэтому курьеры берут с собой мобильные кассы. В таких кассах интернет работает через сим-карту.
Фискальный накопитель — ключевая характеристика ККМ
Главное отличие онлайн-кассы от ККТ старого образца — наличие фискального накопителя, ФН. Это специальный чип, который записывает, сколько продаж сделал магазин, и передает эти данные через интернет в налоговую.
В старых кассах суммы покупок записывались на электронную ленту, ЭКЛЗ. Раз в году ленту доставали из кассы и несли в ФНС.
Накопитель заменил ленту и позволил отправлять данные о продажах автоматически. Во время покупки на кассе ФН формирует фискальный чек и передает его в налоговую через фирму-посредника.
Есть кассы со встроенным ФН, а есть такие, к которым накопитель нужно докупать. В обоих случаях фискальный накопитель придется периодически менять, так как у него ограниченный срок годности. Бывают накопители на 13 и на 36 месяцев.
Договор с оператором фискальных данных
Оператор, ОФД — это и есть посредник, через которого касса отчитывается в налоговой. Во время расчета с покупателем ФН формирует чек и передает его оператору. ОФД регистрирует покупку, отправляет информацию в налоговую и возвращает чек на кассу.
Перед оформлением кассы в налоговой владелец ККТ выбирает оператора, с которым будет сотрудничать. После регистрации в ФНС магазин заключает договор с ОФД и оплачивает его услуги.
Принтер чеков
Онлайн-касса выдает покупателю чек с фискализацией. На таком чеке отображается ИНН и адрес магазина, номер ОФД, система налогообложения, НДС.
Фискальный чек обладает юридической силой — с ним можно идти в суд, если продавец не возвращает деньги за просроченный товар, или получить налоговый вычет за лечение.
В одних кассах принтер чеков встроен, в других — он вынесен в отдельное устройство — фискальный регистратор. Чек нужен в любом случае — без него сделка на кассе будет незаконной.
Перечисленные характеристики — необходимый минимум для онлайн-кассы нового образца. Все модели касс, которые удовлетворяют этим требованиям, собраны в едином реестре контрольно-кассовой техники. Его можно найти на официальном сайте налоговой службы.