Государство переводит компании на ККТ или контрольно-кассовую технику нового образца — онлайн-кассы. Это нужно, чтобы пополнять бюджет, защищать покупателей и закрыть теневой бизнес. Большинство аптек работают с онлайн-кассой, но некоторым можно работать вообще без ККТ. Разберемся, как работает новая кассовая техника, как помогает государству и покупателям и в каких случаях владелец аптеки применяет онлайн-кассу.
Как работает кассовый аппарат нового образца
Касса называется «онлайн», потому что работает через интернет. Когда покупатель рассчитывается за лекарство, кассовый аппарат печатает бумажный чек и формирует электронный. Электронный чек содержит те же поля, что и бумажный:
- название и адрес аптеки;
- дата и время сделки;
- название лекарств, их количество;
- стоимость каждого лекарства и общая сумма;
- ИНН и форма налогообложения аптеки;
- имя фармацевта или провизора.
Онлайн-касса отправляет электронный чек оператору фискальных данных. Оператор хранит информацию о продажах пять лет.
Зачем аптеки переходят на онлайн-кассы
Когда налоговый инспектор сомневается, что владелец аптеки работает честно, он запрашивает электронные чеки у оператора данных. Инспектор сравнивает реальные продажи с отчетностью, которую сдает предприниматель, и делает выводы. Если цифры совпадают — аптека работает честно, можно не выезжать с проверкой.
Покупатель запрашивает чеки у оператора данных, когда хочет вернуть лекарство, например если оно оказалось просроченным. Провизор может отказать в возврате, если покупатель потерял бумажный чек. С электронным чеком можно доказать факт покупки и вернуть деньги за просроченный товар.
Внутри контрольно-кассовой машины или ККМ стоит фискальный накопитель, который шифрует электронные чеки. Их невозможно подделать, поэтому нечестный предприниматель не может скрыть доход и сэкономить на налогах. Теневым аптекам сложнее работать — приходится либо закрываться, либо конкурировать честно. Поэтому тем предпринимателям, которые платят налоги, становится проще вести дела.
Может ли аптека работать без кассового аппарата
Предприниматели, которые торгуют в розницу, в том числе через аптеку, ставят онлайн-кассы до 1 июля 2018 года.
Исключение — аптеки без сотрудников, которые платят единый налог на вмененный доход. У таких аптечных пунктов отсрочка до 1 июля 2019 года, но если владелец бизнеса нанимает фармацевта или уборщицу, нужно поставить кассу в течение месяца.
Фельдшерские пункты, которые продают лекарства в сельской местности — это социально значимый бизнес, закон разрешает работать без кассового аппарата.
Также без кассы можно держать аптеку в местности, где нет связи и нормальных дорог — такие местности называются труднодоступными. Районная администрация составляет список таких территорий и публикует у себя на сайте.
Аптека, которая продает медикаменты через сайт, торгует через онлайн-кассу. Неважно, как платит покупатель: по интернету или курьеру при доставке.
Какая онлайн-касса для аптеки лучше
Контрольно-кассовые машины делятся на мобильные и стационарные.
Мобильные — работают от аккумулятора, а к сети подключены по сим-карте или вай-фаю. Это переносные устройства, поэтому их берут с собой курьеры, чтобы принять оплату у покупателя дома. Мобильная касса занимает мало места, но ее нужно подзаряжать раз в день или два.
Стационарные — работают от электросети, к интернету подключается по вай-фаю или кабелем. Эти устройства ставят на прилавок. К стационарной кассе можно подключить дополнительную технику, например, монитор для покупателя или сканер штрих-кодов. Стационарная касса занимает сравнительно много места, но стоит дешевле мобильного устройства.
Чтобы выбрать кассовое оборудование, нужно знать особенности бизнеса:
- Аптека в спальном районе может обойтись без кассы, если работает на ЕНВД. Если хозяин ставит кассу, то достаточно самого дешевого аппарата — который отправляет чеки оператору данных и больше ничего не делает.
- В аптечном пункте в центре города лучше поставить кассу с большим цветным дисплеем, чтобы фармацевт быстро находил лекарства и не создавал очереди.
- Для интернет-аптеки подойдет аппарат в кассовой ферме. Ферма — это когда владелец сотни кассовых аппаратов сдает их в аренду, при этом сами устройства остаются у него. Программист подключает сайт к одной из касс в ферме, и этого достаточно чтобы продавать медикаменты по 54 ФЗ.
Если по закону можно работать без онлайн-кассы, ее все же лучше подключить, чтобы принимать оплату картой. Для этого нужно открыть расчетный счет, купить устройство и подключить эквайринг. Подобрать банк
Как начать работу с кассовым аппаратом
Чтобы поставить кассу, предприниматель открывает в банке расчетный счет. Для этого собирает документы:
- выписку из реестра ИП или юрлиц,
- свидетельство о постановке на учет,
- ИНН компании,
- паспорт.
Банк может запросить другие документы, если хочет проверить предпринимателя.
Чтобы принимать оплату картой, нужно подключить к расчетному счету услугу эквайринга. За каждый платеж по карте банк берет комиссию 1,5–4%, сумма зависит от платежной системы и оборота аптеки.
Когда расчетный счет открыт, предприниматель устанавливает кассовое оборудование — саму кассу и терминал для приема банковских карт. В некоторых аппаратах терминал встроенный, иногда его нужно подключать отдельно.
Кассовый аппарат стоит 6000–250 000 рублей, для аптеки средняя цена устройства — 25 000 рублей. Это аппарат с цветным дисплеем, встроенным банковским терминалом и принтером для чеков. Такое устройство можно подключить к системе складского или бухгалтерского учета, чтобы следить за остатком товаров и быстро платить налоги.
Помимо кассы предприниматель платит за:
- фискальный накопитель — 6000 рублей;
- договор с оператором фискальных данных — 3000 рублей в год;
- электронную цифровую подпись для регистрации кассы в налоговой — 1500 рублей;
- интернет — от 100 до 3000 рублей в месяц.
Получается, что средняя онлайн-касса для аптеки стоит 35 000 рублей.
Как сэкономить на кассовом оборудовании
Чтобы сэкономить, можно купить кассовый аппарат в том же банке, где открыт расчетный счет — тогда банк даст скидку на обслуживание счета или эквайринг. Некоторые банки дают кассу в аренду, но не берут за это плату, если аптека поддерживает оборот на высоком уровне. Это выгодном всем: банк получает комиссию за каждый платеж по карте, а предприниматель пользуется техникой бесплатно. Если кассовый аппарат ломается, банк чинит его или меняет на новый.
Онлайн-кассу можно купить у прежнего владельца. Это дешевле, но риски выше: старые устройства ломаются чаще, а ремонтировать придется за свои деньги.
Перейти на онлайн-кассу лучше как можно раньше. Госдума больше не даст отсрочку на установку оборудования, поэтому к 1 июля 2019 года почти все предприниматели установят кассы. Цены к этому времени могут подняться. Если установить кассовый аппарат сейчас, можно начать принимать оплату по безналу и подключить устройство к системе учета.