Онлайн-касса — устройство, которое передает чек предпринимателя оператору фискальных данных, когда покупатель оплачивает товар. Оператор передает информацию о продажах в налоговую по требованию — инспектор видит чеки компании на мониторе и не тратит время на выездные проверки.
Большинство интернет-магазинов работают с электронным кассами с 2017 года, но есть исключения.
Что считать интернет-магазином
Налоговая считает владельцем интернет-магазина любого предпринимателя, который продает что-либо через интернет. Например, если предприниматель:
- консультирует по юридическим или психологическим вопросам по Скайпу;
- готовит тортики и продает их через соцсети;
- предлагает подписаться на платную имейл-рассылку;
- закупил чехлы для телефона и занимается розничной торговлей через собственный сайт.
Товар или услуга, которую частный покупатель оплачивает через интернет, считается купленной в интернет-магазине. Если покупатель нашел товар в интернете, но договорился оплатить по реквизитам расчетного счета или наличными — это не покупка в интернет-магазине. В этом случае продавец выдает покупателю бумажный чек. Данные о продаже нужно самостоятельно внести в отчетность или декларацию.
Владелец онлайн-магазина работает с электронной кассой нового образца и отправляет покупателю электронный чек на телефон или почту.
Каким магазинам нужен кассовый аппарат нового образца
Общее правило — при продаже по сети нужна касса. Но есть три исключения:
- компания принимает оплату только почтовым переводом — в этом случае перед налоговой отчитывается Почта России;
- покупатели магазина — ИП и юрлица, которые платят только по банковским реквизитам;
- предприниматель продает изделия народных художественных промыслов — расписные сувениры, текстиль, деревянные поделки.
Предприниматели на патенте и вмененке ставят кассу до 1 июля 2019 года.
Как выбрать онлайн-кассу
Чтобы выбрать кассу, нужно понимать какое количество продаж в магазине, функционал и удобство работы с банком.
Продажи. Если предприниматель продает пять-десять консультаций в месяц, достаточно самого дешевого кассового аппарата. Когда нужно принять оплату, предприниматель включает устройство, а затем выключает. Для крупного онлайн-магазина нужен мощный аппарат, который может обрабатывать большое количество продаж.
Функционал. Дешевая касса за 6000 рублей отправляет чеки оператору данных и больше ничего не делает. Если нужно подключить устройство к системе складского учета или онлайн-бухгалтерии, придется покупать кассу за 20 000 — 40 000 рублей. Тогда можно будет удаленно управлять магазином: проверять остаток товара на складе, смотреть статистику продаж, платить взносы и налоги.
Банк. Если касса принимает платежи онлайн, это называется эквайрингом. Это банковская услуга, которая подключена к расчетного счету. Поэтому важно выбрать банк, с которым удобно и выгодно работать. Для этого следует поспрашивать друзей, почитать отзывы и сравнить тарифы на расчетно-кассовое обслуживание. Подобрать банк
Устройства бывают двух видов: стационарные и мобильные. Стационарные работают от электросети, мобильные — от аккумулятора. Стационарный аппарат требует больше места и занимает розетку, а мобильный нужно подзаряжать раз в два дня.
Расходы на онлайн-кассу для интернет-магазина
Кассовый аппарат обойдется в 6000–40 000 рублей. Помимо этого предприниматель платит за:
- договор с оператором фискальных данных — 3000 рублей в год;
- фискальный накопитель — от 6000 до 11 000 рублей в зависимости от срока действия;
- электронную цифровую подпись для регистрации кассы в налоговой — 1500 рублей.
Сама регистрация устройства бесплатна, но можно обратиться за помощью к бухгалтеру или юристу, чтобы не стоять в очереди. Услуга стоит 3000 рублей.
Где купить электронную кассу для интернет-магазина
Кассовая техника продается в специализированных магазинах, банках и на досках объявлений. Стоимость кассы в магазине обычно ниже, чем в банке, но банки предлагают скидки на эквайринг и расчетный счет тем, кто покупает у них технику. Если покупать аппараты с рук, получится дешевле, но такие устройства ломаются чаще, и ремонтировать приходится за свой счет.
Устройство можно арендовать. Год аренды обычно стоит, как новая касса. Если арендовать устройство в банке, нужно поддерживать оборот компании на определенном уровне — иначе банк забирает кассу или вводит дополнительные комиссии. В аренду сдают б/у аппараты, но банк ремонтирует или меняет кассу, если она сломалась.
Чтобы не покупать устройство, можно подключить виртуальную онлайн-кассу. Для этого нужен телефон или планшет на Андроиде и мобильное приложение, например «Мой Склад». Устройство находится у компании «Мой Склад», а предприниматель платит 2000 — 3000 рублей в месяц, чтобы проводить через него платежи.