Контактную информацию мы размещаем, как правило, в двух местах: на визитках и в подписи в почте. Давайте рассмотрим подробно каждый из способов связи, который нужно давать партнерам.
1. Email
Первостепенный официальный способ связи с вами.
Оптимальный формат: имя.фамилия@company.com. Никаких lovelyann или tonybest!
Если вы представляете компанию, почтовый ящик должен быть строго в домене организации. Переписка от лица компании со сторонних доменов выглядит как минимум подозрительно.
Если вы фрилансер, то, во-первых, нелишним будет обзавестись своим доменом (пусть даже пока без сайта) и подключить к нему почту. Это вызывает доверие и прибавляет вам пару баллов как профессионалу. Если все же выбираете бесплатные сервисы, отдайте предпочтение Gmail. Никаких mail.ru или yandex.ru для международного общения!
Если у вас непростое имя (скажем, angelina.shipulina@company.com), то имеет смысл завести alias из инициалов, то есть сократить ваш почтовый идентификатор до двух букв (as@company.com). Это удобно для визиток, да и вообще является client-friendly жестом, ведь что значит набрать две буквы вместо того, чтоб запоминать написание вашей фамилии в латинице!
Кстати, помните, чем client отличается от customer?
Обязательно дублируйте свой email в подписи в почте. Причем лучше сделать его активной ссылкой, чтобы при клике на email у партнера открывалось окно почтового клиента.
2. Телефон
Традиция оставлять в подписи номер организации с добавочным сотрудника отходит в прошлое. Сейчас во многих интернет-компаниях стационарные аппараты отсутствуют как вид, их заменила IP-телефония.
Знаю, что многие менеджеры против того, чтоб оставлять свой личный мобильный. Считаю такую позицию нечестной. Если ваша профессиональная деятельность подразумевает общение с партнерами, то быть с ними на быстрой связи – необходимое условие продуктивной работы! Партнер должен иметь возможность написать вам в чат, а все современные мессенджеры привязаны к номеру телефона. Не нужно думать, что оставить свой номер – значит позволить вторгнуться в личную жизнь. Тем более что при грамотном ведении коммуникации вы можете сами регулировать частотность контактов (я еще напишу об этом отдельный пост).
Если совсем принципиально, заведите себе виртуальный номер. Сейчас есть сервисы, которые позволяют сделать это на одной симкарте. А в последней версии Telegram Desktop, например, реализован мультиаккаунтинг c бесшовным переключением между вашими акками.
Телефон в контактах должен быть указан в международном формате: +7ХХХХХХХХХХ. Никаких восьмерок в начале! Если ведете бизнес с партнерами из разных стран, рядом с номером можно указать свою временную зону (о том, какие они бывают и какая – ваша, читайте здесь).
Также рядом с номером телефона можно указать мессенджеры, которыми вы пользуетесь. Но помните: какой бы набор мессенджеров вы ни предлагали своим партнерам, основным для международного общения до сих пор остается Skype.
3. Skype
Независимо от того, нравится вам это владение Майкрософта или нет, нужно принять как данность, что скайп является основным инструментом международного общения для представителей всех стран и континентов. Вы можете сколько угодно переписываться с партнерами в телеграме или вотсапе, но когда нужно будет провести конференс кол, в 99% случаев выбор падет именно на скайп.
Я считаю обязательным указывать свой skype ID во всех контактах. Позаботьтесь о том, чтобы никнейм соответствовал вашей должности. Конечно, за время работы я встречала массу вариантов типа lonelybeauty2012 или weekendwarrior, но согласитесь – такие ассоциации неуместны в деловом общении.
Таким образом, требования к скайп имени – такие же, как к почтовому ящику. Идеальным вариантом будет имя.фамилия. В некоторых компаниях обязуют заводить отдельную рабочую учетку в виде name.company_name. Что ж, такой формат тоже имеет место быть. Но если у вас в организации нет жесткого регламента по переписке с партнерами, я рекомендую использовать личный профессиональный скайп-аккаунт, ведь вероятность того, что вам пригодятся контакты с предыдущих проектов крайне высока.
Мы рассмотрели три основных вида контактных данных, которые используются в международке. Указывать их что в почте, что на визитках можно следующим образом:
Email: ab@company.name
Mob: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ (telegram, whatsapp, wechat)
Skype: name.surname
О других элементах подписи в почте читайте в моих постах:
PS. Больше контента в телеграм канале Business English