Онлайн-касса — это аппарат, который формирует электронный чек, когда покупатель рассчитывается с кассиром. Касса отправляет чек покупателю на почту, а также оператору фискальных данных или ОФД. Оператор хранит чеки пять лет и выдает по запросу налоговой и покупателей.
Зачем нужен кассовый аппарат по 54 ФЗ
Кассы нового образца помогают налоговой, покупателям и предпринимателям.
Налоговый инспектор видит продажи предпринимателя в декларации. Чтобы сравнить реальные чеки с теми, которые компания указывает в отчетности, инспектор обращается к ОФД. В случае, если с чеками все в порядке, сотрудник налоговой не тратит время на выездную проверку.
Если покупатель хочет вернуть товар, но потерял бумажный чек, продавец может отказать в возврате и попросить подтвердить покупку. Через ОФД покупатель получает копию чека и возвращает товар в магазин.
Электронный чек не подделать — теневые предприниматели начинают работать честно или закрывают бизнес.
Как выбрать между стационарной или мобильной онлайн-кассой
Кассовая техника бывает стационарной и переносной. Стационарная работает от электричества и подключена к интернету кабелем. Ее ставят в торговых точках, кофейнях, аптеках. Переносная подключается к интернету по сим-карте или вай-фай и работает от аккумулятора. Она необходима, когда нужно принять оплату там, где нет розетки. Например, в такси или у покупателя дома.
Как работать с мобильной кассой для курьеров
Сначала предприниматель регистрирует кассу в налоговой и у оператора фискальных данных. Это можно сделать по интернету или при личном визите. Если арендовать устройство в банке, то менеджер банка сам зарегистрирует кассу. Налоговая регистрирует кассу пять дней. После этого можно принимать платежи и пробивать клиентам чеки.
Если у кассы нет принтера, она отправляет электронный чек на почту покупателя.
Чтобы принимать оплату по карте, нужно подключить к кассе считыватель карт, открыть расчетный счет и заказать эквайринг.Подобрать банк
Считыватель карт. Считыватель получает информацию о карте, чтобы банк предпринимателя проверил, хватает ли денег на покупку. Устройство считывает карту по чипу, магнитной полосе или бесконтактным способом. В некоторые кассы считыватель встроен. Если не встроен, его нужно купить и подключить. Стоимость — от 2000 до 5000 рублей.
Расчетный счет. Это счет для предпринимателей, который помогает вести дела и снимает ограничения с бизнеса. Например, без счета нельзя платить или принимать больше 100 000 рублей по одному договору. Если есть расчетный счет, компания платит налоги и зарплату одним движением. Принимать оплату по безналу без расчетного счета не получится.
Эквайринг. Это банковская услуга для компаний, которые принимают оплату безналичным способом: картой или в интернете. Предприниматель заказывает эквайринг, когда у него есть расчетный счет. Стоимость эквайринга — от 1,5% до 4% от суммы продажи. Если у компании большой оборот, то комиссия меньше.
Где купить мобильную кассу для курьеров с приемом карт
Кассовые аппараты продаются в специализированных магазинах и банках. В магазинах обычно дешевле, но если покупать в банке, можно получить скидку на эквайринг или обслуживание счета. Чтобы сэкономить, предприниматель открывает счет, подключает эквайринг и покупает технику в одном и том же финансовом учреждении.
Иногда выгодно купить кассу по объявлению. Если касса бывшая в употреблении, прежний владелец снимает ее с регистрационного учета, а новый — регистрирует в налоговой. Кассы, которые уже были в употреблении, работают также, как и новые, но ломаются чаще. Ремонтировать придется за свой счет. Если арендовать не новую кассу в банке, они чинят аппарат или меняют на новый.
Сколько стоит мобильная онлайн-касса для курьеров
Самая дешевая онлайн-касса обойдется в 6000 рублей. Она помогает соблюдать 54 ФЗ и больше ничего не делает. К устройству предприниматель покупает фискальный накопитель за 6000 — 11 000 рублей, считыватель карт за 2000 рублей и заключает договор с оператором фискальных данных — еще 3000 рублей. Полный комплект обходится в 17 000 рублей.
Каждому курьеру нужна своя касса. Если нет денег на покупку новых устройств, компания арендует их по 1500 рублей в месяц.