Подготовка и сдача отчета – одно из важнейших дел в работе бухгалтера. Однако, иногда сбор первичной документации занимает больше времени и сил. Как оградить себя от такой нервотрепки? Как правильно организовать сотрудников, чтобы они вовремя приносили первичные документы? Есть несколько способов.
Регламент документооборота
Необходимо создать регламент документооборота. В нем следует прописать механизм движения документов в организации, сроки их сдачи в бухгалтерию, ответственных лиц. Это кропотливый, долгий, но очень важный этап. Чем больше организация, тем дольше будет путь движения бумаг, тем больше процедур необходимо будет описать. Важно следить за простотой понимания регламента, чтобы не возникало впоследствии проблем с тем, что сотрудник не может разобраться в нем.
Для того чтобы показать всю важность данного процесса, регламент можно закрепить в должностной инструкции каждого. В данном случае, сотрудника, который не предоставил в срок необходимые документы, можно привлечь к ответственности. Это мобилизует сотрудников и покажет всю важность процедуры отслеживания и сбора первички.
Такой регламент руководитель должен утвердить приказом, с которым работников следует ознакомить. Перед тем как показывать готовый вариант директору, правильно будет согласовать документ с начальниками тех отделов или подразделений, чьи сотрудники принимают участие в документообороте. Благодаря такой коллективной работе не останутся без внимания важные детали.
Важно продумать факт получения документов в бухгалтерии. Можно завести журнал или специальный файл, в котором фиксировать дату получения, ФИО сотрудника доставившего бумаги.
Отношения в коллективе
Профессионализм – это главное в работе. Но человеческий фактор никуда не деть. Среднестатистический труженик предпочтет работать с приятным для себя человеком, пусть даже его профессиональные качества будут ниже. Это также следует учитывать.
Поговорить с начальниками тех отделов, чьи сотрудники не предоставляют первичку в срок. Выяснить причины. Объяснить важность получения документов вовремя, что это не прихоть бухгалтеров, а необходимость. В случае задержки, могут возникнуть последствия для организации: пени, штрафы и пр. Часто такие разговоры вне протокола имеют хороший результат.
В случае если сотрудник не может в срок предоставить бумаги из-за сильной загруженности, большого объема работы, попытаться мирным путем разрешить ситуацию. Например, продлить ему срок сдачи или найти коллегу, который сможет собрать необходимые документы вовремя и передать в бухгалтерию.
Сохранение позитивного климата в организации важно не меньше, чем четкое соблюдение всех правил и регламентов. Люди, которые работают без нервов, в спокойной обстановке, без страха наказания и депримирования, более работоспособны, их показатели производительности выше. Необходимо пытаться решить вопрос мирным путем, быть готовым к компромиссам.
Если задержка не по вине сотрудников, а по вине контрагента, то обсудить следует с их бухгалтерией. Призвать к профессиональной солидарности в неформальном разговоре. Чтобы изначально избежать проблем, на этапе заключения договора, можно внести в него пункт о сроках предоставления документов.
Материальная ответственность и варианты взысканий
Один из самых (если не самый) действенных способов добиться точного выполнения инструкции – «наказание рублем». Положительный вердикт о нем должен быть согласован с руководителем. Внесение в регламент или отдельный приказ о материальном наказании необходимо донести до сотрудников.
Поскольку штрафы незаконны с точки зрения ТК РФ, единственно возможным представляется депримирование. Следует четко расписать, какая сумма будет удерживаться из премии сотрудника за документы, доставленные не вовремя, сроки, в которые необходимо предоставить бумаги.
Если такая система наказания была введена, ее необходимо четко придерживаться, без исключений. Сотрудники должны видеть, что это работает, поблажек нет ни у кого. Такой подход стимулирует точно придерживаться регламента.
Существуют и нематериальные виды взысканий: замечание или выговор. Это прописано в статье 192 ТК РФ «Дисциплинарные взыскания».
Ответственных сотрудников, вовремя (например, раньше других коллег) и в полном объеме предоставивших первичные документы в бухгалтерию, можно премировать. Это подстегнет остальных.