С 2017 года компании и индивидуальные предприниматели переходят на онлайн-кассы нового образца. Этого требует закон 54 ФЗ о контрольно-кассовой технике. Новые кассы нужны, чтобы сделать бизнес более прозрачным. Они работают через интернет и самостоятельно отправляют отчеты о продажах оператору фискальных данных, а налоговая запрашивает данные у оператора.
Первыми перешли на кассы компании на ОСН и упрощенке, предприниматели в общепите и крупной рознице. В 2018 году к ним присоединились все остальные, кроме самозанятых ИП, торговцев через вендинговые автоматы и компаний из сферы услуг.
Налоговая освободила от касс только небольшой сегмент бизнеса — например, торговцев овощами и рыбой с лотков, столовые в школах и университетах, мастерские по ремонту одежды и обуви, продавцов билетов в транспорте и торговцев хенд-мейдом. Остальные вынуждены ставить кассы, чтобы их работа была законной.
Рассказываем, какие виды онлайн-касс бывают и на что ориентироваться при выборе ККТ.
Принцип работы онлайн-касс
Основная задача онлан-касс — помогать государству контролировать обороты бизнеса. Кассы автоматизируют отчетность: с ними сложнее уклоняться от налогов.
До принятия поправок к закону 54 ФЗ предприниматель подавал декларацию в налоговую инспекцию. Для ФНС это был единственный способ узнать о доходах компании. При этом было сложно проверить, все ли продажи попали в декларацию. А с онлайн-кассами информация о продажах поступает в налоговую автоматически.
Основной компонент старых касс — электронная лента, ЭКЛЗ. В момент сделки с покупателем касса записывала на электронную ленту сумму покупки. Эта информация копилась на ленте, раз в год ее вынимали и несли отчитываться в налоговую.
В новых кассах электронную ленту заменили на фискальный накопитель — специальное устройство, которое сохраняет данные о продажах. Но в отличие от ЭКЛЗ, фискальный накопитель умеет передавать эти данные по интернету в налоговую.
В момент покупки на кассе фискальный накопитель формирует чек и отправляет его оператору фискальных данных, ОФД. Оператор — это юрлицо, которое работает посредником между кассой и налоговой.
ОФД проверяет чек, регистрирует его, передает в ФНС по запросу и возвращает на кассу. Касса печатает фискальный чек или отправляет его клиенту на электронную почту.
Чек, распечатанный на новой кассе, обладает юридической силой и помогает покупателям защищать свои права. Например, по чеку можно вернуть просроченный или бракованный товар или пойти с ним в суд, если продавец отказывается возвращать деньги. А при покупке алкоголя по QR-коду на чеке можно узнать, кто и где произвел бутылку и не является ли она контрафактной.
Какие есть виды онлайн-касс
По закону предприниматель может установить тольку ту кассу, которая соответствует требованиям налоговой. Правильная касса совместима с фискальным накопителем или имеет встроенный накопитель, подключается к интернету и умеет печатать фискальные чеки.
Чтобы упростить задачу бизнесменам, налоговая выпустила реестр контрольно-кассовой техники. В него попали модели ККМ, которые пригодны в условиях нового законодательства.
Сейчас в реестре больше 120 моделей стоимостью от 12 до 100 000 рублей. Они делятся на автономные кассы и смарт-терминалы.
Автономные кассы
Автономная онлайн-касса — это небольшой прибор, который напоминает обычный калькулятор с крупными кнопками. Среди онлайн-касс это самый простой и дешевый вариант. Такая касса нужна продавцу, только чтобы соблюдать закон: передавать данные оператору фискальных данных и печатать чеки.
Автономная касса имеет фискальный накопитель и интернет-модуль для подключения к сети. Функционал такой кассы ограничен: обычно на них не устанавливают кассовых или товароучетных программ. Если предприниматель принимает оплату картами, автономную ККМ подключают к платежному терминалу.
По закону продавцы указывают в фискальном чеке перечень и стоимость проданных товаров. Поэтому даже при работе на автономной ККТ создают список с названиями и ценами ассортимента магазина.
Чтобы решить эту задачу, можно подключить автономную кассу через провод к компьютеру и загрузить в нее список товаров через специальную программу.
Другие кассы поддерживают связь с личным кабинетом предпринимателя в интернете. Тогда подключать к компьютеру ничего не нужно — обмен данными происходит через сеть, а в своем личном кабинете продавец проводит мониторинг ККТ.
Автономные кассы используют в магазинах с небольшим потоком посетителей. Такая ККМ легко выбивает двадцать-тридцать чеков в день.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал — это планшет с фискальным накопителем и встроенным принтером чеков. У него есть тач-дисплей, на котором можно выбирать товары и формировать заказы.
Обычно на смарт-терминал устанавливают кассовую программу, которую интегрируют с товароучеткой. Если предприниматель торгует алкоголем, выбирает смарт-терминал, совместимый с системой ЕГАИС. Она позволяет государству контролировать обороты алкоголя в стране.
У смарт-терминалов много функций для контроля доходов, учета остатков, мониторинга статистики. Некоторые смарт-терминалы дают доступ к онлайн-магазину приложений, которые помогают анализировать статистику доходов и расходов, контролировать закупки и выявлять самые популярные позиции продаж.
Смарт-терминалы популярны в общепите с большим потоком клиентов, в сфере услуг и в средней и крупной рознице.
Стационарные и мобильные онлайн-кассы
Онлайн-кассы бывают стационарные и мобильные. Стационарные работают от электрической сети, а мобильные имеют встроенный аккумулятор и модем.
Стационарные кассы не предназначены для транспортировки. Их устанавливают в одном месте и подключают к компьютеру. Такие кассы подходят для магазинов, в которых покупатель сам приносит товары кассиру, — например, для продуктовых маркетов, хозтоваров или магазинов одежды.
Еще стационарные кассы часто устанавливают в ресторанах, гостиницах или кафе. При необходимости официант подходит к покупателю с переносным платежным терминалом, тогда как сама касса остается у администратора или на баре.
Мобильные кассы мало отличаются по функционалу от стационарных, но более компактные и легкие. Обычно такая касса помещается в ладонь и весит меньше 1 кг.
В мобильных кассах встроенный фискальный накопитель и интернет-модуль. Чтобы распечатать чек, они подключаются к планшету или смартфону через мобильный интернет или блютуз.
Мобильные кассы используют магазины при выездной торговле, а также курьерские службы и такси, которые не связаны с крупными агрегаторами. Также мобильные кассы удобно использовать при продаже крупногабаритных товаров. Не надо нести покупку на кассу — можно просто подойти к нему и просканировать штрихкод.
Как выбрать кассовый аппарат
Чтобы правильно подобрать модель ККТ, надо смотреть на проходимость магазина, специфику бизнеса и товара.
Например, кафе, столовым и бургерным с постоянным потоком клиентов автономная касса не подойдет. Нужен смарт-терминал с широким экраном, возможностью сделать отложенный чек, быстрым принтером штрих-кодов и платежным терминалом.
Общепиту и розничному магазину с алкоголем нужна смарт-касса, совместимая с программой ЕГАИС, а также считыватель 2D-штрихкодов и фискальный регистратор, который печатает чеки с QR-кодами.
Крупная розница выбирает многофункциональные кассы со встроенными платежными терминалами и быстрыми принтерами чеков.