Предприниматели и компании устанавливают онлайн-кассы — этого требует закон 54 ФЗ.
Чтобы соблюсти требования закона, предприниматель покупает подходящий аппарат, ставит на учет в ФНС, проводит фискализацию и торгует или оказывает услуги. Рассказываем, как не ошибаться при работе с онлайн-кассой.
Зарегистрируйте кассу
После покупки кассы из реестра ФНС ее нужно оформить в налоговой и провести фискализацию — запустить в работу. Иначе касса не будет отправлять данные в ОФД, что приравнивается к работе без оборудования.
Предприниматель может оформить оборудование самостоятельно на сайте ФНС или через сотрудника налоговой.
При онлайн-регистрации владелец кассы заходит в личный кабинет, заполняет данные паспорта кассы, указывает номер выбранного ОФД и самостоятельно проводит фискализацию по инструкции на сайте — выбивает нулевой чек. Это занимает час.
Другой вариант — прийти с документами на кассу в налоговую и заполнить заявку на оформление. ФНС рассматривает заявку за пять рабочих дней. Затем предприниматель приносит кассу в отделение, где сотрудник службы проводит фискализацию.
Работа с онлайн-кассой: пошаговые действия
Онлайн-кассы отличаются по функционалу и внешнему виду. Есть кнопочные автономные аппараты, похожие на старые кассы, а есть смарт-терминалы со встроенными кассовыми программами, товароучеткой и интеграцией с ЕГАИС. Единых правил их использования нет — для каждой кассы они собраны в инструкции по эксплуатации.
Однако есть общие правила для предпринимателей, которые помогут не нарваться на штрафы. Когда касса зарегистрирована и приведена в работу, предприниматель:
- дает кассирам инструкцию по эксплуатации кассы и обучает ей пользоваться;
- заключает с кассирами договор о полной материальной ответственности.
Если договор заключен, кассир несет полную ответственность за ущерб, нанесенный магазину при работе с кассой. Если договора нет, сотрудник несет только ограниченную ответственность, которая не может превышать средней зарплаты.
Перед началом смены кассир получает от директора ключи от денежного ящика и деньги на сдачу и размен.
Чтобы открыть смену, кассир печатает чек об открытии смены — аналог Х-отчета. Этот чек также передается по интернету в ОФД, поэтому при любых спорных ситуациях налоговая будет знать, во время чьей смены произошел инцидент.
При расчете с покупателем кассир:
- формирует чек на кассе с учетом скидок;
- называет сумму покупки;
- принимает наличные или карту и выдает сдачу;
- распечатывает чек и выдает покупателю.
Если перед покупкой клиент просит продублировать чек на почту, кассир записывает электронный адрес покупателя и отправляет документ. Если кассир не выдал чек, это приравнивается к продаже мимо кассы. За это налоговая штрафует на сумму до 100% от выручки, проведенной не через кассу.
Чтобы закрыть смену, кассир формирует отчет о закрытии. Это нужно сделать не позднее суток после открытия. Но сейчас есть кассы, которые автоматически закрывают одну смену и открывают другую, например, Модулькасса и Эвотор. О том, как закрывать смену на кассе, можно прочитать в инструкции по использованию.
После отчета кассир сдает директору выручку и сдает ключи от кассы.