Для того чтобы наиболее правильно и правомерно провести собрание и путем голосования установить по каким вопросам собрания жильцы приняли положительное решение, а по каким нет, необходимо максимально подробно подтвердить это документально. Хотя в суде и в прокуратуре прокатывает одни протокол общего собрания с печатью и подписью председателя. Но так как у вас благие намерения, то я все же предлагаю "побегать" и собрать как можно больше бумажек.
Для начала определяете максимально комфортную дату и время для собрания. Если на носу праздники, то лучше перенести, мало будет народа или допустим дачный сезон, даже дома никого не найдешь. Поэтому мы в доме обычно проводим собрание два раза в год, осенью: в сентябре - октябре и весной: март - апрель. Согласовываете вопросы на повестке собрания с жильцами, отражаете их в тексте объявления, затем расклеивайте объявление в информативном месте с датой, временем и местом собрания за 10 дней до его проведения. Старайтесь использовать крупный шрифт, что бы текст полностью занял пространство листа формата А4 (делается это с той целью, чтобы бабушкам и дедушкам было проще ознакомиться с информацией не напрягая своего зрения) и рекомендую его расположить в горизонтальном положении. Желательно сделать фото размещения объявления о проведении данного мероприятия. После расклейки объявления можно пройтись по всем жильцам и лично под роспись их уведомить о проведении собрания, предварительно раздобыв реестр квартир с фамилиями собственников жилых помещений.
Собрание бывает нескольких видов:
Очное (наверное самое редкое) - это когда приходит куча народа. минимум более 70% собственников жилых помещений. Это и есть так называемый кворум. Тут все просто, выбираем председателя правления собрания, секретаря собрания, счетную комиссию из трех человек, которые будут вести подсчет голосов. В идеале на собрании каждому раздать бюллетени для голосования, по моему это даже прописано в Жилищном Кодексе. Но не нужно забывать в какой стране мы живем и какая у нас тухлая судебная система. Вообщем ваша задача собрать как можно больше бумаг подтверждающих проведения голосования, хотя при создании ТСЖ нотариус просит только протокол общего голосования, устав и учредительные документы. В суде тоже самое, бюллетени никто не просит. (Из моей практики) Все люди указанные в протоколе должны быть собственниками жилых помещений.
Заочное - это когда голосование проходит путем опроса, кране не рекомендую проводить такие собрания. Приведу пример. К нам обратилась компания интернет провайдер дабы установить свое оборудование и предложить свои интернет услуги. Еще они предложили вместо обычного домофона поставить видео домофон, а стоимость услуг оставить как за обычный домофон. Мне показалась классной штукой. Камеры пишут постоянно, можно видеть кто входит и кто выходит, посторонние люди уже не так часто будут пытаться шмыгнуть к нам дом, возможность со смартфона открывать подъезд и сразу видеть кто звонит в домофон. Если жилец подключает у этой компании интернет услуги, то пользуется домофоном бесплатно. Дабы не дергать народ по такому пустяковому вопросу на собрание мы распечатали бюллетени для голосования, в которых подробно расписали об услуге, все плюсы и минусы, минус я выявил только один - еще один кабель канал по всем 9 этажам в каждом подъезде. Вообщем итог голосования - большинство воздержалось, так как не совсем поняли что это и зачем, приходилось объяснять при личном общении. Это кстати пример внеочередного собрания. Есть еще и очередное - собрание которое должно проходить не реже 1 раза в год.
Очно-заочное - самая распространенная форма проведения собрания. У нас обычно приходит человек 30 активистов, всем остальным некогда. Проводим собрание в очной форме, а для тех кого не было на собрании делаем бюллетени и разносим по квартирам. Тем кто был на собрании биллютени тоже лучше раздать и провести опрос вместе с теми, кто не пришел.
Последнее собрание, на которое пришло 32 человека всего я провел в очной форме, иногда надоедает бегать по квартирам как за малыми детьми, некоторые кто не участвуют в жизни дома вообще никак давай возмущаться, что собрание не правомерно. С точки зрения закона они правы, но с точки зрения совести нет, поэтому я оставил все как есть. Если тебе не интересна жизнь дома и ты не принимаешь в ней никакого участия - сиди и помалкивай. В протоколе указал что пришло не 32, а 85 человек.
Не забудьте про протокол общего собрания, его лучше сделать сразу. У нас по уставу после проведения общего собрания все вопросы еще раз поднимаются на собрании членов правления, такое же голосование в очной форме и отдельный протокол, который подводит окончательный итог по всем вопросам.
На собрании, как правило появляется куча дополнительных вопросов, поэтому бюллетени для голосования я рекомендую делать уже после проведения собрания. Оформляете протокол, в котором описываете все что происходило, вычленяете вопросы которые поднимались помимо основных, заявленных в объявлении и формируете исходя из этого бюллетень.
Все дополнительные вопросы жильцов обязательно записывайте, во-первых вы можете половину забыть, во-вторых это показывает вашу заинтересованность. Вопросы жильцов - это ключ к положительному настрою жильцов и благополучному существованию дома, естественно для этого нужно их все решить.
Всегда готов к любому положительному обсуждению моих статей и легко воспринимаю конструктивную критику. Буду рад любому совету и обмену опытом. Могу помочь образцами документов, справок, досудебных претензий итд. Пишите, отправлю все необходимые документы в кратчайшие сроки и безвозмездно. Берегите себя и своих близких.