Кассовый аппарат нового образца формирует электронный чек и отправляет его оператору фискальных данных, когда кассир принимает оплату. Оператор хранит чеки пять лет и выдает налоговой и покупателям по запросу. Налоговая запрашивает чеки, чтобы сравнить их с декларацией, а покупатель — если потерял бумажный чек и хочет вернуть товар.
Чтобы касса отправляла электронный чек, она должна соответствовать 54 ФЗ. Разберемся, какие кассы отвечают требованиям закона и какие есть правила работы с кассовым аппаратом.
Как выбрать кассовый аппарат по 54 ФЗ
Налоговая публикует на своем сайте список кассовой техники, которая соответствует требованиям закона. Список всегда актуален, обновляется раз в полгода. В нем находятся только устройства нового образца, или онлайн-кассы.
Новые кассы отличаются от старых наличием фискального накопителя. Это небольшое устройство, которое находится внутри кассового аппарата, шифрует чеки и пересылает их оператору данных. По правилам эксплуатации кассового аппарата каждая касса должна иметь фискальный накопитель. Накопитель работает 13, 15 или 36 месяцев. Когда срок действия заканчивается, его нужно заменить.
Правила работы с онлайн-кассой для предпринимателя
Чтобы начать работу с онлайн-кассой, ее нужно зарегистрировать в налоговой через сайт или при личном визите. Понадобится такая информация:
- паспортные данные,
- сведения о компании,
- номер фискального накопителя,
- заводской номер кассы,
- договор на обслуживание.
Предприниматель заключает договор с продавцом аппаратов — специализированным магазином или банком. Если касса куплена с рук, за договором нужно обращаться в центр обслуживания. Арендованную технику регистрировать не нужно.
После регистрации предприниматель устанавливает кассу на торговой точке, подключает к интернету и делает пробную продажу.
Пошаговая инструкция по работе кассира на кассовом аппарате
В начале рабочего дня кассир включает ККМ и проверяет, правильно ли установлены дата и время, закрыта ли предыдущая смена. Чтобы проверить, работает ли принтер для чеков, можно выбить чек с нулевой суммой.
При первой продаже онлайн-касса печатает длинный чек, который подтверждает, что смена открыта. Половину чека кассир отрезает ножницами и сохраняет для отчетности; другую половину отдает покупателю. Последующие чеки будут обычной длины.
Как работать с техникой:
- найти нужный товар в меню кассы;
- указать способ оплаты — наличными или по карте;
- нажать «напечатать чек».
Это общая схема, но есть нюансы. Например, если к устройству подключен сканер штрих-кодов, сотруднику магазина не нужно искать товар в меню.
В конце рабочего продавец печатает кассовый отчет, эта функция находится в меню «Отчеты». Это чек, который закрывает смену и отображает итоги дня. Например, показывает сумму выручки или сумму наличных, которые предприниматель забрал или внес в кассу.