Кассовый аппарат или онлайн-касса — устройство, которое печатает чек и отправляет его оператору фискальных данных, когда покупатель оплачивает товар. Оператор данных хранит чеки пять лет и выдает их по запросу налоговой и покупателям.
Фискальный накопитель в кассовом аппарате — устройство внутри кассы. Он шифрует чеки так, чтобы предприниматель не смог их подделать и скрыть доход. По закону 54 ФЗ кассовая техника работает через фискальный накопитель. Если работать без него, налоговая оштрафует ИП на 1500 — 3000 рублей, юрлицо — на 10 000.
Как выбрать фискальный накопитель
Большинство касс продаются с накопителем, но устройство работает ограниченное время и его нужно менять. Они рассчитаны на 13, 15 и 36 месяцев.
Компании на общей системе налогообложения могут устанавливать устройства на 13 и 15 месяцев. Устройство на 36 месяцев могут использовать все предприниматели, и это выгодно. Накопитель на 13 месяцев стоит 6000 рублей, на три года — 11 000 рублей.
Проверить технику перед покупкой можно в реестре, который ведет налоговая. Подлинность можно узнать через специальный сервис.
Как зарегистрировать фискальный накопитель для кассового аппарата
Чтобы начать работу, устройство нужно зарегистрировать в налоговой. Первый накопитель проще всего поставить на учет через личный кабинет. Нужно ввести данные о компании, кассе и накопителе. Если предприниматель меняет устройство, зарегистрировать новое можно в интерфейсе кассы. Как это сделать, написано в инструкции к кассовой технике.
Если не заменить технику в срок, касса перестанет принимать платежи и отсылать чеки оператору данных. Когда срок замены приближается, на экране кассы появляется сообщение, обычно за месяц-два.