С 2017 года государство переводит предпринимателей на онлайн-кассы. Когда покупатель платит за товар, устройство печатает бумажный чек и формирует электронный. Если покупатель сообщает кассиру электронный адрес, кассовый аппарат отправляет туда копию чека. Устройство отправляет электронный чек оператору фискальных данных — ОФД.
ОФД — это компания, которая пересылает чеки в налоговую, а у себя оставляет копию на 5 лет. Задача ОФД — выдавать информацию о чеках по запросу от налоговой.
Зачем ИП переводят на онлайн-кассы
Когда индивидуальный предприниматель работает с кассовым аппаратом, налоговая, покупатель и сам бизнесмен экономят время.
Налоговый инспектор в любой момент может проверить платежи компании. Если с платежами все в порядке, выезжать с проверкой не придется.
Если покупатель хочет вернуть товар в магазин, но потерял бумажный чек, то запрашивает дубликат чека у оператора фискальных данных. Оператор присылает копию чек на почту и покупатель возвращает товар.
Предпринимателю проще вести дела, если он решит купить кассовый аппарат для ИП. Устройство можно подключить к облачному сервису и из любой точки получать информацию о бизнесе: посмотреть остаток товаров на складе, средний чек, выручку и продажи за день.
Кто должен купить кассовый аппарат для ИП с 2019 года
С 1 февраля 2017 года налоговая перестала регистрировать устройства старого образца. Предприниматели скупили устройства нового образца, но техники на всех не хватило. Чтобы все индивидуальные предприниматели смогли соответствовать новым поправкам в 54-ФЗ, Госдума дала отсрочку некоторым видам деятельности.
ИП на общей системе налогообложения и упрощенке подключают онлайн-кассы с 1 июля 2017 года.
ИП, которые торгуют в розницу или работают в общепите с сотрудниками, получили отсрочку до 1 июля 2018 года.
ИП на патенте и вмененке получили отсрочку до 1 июля 2019 года. Отсрочка действует, если человек работает один. Если предприниматель нанимает сотрудника, у него есть 30 дней, чтобы купить онлайн-кассу для бизнеса.
Если оказывает услуги населению, например, собирает мебель или устраивает фотосъемку, работает по старым законам до 1 июля 2019 года.
Отсрочка не действует, когда владелец предприятия продает товары с акцизами: сигареты, алкоголь, бензин. Такие предприниматели работают с кассовой техникой с 31 марта 2017 года.
Пока собственник бизнеса работает без техники, он выдает покупателям бланки строгой отчетности — документы, которые подтверждают продажи. Если налоговая обнаружит, что бизнесмен не выдает бланки, оштрафует на 2000 рублей.
В каких случаях предпринимателю не нужно покупать кассу для ИП
Предприниматель на любой форме налогообложения может работать без техники, если он:
- продает в киоске газеты, журналы, мороженое, безалкогольные напитки;
- продает в лавке молоко, рыбу, овощи, фрукты;
- ремонтирует обувь или делает ключи;
- торгует на ярмарке или рынке;
- продает свои картины.
Полный список видов деятельности бизнесменов, которые могут работать по старинке — во второй статье 54 ФЗ.
Кто работает в труднодоступном месте с плохим интернетом, подключают технику, но не подключают ее к интернету. Устройство работает автономно, а директор или его бухгалтер сам сдает отчетность в налоговую. Перечень отдаленных мест составляет региональная власть.
Если бизнес продает алкоголь, техника нужна. По 171 ФЗ и указаниям Минфина алкоголем считают напиток крепостью выше 0,5%. Исключение — квас и кефир.
Что лучше: купить новую онлайн-кассу для ИП или модернизировать старую
В некоторых случаях старую технику можно модернизировать — подключить интернет и установить фискальный накопитель. Накопитель — это внутренне устройство, которое записывает, шифрует и передает информацию о платежах. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 10 000 рублей и служит 13 или 36 месяцев. Потом его меняют на новый.
Затраты на модернизацию ниже стоимости новой онлайн-кассы, но некоторые модели модернизировать нельзя. Какие модели можно модернизировать, знают производители.
Сколько стоит онлайн касса для ИП
Стоимость кассовых аппаратов зависит от того, что нужно индивидуальному предпринимателю.
Человек делает один сайт в месяц. В этом случае важно соблюдать закон — отправлять чеки оператору данных и клиентам. Подойдет аппарат за 20 000 рублей.
Человек держит кофейню. Хорошо, если у техники большой и информативный экран, чтобы быстро находить позиции, видеть остаток товара и вовремя заказывать поставку. Чтобы гости кофейни платили картой, к кассе подключают терминал. Все это умеет продвинутая касса за 35 000 рублей.
Человек держит интернет-магазин с доставкой. Первое устройство в офисе, вторая — у курьера. Если курьеров несколько, то у каждого свой экземпляр. Для офиса подойдет стационарная за 20 000 рублей, а курьеру покупают с аккумулятором и функцией печати. Стоит — 25 000 рублей.
Человек — владелец крупного магазина. Цена на онлайн-кассу для крупных магазинов доходит до 250 000 рублей. У них есть дополнительные функции, например:
- повышенная скорость печати,
- интеграция с программным обеспечением;
- защита от влаги, пыли, жира (для продуктовых магазинов);
- крупный цветной дисплей;
- считыватель штрих-кода.
Чтобы не переплачивать, стоит уточнить возможности и комплектацию техники. Некоторые магазины обещают услугу под ключ за 10 000 рублей, а потом просят доплатить за фискальный накопитель, регистрацию в налоговой и техническое обслуживание. В итоге цена на кассовый аппарат оказывается в 2–3 раза выше заявленной.
Сколько стоит кассовый аппарат — цена по подписке
Если бизнесу проблематично отдавать от 20 000 до 35 000 рублей за каждый экземпляр, то устройство можно арендовать. По подписке это стоит 2700–3700 рублей в месяц и включает все расходы кроме интернета и кассовой ленты. Магазин или финансовая организация, которая сдает контрольно-кассовую технику в аренду, помогает с выбором и подключением.