ИП на упрощенной системе налогообложения, которые принимают наличные, обязаны пользоваться онлайн-кассой. Онлайн-касса сохраняет историю операций на фискальном накопителе и передает эти данные в налоговую по интернету. В текстах законов их называют ККМ (контрольно-кассовыми машинами).
Индивидуальные предприниматели, которые могут работать без кассового аппарата, перечислены во второй статье 54 ФЗ. Например, ИП в сфере услуг и предприниматели, которые работают с онлайн-оплатой. Остальные ИП покупают онлайн-кассу и регистрируют ее в налоговой.
Если предпринимателю по закону положено работать с ККМ, а он этого не делает, то налоговая выпишет штраф — от 75 до 100% от суммы покупки, но не меньше 30 000 рублей.
Как выбрать кассовый аппарат для ИП на УСН
Чтобы понять, какой кассовый аппарат выбрать, нужно рассмотреть 4 основных критерия: количество памяти, автономность, скорость печати чеков и подключение дополнительного оборудования.
Количество памяти
У касс разные фискальные накопители, которые различаются сроком хранения операций. По закону, предпринимателям на УСН нужны кассовые аппараты с памятью на 36 месяцев.
Мобильность
Онлайн-кассы бывают стационарными и мобильными. Стационарные кассовые аппараты работают от розетки. Их нельзя переносить и брать с собой на доставку, поэтому они подходят для магазинов и салонов.
Мобильные кассы работают от аккумулятора или батареек, их можно переносить. Такие кассы подходят для кафе и магазинов с доставкой. Между собой мобильные кассы различаются временем работы. Если вы у вас выездная работа и нет возможности подзаряжать кассу, то выбирайте модель с аккумулятором, который работает 18 часов и дольше.
Скорость печати чеков
Кассы различаются скоростью печати чеков. Одни кассовые аппараты печатают 30 миллиметров ленты в секунду, а другие — 100. Например, если в кафе в час-пик клиенты торопятся побыстрее расплатиться, то лучше покупать аппарат, который быстро печатает чеки.
Дополнительное оборудование
Если касса поддерживает дополнительное оборудование, предприниматель подключает к ней терминал для оплаты картой, сканер штрих-кодов, весы и другие устройства.
Цена
Онлайн-кассы с фискальным накопителем на 36 месяцев стоят от 20 000 рублей, а максимальная цена доходит до 50 000 рублей. Помимо этого, предпринимателю нужно оплачивать услуги оператора фискальных данных и оператора связи. Минфин подсчитал, что с учетом услуг онлайн-касса для ИП стоит от 25 000 рублей.
Одна из самых дешевых моделей — «Вики Принт 57». Вместе с накопителем она стоит около 23 000 рублей. Она печатает 100 миллиметров чеков в секунду, работает от розетки и у нее нет дисплея.
Примерно за 30 000 рублей продаются стационарные кассы с сенсорным экраном. Например, у «Эвотор СТ2Ф» 7-дюймовый экран — как у компактного планшета.
Мобильная касса со считывателем банковских карт стоит от 40 000 рублей. У «Ярус М2100Ф» две СИМ-карты с 3G-интернетом, Wi-Fi. Аппарат поддерживает технологии бесконтактной оплаты.
Как зарегистрировать кассовый аппарат
Государство определяет, какими моделями онлайн-касс могут пользоваться предприниматели. Подходящие кассы перечислены в Государственном реестре контрольно-кассовой техники. Перед покупкой убедитесь, что налоговая одобрила кассу.
ИП может зарегистрировать онлайн-кассу одним из двух способов:
- лично подать заявление в налоговую;
- подать заявление на сайте налоговой, если есть электронная подпись.