Очень часто я слышу отзывы о работе секретарей. Отзывы абсолютно разные, но чаще всего недовольные. Давайте разберемся - почему?
Во-первых, как было написано ранее, секретари тоже бывают разные, во-вторых, каждый посетитель приемной руководителя ожидает определенной реакции. И когда реакция секретаря не совпадает с ожиданиями посетителя, появляются всевозможные отзывы.
Ожидание №1: Внешний вид.
Нашему глазу привычно, когда секретарь одета в классического стиля одежду: блузка, брюки, офисные платья, туфли-лодочки... Из волос мастерски скручен "учительский" пучок, на руках нейтральный маникюр и т.д., продолжать можно долго.
Но не в каждой компании существуют такие строгие рамки дресс-кода, а в некоторых офисах дресс-код вообще отсутствует. И что тогда получается? Секретарь может выглядеть как угодно! Я видела много девушек-секретарей, и все они выглядят абсолютно по-разному от макушки до кончиков ногтей.
Одна неординарной внешности секретарь (тоннели в ушах, синие кончики волос) рассказала, как однажды в приемную пришли посетители и спросили: "А где секретарь?" Неловко вышло, правда? Это при том, что она сидела на своем рабочем месте, одетая по дресс-коду. Да, ее руководитель, допустил и разрешил работать ей с синими волосами и тоннелями в ушах, потому что из всех кандидаток она была единственной, кто в идеале умел пользоваться таблицами Exel. Они с руководителем сработались, и он не обращает внимания на ее неформальную внешность.
Ожидание №2: Скорость работы.
Почему-то каждый посетитель уверен. что он особенный. И если он пришел в приемную, то ему тут же должны предложить чай-кофе-потанцуем, пропустить к шефу и постелить красную дорожку. Нет, это не так. Первостепенные задачи секретаря руководителя - это задачи от шефа. Если в офисе нет кофе-леди или ресепшеониста, Вам придется немного подождать. Все задачи выполняются в порядке очереди, если Вы не единственный посетитель приемной, будьте готовы к тому, что сначала будут работать с теми, кто явился раньше. Да, приемная руководителя - это не магазин, но правила похожи. Вас вызовут вне очереди, если руководитель спустит такую задачу. То же самое касается телефонных вызовов. Простите, если Вам приходится ждать.
Ожидание №3: Секретарь всё про всех знает.
Знает, но не всё и не про всех, а только про своего шефа. Поэтому задавать вопросы про иных сотрудников или звонить и просить их к телефону совсем не нужно. Вас все равно переведут на ресепшен. Поэтому звоните прямиком туда, а не в приемную.
Секретарь руководителя не занимается делами офиса, он занимается личными делами руководителя.
Конечно, все зависит от места и специфики работы, но в большинстве компаний секретарь руководителя и секретарь ресепшеонист (офис-менеджер) - это два разных секретаря.
