7 советов для эффективного проведения совещания

Встречи, встречи, встречи. Это ежедневный хлеб и неотъемлемая часть работы небольших или крупных компаний. Но чтобы такая встреча не была пустой тратой времени, нужно вести ее целенаправленно и осмысленно. Вот почему мы подготовили для вас несколько советов, которые сделают ваши рабочие собрания более эффективными и быстрыми.

Когда и во сколько?

Идеальное время для встречи-вторник или среда. В понедельник люди все еще оправляются от выходных, по четвергам и пятницам уже трясутся. Планируйте встречу утром, пока все ещё полны сил и будут достаточно внимательны, для того чтобы слушать вас.

Подготовка-это основа

Подготовьте темы и вопросы, которые вы собираетесь обсудить. Используйте электронную презентацию или просто доску - что вам нравится. Заранее раздайте всем буклеты со всей необходимой информацией и пустые листы, на которых коллеги смогут делать пометки.

Не тратьте время зря

Пригласите только тех людей, которые непосредственно касаются темы встречи. Придерживайтесь плана и избегайте ненужных тем. Это позволит вам быстро изложить суть, и никто из участников не будет скучать.

Будьте конкретны

Во время трудовых переговоров происходит деление задач и устранение неполадок. Поэтому приоритезируйте и передайте ответственность тем коллегам, которые будут решать этот вопрос. Каждый должен уйти с совещания, понимая, что знает, что делать.

Оставайтесь вежливым.

Мы просто люди, и каждый может встать утром не с той ноги. Тем не менее, тот, кто ведет совещание, должен хранить самообладание и не позволять себе срываться на своих сотрудниках или просто говорить нелицеприятные вещи.

Делайте пометки во время выступления

Поручите кому-нибудь записывать основые тезисы вашего выступления, включая назначенные задачи и рекомендации. Проконтролируйте, чтобы все участники получили эти записи максимум до следующего дня.

И последний полезный совет

Стандартное совещание должно в идеале занять около часа времени. Однако, если вам нужно больше времени, включите десятиминутный перерыв на перекус после каждого длительного периода, чтобы взбодрить участников и активизировать их восприятие.

В ИТ-компаниях появились также так называемые стэндапы. Регулярные утренние встречи, которые проводятся “на стойке", каждый день. Они короткие (около 15-20 минут) и невероятно полезные. Все участники прокомментируют, над чем они будут работать сегодня, что удалось, а что, в свою очередь, не получилось. Таким образом, у каждого есть текущий обзор событий и процессов в компании, и это приводит к сокращению работы, и результаты приходят быстрее.