Первичные документы – это главные составляющие бухгалтерского учета на любом предприятии. Чаще всего они предоставляются в бумажном виде, поэтому чтобы не пропустить или не потерять какой-либо из этих документов, многие организации переходят к электронным формам хранения и управления документацией.
На сегодняшний день существует огромное количество способов автоматизировать процесс управления первичкой. Поэтому далее рассмотрим, почему стоит и как автоматизировать сбор документов.
Преимущества автоматизирования сбора документов
Автоматизация первичной документации имеет множество плюсов. Среди которых обязательно стоит отметить:
- облегчение работы бухгалтера, который и так работает с огромным количеством бумаг;
- нет необходимости вводить данные вручную, что значительно уменьшает количество ошибок;
- хранение документов в электронной форме позволяет снизить риски потерь или утраты информации;
- быстрое поступление данных и документов в учетную систему для последующего формирования бухгалтерской отчетности.
Уже только перечисленные преимущества, показывают, что автоматизированный сбор первичных документов позволит эффективно работать не только бухгалтеру, но и всей организации.
Принципы автоматизированного сбора первички
В настоящее время существует множество компьютерных продуктов, которые способны преобразовать бумажные документы в электронные и загрузить необходимые данные в систему учета. Принципы работы всех этих программ строятся на том, что сначала документы сканируются, после чего идет распознавание отсканированного текста и на заключительном этапе вносятся необходимые данные для системы учета.
Ниже рассмотрим несколько популярных программ для автоматизации первичных документов.
EFSOL
Одна из известных программ - «EFSOL: Загрузка документов». Она примечательна тем, что осуществляет автоматизированный ввод первичных документов в программу «1С: Предприятие», в которой работают большинство бухгалтеров.
Она способна работать с файлами самых распространенных форматов, таких как pdf, xls, jpj. Программа легко распознает товарные накладные, различные счета, УПД, акты сдачи и приемки работ, паспорта.
Помимо распознавания и ввода данных у нее имеется большое количество и других функций, которые помогут в работе бухгалтеру. К примеру, есть возможность определения группы справочника, где будут находиться данные и т. п.
FILLIN
Еще одна программа, которая позволяет автоматизировать сбор первичных документов и загрузить их в 1С. Ее главным преимуществом является то, что работать с ней можно даже без подключения интернета.
Программный продукт FILLIN распознает форму ТОРГ12, счета-фактуры, УПД, акты. Кроме того, с помощью специального модуля, можно сделать абсолютно любой шаблон.
Единственным недостатком этой программы является, то, что документы обрабатываются не слишком быстро, поэтому для больших компаний, где документооборот огромен лучше использовать другие продукты.
ENTERA
Сервис, позволяющий распознавать и загружать данные из первички в систему учета. Он позволяет выгружать данные в разнообразные системы учета. Как и предыдущие программы, она распознает множество документов, при этом даже указывает на ошибки, если таковые имеются.
Из преимуществ отметим, что все отсканированные исходные документы сохраняются в облачном хранилище, а при необходимости их легко можно найти и скачать.
Это наиболее известные программы, позволяющие облегчить работу любого бухгалтера. Разработчики всех продуктов автоматизации первичных документов постоянно усовершенствывают и добавляют новые функции в программы для того, чтобы было легко и просто работать.
Как видим, автоматизация сбора первичной документации весьма несложный процесс, который позволит содержать в порядке документы и упростить работу не только бухгалтера, но и других работников предприятия.